Speciale aanbieding 

Begin met werven met een tegoed van € 100 om je eerste vacature te sponsoren.*

Met Gesponsorde Vacatures ontvang je gemiddeld 2x meer sollicitanten dan met niet-gesponsorde vacatures.**
  • Trek het talent aan waar je naar op zoek bent
  • Verbeter je zichtbaarheid in de zoekresultaten
  • Verschijn langer bij meer kandidaten

Hoe schrijf je een afwijzingsmail?

Hiring managers moeten na een ronde sollicitatiegesprekken de sterke punten en vaardigheden van elke sollicitant in overweging nemen en bepalen wie er doorgaat naar de volgende ronde. Het is echter belangrijk om, voordat je verdergaat met de topkandidaten, de andere kandidaten te laten weten dat je niet met hen verdergaat naar de volgende fase.

Wanneer je een template voor een afwijzingsmail maakt, is het belangrijk om je woorden zorgvuldig te kiezen. Hoewel de ontvanger het nieuws dat hij is afgewezen waarschijnlijk niet waardeert, zorgt een vriendelijke en meelevende houding ervoor dat de sollicitant een positief beeld blijft houden over je bedrijf.

Hier zijn een paar tips om ervoor te zorgen dat je afwijzingsmail het juiste bericht en de juiste toon heeft.

Vacature plaatsen

Waarom moet ik een afwijzingsmail sturen?

Uit een enquête van Indeed blijkt dat maar liefst 44% van de kandidaten twee weken moest wachten op een reactie van de werkgever en nog eens 15% wachtte langer dan een maand. In dezelfde enquête stelt 55% van de werkzoekenden dat het digitale wervingsproces de ervaring inefficiënter heeft gemaakt en dat hun cv lijkt te verdwijnen in een ‘zwart gat’.*

Een sollicitant die sinds het versturen van een sollicitatiebrief de dagen telt tot een antwoord, ervaart die wachttijd als een eeuwigheid. Als diegene dan geen antwoord ontvangt, geeft dat een negatief beeld van het wervingsproces van je bedrijf.

Als je tientallen sollicitaties ontvangt voor een functie, lijkt het een vervelende en tijdrovende taak om iedereen die niet is geselecteerd een gepersonaliseerde afwijzing te sturen. Het is echter van groot belang dat je deze stap niet overslaat of uitstelt. Dit zijn de redenen waarom:

  • Uit een afwijzingsmail blijkt dat je de inspanning van een sollicitant om te solliciteren en/of om op gesprek te komen erkent en de mail helpt een mogelijk negatief gevoel over je bedrijf te beperken.
  • Als je sollicitanten op de hoogte stelt, blijven zij niet wachten op een antwoord en verminder je het aantal e-mails van de sollicitanten die vragen naar de status van het wervingsproces.
  • Als een sollicitant indruk op je heeft gemaakt met zijn vaardigheden en je het idee hebt dat de sollicitant, ondanks dat diegene niet geschikt is voor de functie, wel goed bij de bedrijfscultuur past, kun je diegene aanbevelen om te solliciteren voor andere functies binnen het bedrijf.

Door een template voor een afwijzingsmail te maken, verminder je tijd die je kwijt bent aan deze taak en geef je de sollicitanten de informatie die zij nodig hebben.

Wat moet ik opnemen in een afwijzingsmail?

Een grondige afwijzingsmail bevat de volgende onderdelen:

  • Een ‘hartelijk bedankt’
    Bedank een sollicitant altijd voor zijn interesse in het bedrijf en de tijd die hij heeft geïnvesteerd in het schrijven van een sollicitatiebrief en in het sollicitatiegesprek. Dit is niet alleen beleefd, maar laat de sollicitant ook weten dat je organisatie de tijd van anderen waardeert.
  • Personalisatie
    Gebruik de voornaam van de sollicitant en de vacaturetitel. Noem indien mogelijk ook iets over het gesprek of noem een specifieke eigenschap die je op prijs stelt.
  • Feedback
    Sollicitanten waarderen de input van werkgevers die het sollicitatiegesprek hebben afgenomen, omdat het inzicht geeft in mogelijke verbeterpunten en het helpt bij het overwegen van de volgende stappen in hun zoektocht naar een baan. Als je bijvoorbeeld een kandidaat afwijst en iemand met meer ervaring aanneemt, kiest de sollicitant in de toekomst mogelijk voor een positie die beter past bij zijn carrièreniveau.
  • Uitnodiging om opnieuw te solliciteren
    Als je het idee hebt dat een kandidaat in een andere capaciteit goed bij de bedrijfscultuur past, laat dan weten dat je graag wilt dat de kandidaat in de toekomst op andere functies solliciteert. Als je echter het idee hebt dat een sollicitant niet bij de cultuur of het niveau past, is het niet nodig deze uitnodiging in je bericht op te nemen.

Voorbeeldtemplates van afwijzingsmails

Dit zijn twee voorbeelden van e-mails die werkgevers kunnen sturen aan sollicitanten die niet zijn geselecteerd voor een functie.

Voorbeeld van een afwijzingsmail voor sollicitanten die goed bij de bedrijfscultuur passen

Beste Eduard,

Hartelijk dank voor je interesse in de functie van Salesmanager bij Bedrijf XYZ. We waarderen het dat je de tijd hebt genomen om langs te komen op ons kantoor voor het gesprek met ons team.
We hebben besloten om op dit moment verder te gaan met een kandidaat die meer ervaring heeft in een leidinggevende functie. We waren echter wel onder de indruk van je achtergrond en kennis van de sector en hebben het idee dat je goed bij onze bedrijfscultuur past.

In de komende weken plaatsen we een aantal vacatures voor salesposities en we hopen dat je overweegt opnieuw te solliciteren. Zo niet, dan wensen we je het allerbeste in je verdere carrière.

Bedankt!

Janneke Schoten
Sales Director

Voorbeeld van een afwijzingsmail voor sollicitanten die niet goed bij de bedrijfscultuur passen

Beste Eduard,

Hartelijk dank voor je interesse in de functie van Salesmanager bij Bedrijf XYZ. We waarderen het dat je de tijd hebt genomen om langs te komen op ons kantoor voor een gesprek met ons team.
Hoewel we onder de indruk waren van je vaardigheden, hebben we ervoor gekozen verder te gaan met een kandidaat die meer ervaring heeft in een leidinggevende functie.

We bedanken je nogmaals voor je tijd en wensen je het allerbeste in je verdere carrière.

Met vriendelijke groet,

Janneke Schoten,
Sales Director

Een afwijzingsmail is niet vereist, maar zorgt er wel voor dat sollicitanten zich niet blijven afvragen hoe het ervoor staat en dat je bedrijf zijn positieve reputatie behoudt. Door een template te maken, stel je sollicitanten sneller en eenvoudiger op de hoogte van een afwijzing.

* Decipher/FocusVision in opdracht van Indeed

Vacature plaatsen

Klaar om te beginnen?

Vacature plaatsen

*Indeed biedt deze informatie aan als een gunst voor de gebruikers van deze site. Merk op dat we niet je adviseur zijn voor juridische zaken of zaken met betrekking tot aanwerving. We zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van je vacatures en geen van de hier opgenomen informatie vormt een garantie voor de prestaties.