Wat is verandermanagement?

Verandermanagement is sinds 1990 een formele discipline en omvat processen die gericht zijn op het plannen, uitvoeren en structureren van succesvolle verandering binnen een organisatie. De werkwijze is voornamelijk gericht op de betrokkenheid van medewerkers. Het uitgangspunt is dat menselijk managen van verandering onmisbaar is om je medewerkers te motiveren en je organisatie succesvol door veranderingen heen te leiden.

Succesvolle verandering in de praktijk

Er is continu sprake van verandering, of dat nu door interne ontwikkelingen komt of door externe factoren. Denk aan nieuwe wetgeving, technologische ontwikkelingen (nieuwe softwareprogramma’s), ziekte van een collega, bezuinigingen, een nieuwe concurrent, efficiëntere werkprocessen of het aanboren van een nieuwe markt. Om het bedrijf winstgevend te houden, ontkom je er niet aan om mee te bewegen en te blijven ontwikkelen.

Iedere verandering vraagt om flexibiliteit van leidinggevenden en medewerkers. Door belangrijke vergaderingen goed voor te bereiden, een duidelijke structuur aan te brengen en je medewerkers betrokken te houden, bespaar je kostbare tijd en is de impact van de verandering het grootst. De volgende elementen zijn van belang voor succesvol verandermanagement:

• Proces: plannen, implementeren en bijschaven.
• Communicatie: duidelijkheid bieden over het waarom, hoe, het doel en de impact op de medewerkers.
• Medewerkersbetrokkenheid: de manier waarop je zowel individuen als je gehele personeelsbestand meeneemt in het proces is grotendeels bepalend voor het succes ervan.
• Tijd: zowel het proces als de resultaten kosten tijd.

Verandermanagement toegepast

Het kan best uitdagend zijn om medewerkers aan te zetten tot het veranderen van hun gewoontes. Mensen willen graag weten wat er gaat veranderen en waarom. Duidelijke communicatie hierover is onmisbaar, zeker als de verandering betrekking heeft op een nieuwe werkwijze binnen de organisatie. Het gaat niet om toestemming vragen aan je medewerkers, maar met elkaar verbonden blijven gedurende het proces. Hieronder vind je 10 handige tips die je hierbij kunnen helpen.

1.     Zorg voor een visie en strategie

Het begint met een stip op de horizon en een plan om daar te komen. Het ontwikkelen van een veranderstrategie is hierbij onmisbaar om de gewenste situatie te bereiken. En wat wil je bereiken? Hoe ziet je organisatie eruit wanneer de verandering is geslaagd? Welke stappen moeten er worden genomen?

2.     Neem mensen mee in het proces

Het is belangrijk om de redenen voor verandering scherp voor ogen te houden wanneer je je medewerkers gaat informeren en betrekken bij de verandering in je bedrijf. Als de reden helder en logisch klinkt, zullen de meeste mensen de verandering een kans willen geven. Ze zien dan ook het belang voor zichzelf om mee te veranderen, bijvoorbeeld als jullie daarmee een betere marktpositie krijgen en hun baan daardoor behouden blijft.

Leg dus uit wat er gebeurt in de sector, welke uitdagingen er zijn en dat het daarom noodzakelijk is om deze verandering in gang te zetten. Probeer verschillende invalshoeken te gebruiken voor elke afdeling of elk werkniveau, zodat iedereen zich aangesproken voelt.

3.     Maak gebruik van de juiste kennis en leiderschap

Zorg dat leidinggevenden als eerste achter de plannen staan, zodat ze de andere medewerkers kunnen beïnvloeden en het goede voorbeeld kunnen geven. Het is belangrijk om zoveel mogelijk mensen mee te krijgen in het veranderproces, zodat er breed draagvlak en betrokkenheid ontstaat. Vergeet ook de informele leiders niet. Er zijn altijd een paar medewerkers die officieel geen leidinggevende functie hebben, maar wel een belangrijke rol spelen binnen een team.

4.     Geef ruimte aan feedback en nieuwe ideeën

Op de werkvloer merken ze het meest van de voorgestelde veranderingen. Wees niet bang om jezelf open te stellen voor de ideeën en feedback van medewerkers. Misschien komt iemand anders wel met een geweldige aanvulling, visie of benadering om het nog beter te doen. Geef je medewerkers het gevoel dat ze dit kunnen delen. Betrek ze bij het proces, zodat het ook iets van hen wordt. Niemand wil het gevoel hebben dat ze van bovenaf iets opgelegd krijgen. Neem een open houding aan en stel waar mogelijk je plan een beetje bij als dit kan bijdragen aan het proces.

Extra ondersteuning, zoals coaching of aanvullende training, kan medewerkers helpen bij het verwerken van veranderingen en het omgaan met eventuele onzekerheid. Zo creëer je meer draagvlak in de organisatie.

5.     Vier de kleine successen

Veranderen gaat stap voor stap. Hak het grote plan in kleine stukjes met elk eigen, zichtbare resultaten. Zo kun je al vrij snel aan andere mensen laten zien wat er tussentijds wordt bereikt. Dit motiveert je team om vol te houden en bezig te blijven met de verandering, en het vieren van deze kleine successen draagt bij aan een succesvolle verandering.

6.     Laat mensen wennen aan de nieuwe werkwijze

Het duurt gemiddeld 40 tot 60 dagen voordat je een nieuwe gewoonte eigen maakt. Gedragsverandering kost tijd en vereist doorzettingsvermogen en geduld. In eerste instantie zullen veel mensen het moeilijk vinden of domweg vergeten dat iets nu op een andere manier gedaan moet worden. Dat hoeft niet eens per se verzet te zijn, maar het is gewoon lastig om nieuw gedrag vol te houden.

7.     Geef het goede voorbeeld

Als leidinggevende moet je het goede voorbeeld geven. Het is lastig om te veranderen en nieuwe gewoontes vol te houden. Mensen kijken naar jou voor inspiratie en houvast. Als je smokkelt en terugvalt in ongewenste gewoontes, dan kun je niet verwachten dat je medewerkers wel soepel meegaan in de beoogde veranderingen. Waak dus voor terugvallen in oude patronen.

8.     Houd oog voor de individuele werknemer

Natuurlijk wil je dat het verandertraject zo snel mogelijk wordt doorlopen en dat je snel resultaat ziet van de verandering. Maar veranderen kost tijd en roept nu eenmaal weerstand op. Het is daarom belangrijk om medewerkers ook op individueel niveau te begeleiden, zodat je inspeelt op de persoonlijke behoeften en reacties van werknemers. Monitor wie er moeite heeft met de verandering en ga in gesprek.

Vraag door naar de bezwaren en toon erkenning, dan neem je al een deel van de weerstand weg doordat de persoon zich gehoord voelt. Vaak zit er een diepe emotie achter de weerstand, bijvoorbeeld angst voor baanverlies of niet mee kunnen komen.

9. Evalueer

Iedere fase vraagt om een eigen benadering, zo ook het evalueren van de verandering. Kijk hierbij niet alleen naar het behaalde resultaat, maar ook hoe dit tot stand gekomen is. Waar lagen de grootste struikelblokken en wat kun je de volgende keer anders benaderen of aanpakken? Durf kortom te veranderen in je verandermanagement.

10. Onderzoek de meest gebruikte verandermanagement modellen

Of je nu een nieuw product gaat lanceren, je organisatie compleet opnieuw wilt inrichten, de heersende cultuur van je bedrijf wilt aanpassen of de vaardigheden van je medewerkers beter wilt benutten; je bent niet de eerste ondernemer die hiermee te maken krijgt.

Er zijn dan ook diverse modellen ontwikkeld om een leidraad te bieden bij het doorvoeren van veranderingen. Zo bestaat er de Kübler-Ross-curve, die gebaseerd is op het doorlopen van een rouwproces, het ADKAR-model, dat zich specifiek richt op het individuele menselijke aspect van verandermanagement, en het Lewin-verandermodel, dat gebaseerd is op natuurkundige krachten.

Opleiding verandermanagement en de inzet van een verandermanager?

Is de verandering ingrijpend voor het bedrijf, dan is het verstandig om een ervaren externe verandermanager in te schakelen. De verandermanager speelt een centrale rol in het begeleiden van veranderingen binnen een organisatie. Deze professional is de brug tussen het management en de medewerkers en zorgt ervoor dat een veranderproces soepel verloopt. Het takenpakket van de veranderaar is erg breed en bestaat onder andere uit:

• Strategie opzetten voor het uitstippelen van het veranderproces
• Een veranderstrategie ontwikkelen om organisatorische veranderingen effectief te plannen en uit te voeren
• Analyse uit te voeren van de organisatie
• Doelstelling formuleren en communiceren
• Coaching en advies geven aan zowel management als medewerkers

Een verandermanager heeft een hbo- of wo-opleiding afgerond op het gebied van verandermanagement, bedrijfskunde of organisatiewetenschappen.

Wat zijn de valkuilen bij verandermanagement?

Veranderprocessen verlopen niet altijd soepel. Dit zijn de belangrijkste valkuilen bij een verandertraject:

• Uit het oog verliezen dat je te maken hebt met mensen en hun emoties. Oefen je empathisch vermogen en verdiep je in psychologie. Realiseer je wat de impact is op je medewerkers.
• Je richt je op het veranderen van de mindset van mensen. Focus je in plaats daarvan op gedrag, waarna de gedachten vanzelf volgen.
• De communicatie waarom er verandering nodig is, is niet duidelijk genoeg.
• Het proces verloopt te langzaam en blijft te lang steken in de planfase. Dit creëert onduidelijkheid en onrust.
• Je bent onvoldoende voorbereid op deze nieuwe leiderschapsstijl.
• Er is gekozen voor een aanpak die niet past bij het bedrijf.
• Je weet niet goed om te gaan met weerstand.
• Na het aankondigen van de verandering laat je de uitvoering over aan minder betrokken mensen.
• Onvoldoende transparantie kan leiden tot wantrouwen en extra weerstand bij medewerkers.

Het belangrijkste bij het plannen en implementeren van veranderingen is een positieve insteek. Veranderingen kunnen op weerstand stuiten of om lastige keuzes vragen. Zolang je echter kiest voor transparante communicatie, je medewerkers meeneemt en je aanpak structureert, groeit niet alleen je bedrijf, maar ook de betrokkenheid van je medewerkers. Verandermanagement is geen doel op zich, maar een methode die een gezonde bedrijfsvoering voor ogen houdt.