Speciale aanbieding 

Begin met werven met een tegoed van € 100 om je eerste vacature te sponsoren.*

Met Gesponsorde Vacatures ontvang je gemiddeld 2x meer sollicitanten dan met niet-gesponsorde vacatures.**
  • Trek het talent aan waar je naar op zoek bent
  • Verbeter je zichtbaarheid in de zoekresultaten
  • Verschijn langer bij meer kandidaten

4 tips voor het schrijven van een afwijzingsbrief

Nadat je de beste kandidaten hebt geselecteerd, wil je beginnen aan de volgende fase van het wervingsproces. Maar er is een belangrijke stap die je nog moet zetten: een afwijzing van de sollicitatie sturen naar de sollicitanten die niet zijn geselecteerd.

Wanneer je hebt besloten dat je niet verder gaat met een kandidaat, is het beleefd om een afwijzingsbrief te sturen, zodat de kandidaat weet waar hij aan toe is. Het zorgt er ook voor dat sollicitanten een goede indruk blijven houden van je bedrijf. Uit een Indeed-enquête blijkt dat 55% van de werkzoekenden gefrustreerd was nadat een werkgever niets meer van zich liet horen.* Als een kandidaat bovendien zeer ervaren is, maar niet perfect past bij de functie, dan is een afwijzingsbrief een uitstekende mogelijkheid om te laten weten dat je onder de indruk bent van zijn achtergrond en de kandidaat in de toekomst graag op een andere functie wilt laten solliciteren.

Vacature plaatsen

Dit zijn een paar tips om een afwijzingsbrief te schrijven:

1. Personaliseer je brief

Neem de tijd om de afwijzingsbrief toe te spitsen op de kandidaat, ook als je een standaardbrief voor afwijzingen gebruikt. Noem de naam en functie van de kandidaat, en iets dat je je herinnert uit het sollicitatiegesprek, iets dat uniek was aan zijn professionele of opleidingsachtergrond.

Bijvoorbeeld: “We waren onder de indruk van de ervaring die je hebt opgedaan met je eigen bedrijf.” Of: “Het is altijd leuk om iemand te spreken die in dezelfde stad heeft gestudeerd!”

2. Houd het beknopt

Het is belangrijk om zo snel mogelijk je punt te maken. Laat de sollicitant niet eerst een aantal alinea’s over zijn vaardigheden en ervaring lezen om vervolgens af te sluiten met een afwijzing. Respecteer de tijd van de kandidaat en deel het nieuws in het begin van de brief.

3. Wees professioneel en meelevend

Hoewel de sollicitant waarschijnlijk teleurgesteld is, hoe je de afwijzing ook brengt, kan professionaliteit en empathie een negatief gevoel over jou of over je bedrijf verminderen.

Overweeg het gebruik van de ‘sandwichmethode’, waar je slecht nieuws brengt tussen twee positieve berichten. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met de sollicitant te laten weten dat je onder de indruk bent van een bepaalde vaardigheid of ervaring, daarna vertellen waarom je met een andere kandidaat verder gaat en afsluiten met de sollicitant te bedanken voor zijn tijd en hem het beste te wensen voor de toekomst.

4. Verstuur de afwijzing zo snel mogelijk

Uit onderzoek van Indeed blijkt dat er een verschil zit tussen de gemiddelde tijd die het volgens werkgevers duurt om een reactie te sturen en de tijd die het volgens sollicitanten duurt voordat ze iets te horen krijgen. 68% van de werkgevers zegt bijvoorbeeld binnen een week op sollicitanten te reageren, terwijl 44% van de werkzoekenden zegt dat het tot twee weken duurt om een reactie te ontvangen. Nog eens 15% zegt maanden te hebben gewacht.* Kortom: stuur de afwijzingsbrief zo snel mogelijk nadat je een besluit hebt genomen. Sollicitanten wachten waarschijnlijk in spanning op een reactie, zeker als ze al op sollicitatiegesprek zijn geweest. Door snel een reactie te geven, beëindig je de oncomfortabele wachttijd en sta je bekend als een organisatie die geeft om de ervaring van de sollicitant.

Een afwijzingsbrief geeft de sollicitant vaak het zetje om op zoek te gaan naar andere, beter geschikte banen.


Voorbeeld van een afwijzingsbrief

Om je te helpen met je afwijzingsbrieven, hebben we een voorbeeldbrief opgesteld met alle tips die hierboven zijn gegeven.

Martijn de Vries Hoofdstraat 123, 1234AB Amsterdam

1 augustus, 20XX

Beste Martijn,

Hartelijk bedankt voor je interesse in de functie Marketingmanager bij Bedrijf ABC en dat je de tijd hebt genomen om afgelopen week langs te komen en het team hebt ontmoet. Het is altijd leuk om iemand te spreken die in dezelfde stad heeft gestudeerd!

Hoewel we allemaal onder de indruk waren van je vaardigheden en kennis, hebben we besloten om verder te gaan met een kandidaat die meer ervaring heeft in een leidinggevende functie. We vinden echter wel dat je uitstekend past bij de bedrijfscultuur en willen je graag aanmoedigen om te solliciteren op andere functies die in de komende maand vrijkomen op de marketingafdeling.
Nogmaals bedankt voor de tijd die je voor deze functie hebt gestoken in je sollicitatiebrief en -gesprek. We wensen je het allerbeste bij je zoektocht en voor de toekomst. Met vriendelijke groet,

Jan de Boer, HR-manager

Een goede afwijzingsbrief stelt de kandidaat op de hoogte dat hij niet doorgaan naar de volgende fase van het wervingsproces, zonder dat de kandidaat een slechte indruk krijgt van je bedrijf. Door de brief persoonlijk, beknopt en meelevend op te stellen en door de brief zo snel mogelijk te versturen, zorg je ervoor dat de ervaring zo positief mogelijk is.

* Decipher/FocusVision in opdracht van Indeed

Vacature plaatsen

Klaar om te beginnen?

Vacature plaatsen

*Indeed biedt deze informatie aan als een gunst voor de gebruikers van deze site. Merk op dat we niet je adviseur zijn voor juridische zaken of zaken met betrekking tot aanwerving. We zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van je vacatures en geen van de hier opgenomen informatie vormt een garantie voor de prestaties.