Wat is Indeed Smart Screening?

Smart Screening is een screeningsoplossing die sollicitanten evalueert op basis van de door jou ingestelde criteria en functievereisten. Het systeem is gebaseerd op de principes van Indeed voor verantwoord AI-gebruik, waarbij recruiters centraal staan bij recruitmentbeslissingen. Het screent en scoort kandidaten voordat ze in je Applicant Tracking System (ATS) terechtkomen en helpt je sollicitaties te beoordelen op basis van criteria die je zelf instelt.

Dankzij de integratie met Direct Solliciteren past het in bestaande workflows zonder extra stappen voor je team of nieuwe systemen.

Zodra een kandidaat solliciteert, begint Smart Screening de sollicitatie te beoordelen. Het beoordeelt cv-informatie op basis van je recruitmentcriteria en leidt kandidaten met een AI-gestuurde recruiter door een interactieve vraag-en-antwoordsessie.

In plaats van alleen op trefwoorden in cv’s te vertrouwen, onderscheidt Smart Screening zich dankzij transparantie en configuratiemogelijkheden. Jij en je team kunnen gepersonaliseerde functiecriteria opstellen en die criteria aanpassen als de recruitmentbehoeften veranderen. Zo bepaal je zelf wat ‘geschikt’ voor elke functie betekent. Het systeem past deze regels consequent toe en laat zien hoe elke kandidaat is beoordeeld. Zo zie je waar een kandidaat aansluit bij je vereisten, hoe deze past bij de functieomschrijving en waar er mogelijk hiaten zijn.

Dit gebeurt voordat de kandidaat in je ATS terechtkomt, zodat je tijd overhoudt om gescreende sollicitanten te beoordelen die al aan je kernvereisten voldoen. Smart Screening automatiseert deze eerste beoordelingsronde, waardoor je team minder tijd kwijt is aan het handmatig screenen van cv’s.

Volgens testgegevens van Indeed verkort Smart Screening de gemiddelde time-to-hire met 20% en waren er minder sollicitaties nodig om iemand aan te nemen (gebaseerd op data van Indeed VS). 

Wat zijn de kernfuncties van Smart Screening?

Smart Screening bundelt verschillende functies voor een vroegtijdige beoordeling van kandidaten, maar met meer mogelijkheden dan traditionele screeningsmethoden.

Deze functies geven je meer context over sollicitanten voordat een recruiter kandidaten in de ATS rangschikt, zodat je niet alleen afhankelijk bent van handmatige beoordeling. Zo krijgt je team al vroeg in het proces een duidelijker en vollediger beeld van elke kandidaat.

AI Recruiter

AI Recruiter gaat verder dan standaard screeningsvragen. In plaats van een vaste reeks ja-of-nee-vragen te gebruiken, stelt een intelligent systeem namens jou vragen aan kandidaten. Dit betekent dat screeninginteracties zich in realtime aanpassen op basis van de reacties van kandidaten en de criteria die je voor de functie instelt.

• Dynamische interactie: wanneer kandidaten solliciteren, stelt de AI-agent open vragen op basis van je functievereisten. Deze vragen zijn bedoeld om informatie over ervaring en context te krijgen die niet in een cv staan.
• Flexibele formats: werkgevers kunnen verschillende manieren instellen waarop kandidaten op screeningsvragen kunnen reageren. Kandidaten kunnen gesprekken voeren in een vorm die ze kiezen uit opties die de werkgever beschikbaar stelt, zoals chat, telefoon of video. Hierdoor kunnen werkzoekenden het proces gemakkelijker direct afronden na het solliciteren.
• Contextuele follow-up: als een antwoord verduidelijking nodig heeft, kan de AI Recruiter vervolgvragen stellen voor aanvullende details. Dit is vergelijkbaar met een telefonische screening. Hiermee verzamel je genuanceerdere informatie zonder dat er direct een recruiter aan te pas komt, waardoor je recruitmentteam tijd bespaart.

Als je bijvoorbeeld een gediplomeerde verpleegassistent zoekt en ervaring met dementiepatiënten vereist, kan de AI Recruiter het gesprek op die vereiste afstemmen.

In plaats van een ja-of-nee-vraag als “Heb je een zorglicentie?”, kun je bijvoorbeeld vragen: “Vertel eens over je ervaring met bewoners met dementie”. Zo krijgt het antwoord van de kandidaat meer relevantie.

De Smart Fit Score™ en het overzicht van kandidaten

Smart Screening bundelt de informatie uit de screening in een overzicht dat je direct in je ATS kunt bekijken. Het combineert cv-gegevens met antwoorden van de AI Recruiter, zodat je sneller en beter geïnformeerd kunt beoordelen.

• Smart Fit Score™: elke sollicitant krijgt een Smart Fit Score, een score van 0 tot 100 die aangeeft in welke mate de sollicitant voldoet aan de door jou ingestelde functievereisten. De Smart Fit Score is uniek voor elke functie en is gebaseerd op de relevantie van de criteria die een werkgever heeft gedefinieerd. Deze score maakt het makkelijker om kandidaten te bekijken en te prioriteren, terwijl je de onderliggende informatie nog steeds kunt inzien.
• Samenvatting kandidaat: naast de score vind je een beknopte samenvatting van de kandidaat. Deze benadrukt relevante sterke punten en wijst op mogelijke hiaten. In een samenvatting kan bijvoorbeeld de beperkte ervaring van een verpleegassistent met herstelzorgprogramma’s staan. Dit geeft je nuttige context voordat je beslist hoe je verder gaat.

Deze functies geven meer context om kandidaten te kunnen beoordelen, zodat je team de juiste kandidaten eerder in het beoordelingsproces kan betrekken.

Voordelen van Smart Screening

Smart Screening ondersteunt recruitmentteams in meerdere fasen van het recruitmentproces. Je recruitmentteam kan het aantal sollicitaties effectiever beheren en zich richten op geschikte kandidaten door een deel van het screeningswerk eerder in de funnel te verrichten.

Focus op de menselijke kant van recruitment

Een van de grootste voordelen van Smart Screening is de tijdsbesparing voor je recruitmentteam. Recruiters besparen tijd en steken minder moeite in het beoordelen van sollicitanten die mogelijk niet geschikt zijn. Dit doen ze door de screening aan het begin van de funnel te automatiseren op basis van vacaturecriteria die je zelf instelt en tijdens het recruitmentproces kunt aanpassen.

Die tijd kun je besteden aan werk waar menselijke interactie gewenst is. Denk hierbij aan het voeren van sollicitatiegesprekken, het uitleggen van de bedrijfscultuur en het doen van een arbeidsaanbod.

In plaats van honderden sollicitaties door te spitten, kun je met Smart Screening direct beginnen met kandidaten die al gescreend en beoordeeld zijn op basis van je vereisten. Hierdoor kan je team zich eerder richten op het contact met sollicitanten, waarbij de kans groter is dat ze geschikt zijn.

“Het helpt enorm als je vóór de telefonische screening al een beeld hebt van de vaardigheden van de kandidaat. Dat geeft me vooraf context en maakt de rest van het gesprek gerichter.” – Carolina A., Senior Recruiter, Indeed (medewerker)

Snellere time-to-hire

Snelheid kan een belangrijke rol spelen bij recruitment, vooral voor functies met veel sollicitanten of functies die snel ingevuld moeten worden. Smart Screening bouwt een pipeline van geschikte kandidaten die aan je kernvereisten voldoen door ze al eerder in het proces te identificeren en te benaderen. Zo verminder je de tijd tussen de sollicitatie en de beoordeling door de recruiter.

Bij Principal Senior Living Group besteedde recruitmentcoördinator Brandi Acheson vijf tot zeven minuten per cv, ongeacht of de kandidaat geschikt was. Dankzij Smart Screening begint ze de beoordeling met een snelle scan van de samenvatting, waarbij ze eerst de belangrijkste punten controleert. Zo kan ze meer tijd besteden aan geschikte kandidaten en sneller contact met ze opnemen.

“In plaats van elk cv te beoordelen, kunnen we ons nu richten op kandidaten die al aan de belangrijkste criteria voldoen. Dat heeft ons hele proces veel efficiënter gemaakt.” – Brandi Acheson, recruitmentcoördinator, Principal Senior Living Group

Smart Screening versnelt je recruitmentproces ook buiten je normale werktijden. AI-screening kan ook na werktijd doorgaan, waardoor kandidaten het proces snel na hun sollicitatie kunnen afronden. Zo krijgen beoordelaars sneller uitgebreide context over de kandidaat.

Een kandidaat kan bijvoorbeeld om 20.00 uur solliciteren, de AI Recruiter kan de screening om 20.15 uur voltooien en de volgende ochtend kan de recruiter de kandidaat meteen beoordelen. Zo kunnen je recruitmentteams sneller handelen en blijft het beoordelingsproces consistent.

Kostenefficiëntie

Als een gedetailleerde screening pas later in het recruitmentproces plaatsvindt, besteden recruiters soms kostbare tijd aan sollicitaties van kandidaten die niet aan de harde eisen voldoen. Handmatige beoordeling kan tijdrovend zijn en openstaande vacatures kunnen extra kosten met zich meebrengen, omdat de arbeidsuren oplopen en functies niet ingevuld zijn.

Dankzij Smart Screening besteed je minder tijd aan sollicitaties die waarschijnlijk niet door het recruitmentproces komen. Wanneer teams in latere fases minder hoeven te filteren, kunnen ze hun tijd en tools effectiever inzetten tijdens het recruitmentproces.

Hoe Smart Screening werkt: een stapsgewijze gids

Smart Screening is flexibel en eenvoudig in gebruik, of je nu voor één functie werft of complexere, bedrijfsbrede recruitmentbehoeften hebt. Het instel- en beoordelingsproces verloopt in duidelijke stappen, zodat je de screening kunt afstemmen op je functies, terwijl je bestaande workflows intact blijven.

1. Criteria voor je vacature instellen

Het proces begint met de configuratie. Je vertelt het systeem precies wat je zoekt in een kandidaat, op basis van de functievereisten in de functieomschrijving.

Slimme standaardinstellingen: Smart Screening kan slimme standaardinstellingen uit je vacaturetekst en aanvullende screeningsvragen overnemen, zodat je snel aan de slag kunt. Zo krijg je een eerste set score-instructies zonder dat je deze uitgebreid hoeft in te stellen.

Aangepaste regels: je kunt criteria voor één vacature bewerken of ‘regels’ maken voor groepen huidige en toekomstige functies. In plaats van de screeningsinstellingen voor elke vacature handmatig in te stellen, definieer je ‘als/dan’-logica. Die past op basis van specifieke criteria standaardacties toe op meerdere vacatures.

Je team kan bijvoorbeeld een algemene regel instellen voor verpleegkundige functies waarvoor een specifieke bevoegdheid en een minimumaantal jaren ervaring vereist zijn. Bij deze instelling kun je onderscheid maken tussen harde eisen en bijkomende voordelen. Dit onderscheid kalibreert screeningsresultaten en zorgt voor nauwkeurigere Smart Fit Scores.

2. Betrokkenheid van kandidaten

Zodra een werkzoekende solliciteert, begint het Smart Screening-proces meteen. De kandidaat wordt door het gesprek met de AI Recruiter geleid in een formaat naar keuze, uit de opties die de werkgever aanbiedt. Deze opties zijn bijvoorbeeld tekst, chat en/of video.

De screening is zo ontworpen dat deze soepel werkt op Indeed en kandidaten direct na hun sollicitatie benadert, ongeacht het apparaat dat ze gebruiken. Smart Screening houdt het proces duidelijk en toegankelijk en vermindert zo het aantal afhakers. Het legt ook relevante informatie vast terwijl de interesse in de functie nog groot is.

3. Beoordeel in je ATS

Nadat de screening is voltooid, ontvang je de resultaten rechtstreeks in je ATS. Je hoeft niet van platform te wisselen om informatie over kandidaten te bekijken. Smart Screening integreert met grote ATS-providers, zoals Workday en iCIMS, waardoor de resultaten verschijnen naast de kandidaatdossiers die je al gebruikt.

In je ATS kun je de Smart Fit Score van elke kandidaat vinden en de AI-samenvatting van de geavanceerde screening bekijken. Dat geeft je inzicht in de score en hoe de kandidaat aan je criteria voldoet. Deze samenvatting wordt samen met het cv aan je ATS toegevoegd en bevat andere informatie, zoals transcripties van het AI-sollicitatiegesprek (indien van toepassing) en andere gegevens ter beoordeling. Je team kan ook meldingen ontvangen via tools als Slack of Microsoft Teams*. Zo kun je makkelijker samen bepalen of kandidaten naar de volgende ronde gaan.

*Deze functie is binnenkort beschikbaar, maar mogelijk nog niet bij de lancering.

Luister naar en lees de antwoorden: als je meer wilt weten, kun je de transcripties bekijken of naar de audio van het screeningsproces van AI Recruiter luisteren om de antwoorden van de kandidaten in hun eigen woorden te horen.

Tips voor het gebruik van Smart Screening

Smart Screening werkt het best als je het gebruikt als onderdeel van je bestaande workflow. De volgende werkwijzen helpen je team betrouwbaardere en nuttige resultaten te behalen, terwijl jij de controle houdt over recruitmentbeslissingen.

Bepaal de criteria voor je functie

Stel vooraf je harde eisen voor elke functie vast. Denk hierbij aan screeningsvragen over werktijden, de werklocatie en meer. Als je deze gegevens aan het begin van het proces opvraagt, wordt het proces gestroomlijnd en kunnen jij en je recruitmentteam alles halen uit de eerste gesprekken met potentiële kandidaten.

Verfijn je criteria regelmatig

Naarmate functies veranderen of recruitmentprioriteiten verschuiven, kun je de screeningsvragen aanpassen, zodat de screening blijft aansluiten bij wat het belangrijkst is voor elke functie. Ga na of je eisen te streng zijn of je secundaire arbeidsvoorwaarden te breed, want deze instellingen hebben direct invloed op hoe kandidaten worden beoordeeld.

Smart Screening is afhankelijk van de criteria die je definieert en je vacaturetekst. Als de Smart Fit Scores niet aansluiten op hoe je team kandidaten beoordeelt, kan het helpen om je screeningcriteria te herzien en aan te passen, bijvoorbeeld door de vacaturetekst te wijzigen. Zo zorg je voor betrouwbaardere beoordelingen en blijven de resultaten op de lange termijn relevant.

Combineer gegevens met menselijk inzicht

Je kunt gegevensgestuurde informatie gebruiken die tijdens de screening is verzameld, waaronder inzichten van de AI Recruiter, om je voor te bereiden op gerichtere sollicitatiegesprekken. De basisvragen zijn al beantwoord. Zo kun je je tijdens de live-sollicitatiegesprekken richten op onderwerpen die meerwaarde hebben in een direct gesprek, zoals soft skills, werkcultuur en gedragsvragen.

Je kunt de kandidaatsamenvatting ook gebruiken om hiring managers voor te bereiden. Door vooraf sterke punten, mogelijke aandachtspunten en vervolgonderwerpen te beoordelen, kan je team sollicitatiegesprekken toespitsen op de relevantste onderwerpen, in plaats van al bekende informatie nog een keer te bespreken.

Gebruik AI als ondersteuning, niet als vervanging

Indeed zet zich in om AI verantwoord te ontwikkelen en te gebruiken. Smart Screening-modellen worden getraind en geaudit op vooroordelen, terwijl jij de controle behoudt over de criteria, resultaten en vervolgstappen gedurende het hele recruitmentproces. Lees hier meer over de principes van Indeed voor verantwoorde AI.

Smart Screening is bedoeld om je besluitvorming te ondersteunen, niet te vervangen. Werkgevers moeten kandidaten beoordelen die zijn gemarkeerd of van wie de informatie onvolledig is, om te begrijpen waarom er hiaten ontstaan.

In sommige gevallen kan informatie ontbreken omdat een cv slecht is opgemaakt, en niet omdat een kandidaat een kwalificatie mist. Wanneer je screeningsresultaten gebruikt in combinatie met het oordeel van recruiters, kan je team beter onderbouwde, afgewogen beslissingen nemen.

Veelgestelde vragen over Smart Screening

Is Smart Screening gratis?

Nee, je kunt Smart Screening als abonnement kopen. Je Indeed-contactpersoon kan je het beste helpen bij het aanschaffen en implementeren van Smart Screening in je recruitmentproces.

Wat heb ik nodig om Smart Screening te kopen?

Maak een Indeed-werkgeversaccount aan of gebruik een bestaand account om Smart Screening aan te schaffen. Het product werkt met een compatibele ATS-verbinding of een configuratie van Direct Solliciteren.

Neem contact op met je Indeed-contactpersoon om aan de slag te gaan.

Is de Smart Fit Score afhankelijk van informatie van derden?

Nee, de Smart Fit Score van Indeed maakt geen gebruik van gegevens of conclusies van derden en vergelijkt de kandidaten niet met elkaar. De Smart Fit Score van Indeed bevat alleen de informatie die een kandidaat rechtstreeks met ons heeft gedeeld en wordt objectief beoordeeld op basis van de vacaturetekst en recruitmentcriteria van de werkgever.

Hoe profiteren werkgevers van de inzichten van Smart Screening?

Bij Smart Screening staat transparantie voorop. Wanneer je kandidaten beoordeelt, kun je zien hoe elke sollicitatie overeenkomt met de criteria die je hebt gedefinieerd en waarom deze een bepaalde Smart Fit Score heeft gekregen. Zo kun je vol vertrouwen de volgende stap in je recruitmentproces zetten.

Werkt Smart Screening voor alle soorten vacatures?

Smart Screening werkt momenteel op geïndexeerde vacatures en is effectief voor recruitment op grote schaal, waarbij het efficiënt beheren van de sollicitatiestroom belangrijk is.

Hoe beïnvloedt Smart Screening de kandidaatbeleving?

Kandidaten waarderen mogelijk een snellere reactietijd en de mogelijkheid om meer over hun ervaring te vertellen dan op een statisch cv staat. AI Recruiter geeft kandidaten de mogelijkheid om al vroeg in het proces kwalificaties te delen in de vorm van een gesprek, wat de betrokkenheid bij de sollicitatiebeleving kan vergroten.

Als werkgevers kort na de sollicitatie contact opnemen met een kandidaat, kan dit de beleving voor zowel de werkgever als de werkzoekende verbeteren.

Moet ik mijn ATS wijzigen om Smart Screening te kunnen gebruiken?

Smart Screening is compatibel met alle grote ATS-systemen. Voor werkgevers met eigen technologiestacks is ook ondersteuning voor integratie beschikbaar.

Hoe zorgt Indeed voor transparantie en verantwoorde AI in recruitmentproducten zoals Smart Screening?

Indeed zet zich in om AI op een verantwoorde manier te gebruiken, waarbij transparantie en naleving centraal staan. Deze producten zijn, van het testen tot de lancering, ontwikkeld in nauwe samenwerking met het Responsible AI-team van Indeed, dat de bètatests en toekomstige ontwikkeling blijft begeleiden. 

Ons systeem beoordeelt kandidaten op basis van objectieve, functiegerelateerde criteria die je instelt. Dit zorgt voor een betrouwbaardere evaluatie in een vroeg stadium van de beoordeling. Recruitmentbeslissingen blijven de verantwoordelijkheid van mensen, waarbij AI het menselijk oordeel ondersteunt, maar niet vervangt.

Kunnen recruiters AI-aanbevelingen beoordelen en negeren?

Ja. De tools van Indeed zijn geen vervanging voor een menselijke beoordeling. Werkgevers kunnen hun criteria beheren en aanpassen. Werkgevers worden aangemoedigd om elke kandidaat holistisch te beoordelen en zijn vrij om AI-samenvattingen en -aanbevelingen naast zich neer te leggen.

Tot slot

Smart Screening helpt je een groot aantal sollicitaties te verwerken door meer van de voorselectie naar het begin van de funnel te verplaatsen, terwijl je team de controle houdt over recruitmentbeslissingen.

Als je duidelijke vereisten instelt, verzamelt de AI Recruiter aanvullende context van kandidaten en toont vervolgens een Smart Fit Score en een beknopte samenvatting in je ATS. Zo zie je snel wie aan je kerncriteria voldoet en waarom. In combinatie met je eigen oordeel, sollicitatiegesprekken en cultuurassessments kan Smart Screening de handmatige beoordeling van cv’s verminderen, het recruitmentproces versnellen en recruiters de ruimte geven om zich te richten op de menselijke aspecten van recruitment die er het meest toe doen.

Terug naar Werven met Indeed