Wat is een afwijzingsbrief?
Wanneer je hebt besloten dat je niet verder gaat met een kandidaat, is de standaardprocedure om deze persoon een nette afwijzingsbrief te sturen. In deze brief geef je formeel aan dat de kandidaat in kwestie niet door de selectie is gekomen, eventueel aangevuld met een toelichting over de reden van afwijzing.
Uit een Indeed-enquête blijkt dat 55% van de werkzoekenden gefrustreerd raakt als een werkgever niets meer van zich liet horen na een sollicitatie*. Door een afwijzingsbrief of afwijzingsmail te sturen weten kandidaten waar ze aan toe zijn en zorg je ervoor dat sollicitanten een goede indruk hebben van je bedrijf.
Dat is goed voor je werkgeversmerk en bovendien houd je daarmee de deur open voor een eventuele toekomstige samenwerking. Als je onder de indruk bent van een kandidaat, maar deze om wat voor reden dan ook niet geschikt vindt voor de betreffende vacature, kun je de afwijzingsbrief gebruiken om deze persoon aan te sporen het in de toekomst opnieuw te proberen.
Gerelateerd:
- Medewerkers aannemen: een stapsgewijze gids
- Richtlijnen voor onboarding
- Een optimale sollicitatieprocedure in 9 stappen
Tips voor het schrijven van een afwijzingsbrief
Het schrijven van een afwijzingsbrief is geen prettige klus, maar wel een belangrijke. De volgende tips helpen je om dit zo goed mogelijk aan te pakken:
1. Houd het beknopt
Het is belangrijk om zo snel mogelijk je punt te maken. Laat de sollicitant dus niet eerst een aantal alinea’s over diens vaardigheden en ervaring lezen om vervolgens af te sluiten met een afwijzing. Respecteer de tijd van de kandidaat en deel het nieuws in het begin van de brief.
2. Personaliseer je brief
Neem de tijd om de afwijzingsbrief toe te spitsen op de kandidaat, ook als je een standaardbrief voor afwijzingen gebruikt. Noem de naam en functie van de kandidaat, en een detail dat je je herinnert uit het sollicitatiegesprek of iets unieks in de professionele of opleidingsachtergrond van de persoon. Geef daarbij ook minimaal één reden voor de afwijzing, bijvoorbeeld een gebrek aan werkervaring of technische vaardigheden.
3. Wees respectvol en empathisch
Sollicitanten zullen waarschijnlijk teleurgesteld zijn wanneer ze een afwijzingsbrief ontvangen, maar de manier waarop je de boodschap brengt kan een groot verschil maken. Bedank de sollicitant daarom voor de tijd en moeite die ze in de sollicitatie hebben gestopt en wens hen veel succes bij toekomstige sollicitaties.
Daarnaast kun je ook overwegen om een compliment toe te voegen over een specifieke prestatie of vaardigheid waarvan je onder de indruk was of hen zelfs een tip meegeven voor toekomstige sollicitaties. Een respectvolle en empathische toon zorgt ervoor dat de kandidaat ondanks de afwijzing met een positief gevoel terugkijkt op het sollicitatieproces.
4. Verstuur de afwijzing zo snel mogelijk
Uit onderzoek van Indeed blijkt dat er een verschil zit tussen de gemiddelde tijd die het volgens werkgevers duurt om een reactie te sturen en de tijd die het volgens sollicitanten duurt voordat ze iets te horen krijgen. 68% van de werkgevers zegt bijvoorbeeld binnen een week op sollicitanten te reageren, terwijl 44% van de werkzoekenden zegt dat het tot twee weken duurt voordat ze een reactie ontvangen. Nog eens 15% zegt maanden te hebben gewacht.*
Kortom: stuur de afwijzingsbrief zo snel mogelijk nadat je een besluit hebt genomen. Sollicitanten wachten waarschijnlijk in spanning op een reactie, zeker als ze al op sollicitatiegesprek zijn geweest. Door snel een reactie te geven, beëindig je de oncomfortabele wachttijd en sta je bekend als een organisatie die geeft om de ervaring van de sollicitant. Een afwijzingsbrief geeft de sollicitant vaak het zetje om op zoek te gaan naar andere, beter geschikte banen.
Voorbeeld van een afwijzingsbrief
Hieronder vind je ter inspiratie een voorbeeld van een afwijzingsbrief die je kunt aanpassen aan je persoonlijke situatie:
1 augustus, 20XX
Beste Martijn,
Hartelijk bedankt voor je interesse in de functie Marketingmanager bij Bedrijf ABC. Hoewel we allemaal onder de indruk waren van je vaardigheden en kennis, hebben we besloten om verder te gaan met een kandidaat die meer ervaring heeft in een leidinggevende functie.
We vinden echter wel dat je uitstekend past bij de bedrijfscultuur en willen je graag aanmoedigen om te solliciteren op andere functies die in de komende maand vrijkomen op de marketingafdeling.
Nogmaals bedankt voor de tijd die je hebt gestoken in je sollicitatiebrief en het gesprek. Het is altijd leuk om iemand te spreken die aan dezelfde universiteit heeft gestudeerd!
We wensen je het allerbeste bij je zoektocht en voor de toekomst.
Met vriendelijke groet,
Jan de Boer, HR-manager
* Decipher/FocusVision in opdracht van Indeed
Templates voor brieven om sollicitanten af te wijzen in PDF en Word
Gebruik deze templates voor afwijzingsbrieven om duidelijk te communiceren met sollicitanten. Zo bouw je een positieve merkreputatie waarmee je in de toekomst potentiële medewerkers aantrekt.
*Indeed provides these examples as a courtesy to users of this site. Please note that we are not your HR or legal adviser, and none of these documents reflect current labor or employment regulations.[2]
Veelgestelde vragen over het schrijven van een afwijzingsbrief
Wat doe je als een sollicitant na een afwijzing om feedback vraagt?
Een kandidaat die om feedback vraagt, is iemand die graag zichzelf wil verbeteren voor toekomstige sollicitaties. Het toont betrokkenheid en zelfreflectie. Door constructieve feedback te geven, help je de kandidaat om waardevolle inzichten te krijgen en houd je een positieve relatie met potentiële toekomstige medewerkers.
Wat kunnen de gevolgen zijn als je geen afwijzingsbrief stuurt?
Geen contact opnemen met kandidaten of ‘ghosten’ kan de reputatie van je bedrijf schaden en creëert een negatieve kandidaatervaring. Dit kan leiden tot minder herhaalde sollicitaties en zelfs invloed hebben op je klanten en zakelijke relaties. Een eenvoudige afwijzingsmail helpt om een positieve indruk achter te laten.
Ben je verplicht om een reden te geven voor de afwijzing van een kandidaat?
Je bent niet wettelijk verplicht om een reden voor afwijzing te geven, maar je moet wel voldoen aan de wetgeving voor gelijke behandeling. Ook hebben kandidaten onder de AVG recht op inzage in hun gegevens, inclusief de informatie die over hen is verwerkt tijdens het sollicitatieproces. Het is daarom goed om kandidaten (kort) te laten weten waarom ze zijn afgewezen en het sollicitatieproces respectvol af te handelen.
Een goede afwijzingsbrief informeert de kandidaat dat de sollicitatie niet doorgaat naar de volgende fase van het wervingsproces, zonder een negatieve indruk van je bedrijf achter te laten. Door de brief persoonlijk, beknopt en meelevend op te stellen en deze zo snel mogelijk te versturen, zorg je voor een zo positief mogelijke ervaring voor kandidaten. Veel succes!
