Wat is een introductiemail?
Een introductiemail is een bericht dat je verstuurt om een nieuwe medewerker te verwelkomen en voor te stellen aan het team. Deze introductie zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker zich snel thuis voelt in de organisatie, en je informeert meteen het hele team over de komst van de nieuwe collega. Deze eenvoudige stap kan aanzienlijk bijdragen aan een goed onboardingsprogramma.
Gerelateerd:
- Een inwerkprogramma opstellen voor een nieuwe medewerker doe je zo!
- Voorbeelden van aanbiedingsbrieven
- Hoe schrijf je een aanbiedingsmail?
Wat neem je op in de introductiemail?
Een goede introductiemail bevat een aantal gegevens die de nieuwe medewerker goed voorstellen aan het team. Zorg ervoor dat de volgende informatie duidelijk en beknopt wordt gedeeld:
- Voor- en achternaam
• Startdatum
• Functie
• Afdeling
• Directe leidinggevende
• Voornaamste verantwoordelijkheden
• Gevolgde opleidingen
• Werkervaring
• Wetenswaardigheden (bijvoorbeeld een speciaal talent, een unieke hobby of een leuk weetje dat als ijsbreker kan dienen)
Je kunt de nieuwe medewerker een korte vragenlijst laten invullen, zodat je meteen alle benodigde gegevens verzamelt voor de e-mail. Daarnaast kan het handig zijn om een recente foto van de nieuwe medewerker toe te voegen, zodat het team het nieuwe teamlid kan herkennen. Door deze persoonlijke toevoegingen maak je het onboardingproces nog toegankelijker en warmer.
Voor wie is de introductiemail bedoeld?
Sommige bedrijven versturen introductiemails naar het hele bedrijf. Als je voor een zeer groot bedrijf werkt, kan het beter zijn om het bericht alleen naar de specifieke bedrijfseenheid of afdeling van de nieuwe medewerker te sturen. Zorg ervoor dat alle medewerkers die regelmatig met de nieuwe collega in contact komen deze e-mail ontvangen.
Daarnaast kun je de introductiemail ook op prikborden plaatsen en het tijdens vergaderingen waar iedereen aanwezig is, vermelden, zodat het hele team op de hoogte is. Dit zorgt ervoor dat de introductie breed en effectief wordt gedeeld.
Voorbeeld van een introductiemail
De introductie van je nieuwe medewerker is het liefst kort, vriendelijk en informatief, en in de toon van je werkgeversmerk geschreven. Hieronder vind je een ter inspiratie een handig voorbeeld dat je eenvoudig kunt aanpassen.
Hallo allemaal,
Bij deze wil ik jullie voorstellen aan het nieuwste lid van ons team: Paul Smit!
Ik wil jullie graag voorstellen aan het nieuwste lid van ons team: Paul Smit!
Vanaf maandag gaat Paul aan de slag als senior accountexecutive voor de regio zuidoost, met salesmanager Susan Jansen als leidinggevende. In deze functie gaat hij de relaties van enkele van onze belangrijkste accounts uitbreiden.
In 2009 heeft Paul zijn master Bedrijfskunde behaald aan de Universiteit van Amsterdam. Hij heeft meer dan acht jaar ervaring in de technologiesector. Paul werkte voorheen bij ABC Beveiliging, waar hij als senior account executive de verkoopcijfers in zijn regio wist te verdubbelen.
Paul is actief als vrijwilliger bij de Dierenbescherming en is daarnaast een fanatieke hardloper die afgelopen herfst zijn eerste marathon heeft gelopen. Als hij niet aan het werk is, dieren aan het redden is of voor zijn volgende race traint, is hij in het hondenpark te vinden met zijn twee zwarte labradors.
Zijn ervaring binnen de branche en zijn uitstekende opleiding gaan zonder twijfel bijdragen aan de groei van ons bedrijf in de regio zuidoost!
De werkplek van Paul bevindt zich aan de oostkant van de vierde verdieping. Ga gerust even bij hem langs om een praatje te maken.
Met vriendelijke groet,
Frank Sluis
Templates voor de aankondiging van een nieuwe medewerker in PDF en Word
Download deze templates voor de introductie van een nieuwe medewerker om hen te verwelkomen en voor te stellen aan je huidige teamleden.
*Indeed provides these examples as a courtesy to users of this site. Please note that we are not your HR or legal adviser, and none of these documents reflect current labor or employment regulations.
Veelgestelde vragen over de introductie van een nieuwe medewerker
Verstuur ik een formele of informele introductiemail?
De stijl van de introductiemail hangt af van de bedrijfscultuur. In een informele organisatie kun je een luchtige, persoonlijke toon gebruiken. Werk je in een formelere setting, kies dan voor een professionele introductie. Hoe dan ook, een warme en vriendelijke toon helpt om de nieuwe medewerker zich welkom te laten voelen en versnelt de integratie in het team.
Wanneer kan ik de introductiemail het beste versturen?
Stuur de mail op de eerste werkdag van de nieuwe medewerker of een dag ervoor, zodat collega’s alvast op de hoogte zijn. Dit helpt bij een soepele kennismaking en zorgt ervoor dat iedereen zich betrokken voelt bij het verwelkomen van de nieuwe collega.
Wat kan ik nog meer doen voor een goede introductie van een nieuwe medewerker?
De eerste werkdag is altijd een beetje onwennig. Breek het ijs met een warm welkom en wijs een buddy aan die de nieuwe medewerker kan rondleiden en vragen kan beantwoorden. Plan een kennismakingslunch of koffiemoment met het team, zodat de nieuwe medewerker zich direct onderdeel voelt van de groep. Werk je met een heel klein hecht team, dan kun je misschien ook een teambuildingactiviteit plannen.
Een goed opgestelde introductiemail zorgt ervoor dat je nieuwe medewerker zich welkom voelt en stelt het team op de hoogte van de rol van deze persoon in het bedrijf. Het is een effectief middel om een positieve werkcultuur te bevorderen, vertrouwen op te bouwen en de communicatie te versterken. Hoe sneller de nieuwe medewerker zich thuis voelt, hoe beter de onboarding zal verlopen.
