Wat is strategische personeelsplanning?

Economische onzekerheid, krapte op de arbeidsmarkt en bedreven concurrenten: overleven in een constant veranderende wereld vergt strategisch inzicht, ook op het gebied van personeelsplanning. Strategische personeelsplanning (SPP) speelt hierop in. Het betekent dat je je focus verlegt van de korte termijn en reactief inspelen op zaken die zich voordoen naar de lange termijn en proactief handelen.

Zorg dat je weet wat je nu en in de toekomst nodig hebt, dan kom je nooit voor verrassingen te staan en blijft je organisatie toekomstbestendig. Met strategische personeelsplanning kun je op een efficiënte manier al het beschikbare potentieel in je organisatie benutten, waar nodig nieuw talent aantrekken en personeelsverloop zoveel mogelijk voorkomen.

Starten met strategische personeelsplanning: een stappenplan

Om strategische personeelsplanning succesvol te maken kun je de volgende stappen volgen:

1. Bedenk wie je bent en waar je naartoe wilt

Elke strategie heeft een basis nodig; een nulpunt. Onderzoek dus eerst wie je bent en waar je staat als bedrijf. Vragen die je jezelf bij deze stap kunt stellen zijn: wat is onze identiteit en missie? Welke kernwaarden streven we na? En hoe ziet de huidige én de ideale bedrijfscultuur eruit?

2. Koppel strategische personeelsplanning aan het HR- en organisatiebeleid

Strategische personeelsplanning bestaat uit een langetermijnplanning en zal niet altijd direct resultaat opleveren. Om toch commitment hiervoor te krijgen is het belangrijk dat deze planning gekoppeld wordt aan het strategische organisatie- en HRM-beleid (Human Recource Management) Zo ontstaat er een goed doordacht langetermijnplan dat gedragen kan worden door de hele organisatie.

3. Kijk naar buiten en richt je op de toekomst

Hoe ziet het huidige bedrijfsklimaat eruit? Wat doen je concurrenten? Wat willen je klanten? Welke marktontwikkelingen zijn er al zichtbaar of verwacht je in de toekomst? Hoe ziet de arbeidsmarkt eruit en hoe gaat deze zich in de komende jaren ontwikkelen? Wat verwacht je personeel van je in de veranderende wereld? Strategische personeelsplanning valt of staat met visie. Het is dan ook belangrijk dat je een goede analyse maakt van alles wat er nu en in de toekomst belangrijk is voor je organisatie.

4. Kijk naar binnen en analyseer je personeelsbestand

Om in te kunnen spelen op wat er zich ‘buiten’ allemaal afspeelt, is het ook belangrijk om naar binnen te kijken. Hoe is het op dit moment gesteld met je personeelsbestand? Hoeveel medewerkers heb je in dienst en wat zijn hun demografische kenmerken, sterke en zwakke punten? Zijn ze duurzaam inzetbaar en staan ze open voor training en ontwikkeling? Een methode om al deze informatie systematisch en concreet in kaart te brengen is via de HR3P-matrix. De cijfers van instroom, doorstroom en uitstroom van de afgelopen jaren helpen je ook bij het inzichtelijk maken van hoe je werknemers zich gedragen en ontwikkelen.

5. Bepaal je strategie

Wanneer je alle hierboven genoemde informatie hebt verzameld, kun je gaan bepalen welke veranderingen er nodig zijn (nu en in de toekomst), bijvoorbeeld op het gebied van automatisering, capaciteit en de beschikbaarheid van kennis. Het is tijd om je strategische personeelsplanning om te zetten naar een concreet actieplan. Onderdelen hiervan kunnen zijn:

• Het kiezen van de juiste recruitment– en wervingsstrategieën.
• Het ontwikkelen van je employer brand.
• Investeren in automatisering.
• Focussen op de ontwikkeling van medewerkers.
• Je onboarding (én offboarding) proces optimaliseren.
• Kiezen voor effectief leiderschap.
• Een verbeterplan opstellen voor onderpresterende werknemers.

6. Borg je planning

Het vormgeven en uitrollen van strategische personeelsplanning is geen eenmalige handeling. Het is belangrijk dat alle betrokken afdelingen (directie, management, HR en ook alle andere werknemers) de gekozen weg omarmen en deze integreren in hun dagelijkse werkzaamheden. Controleer met regelmaat of je personeelsplanning nog optimaal is en bepaal of bijsturen noodzakelijk is.

Voorbeelden strategische personeelsplanning

Je weet nu wat een strategische personeelsplanning is en hoe je deze vormgeeft. Om het wat concreter te maken lees je hieronder drie praktische voorbeelden van strategische personeelsplanning in de praktijk:

1. Natuurlijk verloop

Na een analyse van je personeelsbestand blijkt dat er in de komende 10 jaar vijf van je medewerkers de AOW-leeftijd gaan bereiken. Zij hebben ongelooflijk veel kennis in huis en je wilt niet dat deze verloren gaat. Je gaat daarom nu al zoeken naar oplossingen. Dit doe je bijvoorbeeld intern door te onderzoeken welke van je huidige werknemers mogelijk interesse hebben in het opvolgen van hun oudere collega’s. Maar je kunt er ook voor kiezen om extern te gaan zoeken naar junioren die je door de ervaren medewerkers kunt laten opleiden.

2. Krappe arbeidsmarkt

Je organisatie bevindt zich in een sector met een krappe arbeidsmarkt, met weinig uitzicht op verbetering. Ervaren personeel is amper te vinden en junioren worden weggekaapt door de concurrentie. Je besluit te investeren in je employer brand, specifiek richting bijna of net afgestudeerden. Je meldt jezelf aan als erkend stagebedrijf, geeft presentaties op scholen, enzovoort. Ook onderzoek je wat ervoor nodig is om deze jonge mensen voor de lange termijn aan je organisatie te verbinden. Dat draait niet alleen om een goed salaris en goede arbeidsvoorwaarden, maar bijvoorbeeld ook om voldoende groeikansen, een organisatie die actief aan de slag gaat met duurzaamheid en werk dat bijdraagt aan een betere wereld.

3. Ontwikkelingen in de markt

Je runt een online marketing bureau en weet dat chatbots steeds vaker het werk van de menselijke chat agents overnemen. Maar ook chatbots moeten ‘opgeleid’ worden om hun werk effectief te kunnen doen. De conversation designer (een nog relatief nieuw beroep in Nederland) is hiervoor verantwoordelijk. Je weet dat dit een gat in de markt gaat worden en verzorgt daarom nu alvast een opleiding voor een aantal van je werknemers. Een aantal jaren later weten steeds meer bedrijven je te vinden, omdat je deze specifieke expertise in huis hebt.

Je weet nu wat strategische personeelsplanning is en hoe je een dergelijke planning kunt integreren in je bedrijfsvisie. Voorkom problemen in de toekomst door er nu al op in te spelen en je zult zien dat je bedrijf er op de lange termijn profijt van zal hebben.