Wat is een functioneringsgesprek?

Een functioneringsgesprek is een periodiek gesprek tussen een werkgever en een medewerker, met als doel de prestaties, ontwikkeling en samenwerking te bespreken. In tegenstelling tot een beoordelingsgesprek, waarin de nadruk ligt op het evalueren van resultaten, draait het functioneringsgesprek om een open dialoog. Dit biedt de kans om wederzijdse verwachtingen te verduidelijken, doelen af te stemmen en eventuele knelpunten tijdig te signaleren.

Goede functioneringsgesprekken kunnen bijdragen aan het carrièresucces van medewerkers en werkgevers helpen hun teamleden beter te laten presteren. Je kunt deze gesprekken ook gebruiken om problemen op te lossen, een basis op te zetten voor de promotie van een teamlid en nuttige informatie te verzamelen voor hr-doeleinden.

5 tips voor het voeren van een functioneringsgesprek

Hieronder lees je vijf tips die ervoor kunnen zorgen dat zowel je medewerkers als jij baat hebben bij het functioneringsgesprek:

Bereid jezelf goed voor

Begin niet onvoorbereid aan een functioneringsgesprek. Verzamel alle feedback van tevoren en gebruik een formulier voor een functioneringsgesprek. Als je van tevoren weet wat je gaat zeggen, dwaal je minder snel af en mis je geen belangrijke punten. Vul de rest van het formulier overigens niet al in tijdens het gesprek in, maar gebruik deze alleen als houvast. Tijdens het gesprek is het belangrijk dat je je aandacht volledig op je gesprekspartner richt.

Houd opmerkingen helder en beknopt

Wees direct en transparant bij het beoordelen van medewerkers. Zo voorkom je dat er onduidelijkheid ontstaat over de doelstellingen of misvattingen over je verwachtingen. De beste manier om feedback te geven, is door zo specifiek mogelijk te zijn. Als je een medewerker bijvoorbeeld een lage score geeft voor tijdmanagement, is het een goed idee om voorbeelden te noemen van gemiste deadlines of gevallen waarin teamleden het werk moesten doen.

Hetzelfde geldt voor het stellen van doelen. Noem voor elk doel een tijdskader en leg uit hoe je de resultaten meet, zodat medewerkers precies weten hoe je bepaalt of ze hun taken goed hebben uitgevoerd.

Geef medewerkers een kopie van het ingevulde formulier

Veel medewerkers hopen tijdens een functioneringsgesprek te horen te krijgen dat ze meer gaan verdienen of kans maken op promotie, maar de meesten hechten ook belang aan eerlijke feedback over hun professionele prestaties. Geef medewerkers een kopie van het ingevulde functioneringsgespreksformulier, of in ieder geval een deel ervan, zodat ze het formulier later nog eens kunnen bekijken en doelgericht aan de slag kunnen met de voorgestelde verbeterpunten.

Stimuleer interactie tijdens het functioneringsgesprek

Zorg ervoor dat je niet alleen een lijstje met verbeterpunten oplepelt, maar ga een open gesprek aan. Geef medewerkers ook de kans om hun eigen prestaties te beoordelen. Vraag ze naar hun sterke punten, grootste uitdagingen en wat ze van plan zijn te verbeteren in de komende maand, het komende kwartaal of het komende jaar.

Als medewerkers stil en terughoudend zijn, kun je ze aansporen door bijvoorbeeld de volgende vragen te stellen:

• Op welk succes uit de afgelopen periode ben je het trotst?
• Op welk vlak heb je volgens jou de meeste vooruitgang geboekt sinds het vorige gesprek?
• Waarin vind je zelf dat je nog het meest moet verbeteren?
• Hoe kan ik je helpen bij het bereiken van je doelen?

Bedenk van tevoren een aantal goede vragen die je als leidraad kunt gebruiken.

Eindig het gesprek met een toekomstgerichte blik

Het bespreken van negatieve onderwerpen, zoals zakelijke missers of punten waarop de medewerker slecht scoort, is ongemakkelijk voor zowel de leidinggevende als de medewerker. Toch moet dit nu eenmaal gebeuren. Nadat je deze onderwerpen hebt besproken, is het tijd om vooruit te kijken, nieuwe doelen te stellen en verbeterplannen te bespreken. Laat medewerkers weten dat je ze steunt in hun groei en ontwikkeling, dat je wilt dat ze slagen en dat ze altijd bij je terechtkunnen om over uitdagingen en zorgen te praten.

Als je het gesprek toekomstgericht en positief eindigt, is de kans groter dat de medewerker je kantoor gemotiveerd en hoopvol verlaat in plaats van bekritiseerd en ontmoedigd.

Veelgestelde vragen over functioneringsgesprekken

Hoe vaak voer je functioneringsgesprekken?

Hoewel veel werkgevers dit jaarlijks doen, is het waardevol om ook wekelijks, maandelijks of elk kwartaal informele gesprekken te plannen. Dit verlaagt de druk op het jaarlijkse gesprek en helpt medewerkers te wennen aan het bespreken van prestaties en feedback. Het is ook een goede manier om de interne communicatie te verbeteren.

Moet ik wachten tot het functioneringsgesprek om verbeterpunten te bespreken?

Door fouten meteen te benoemen, kunnen medewerkers hun gedrag direct aanpassen in plaats van dezelfde fout te herhalen tot het officiële functioneringsgesprek. Dit maakt feedback minder intimiderend en bevordert continue groei.

Wat is het risico van een slecht voorbereid functioneringsgesprek?

Als functioneringsgesprekken niet goed worden gevoerd, kunnen medewerkers zich onzeker of minder betrokken voelen, wat hun motivatie en prestaties negatief beïnvloedt. Daarom is het belangrijk om deze gesprekken zorgvuldig en gestructureerd aan te pakken, met aandacht voor zowel de medewerker als de bedrijfsdoelen.

Een goed functioneringsgesprek combineert eerlijke feedback met erkenning en realistische doelen om de groei en ontwikkeling van medewerkers te stimuleren. Door direct en evenwichtig te communiceren, motiveer je medewerkers om zichzelf te verbeteren en verbeter je de medewerkerstevredenheid. Met bovenstaande tips voer je open gesprekken, help je carrières vooruit en verbeter je teamprestaties.