Wat is een business case?

Een business case is een managementtool om zakelijke beslissingen te kunnen onderbouwen en uiteen te zetten wat ervoor nodig is om doelen te bereiken. Meestal is dit een document waarin wordt beschreven wat de voordelen zijn van een belangrijk initiatief of een investering.

De zakelijke beslissing kan van alles zijn, variërend van het opzetten van een bedrijf tot het lanceren van een product of het aangaan van een samenwerking. Een business case beschrijft in ieder geval wat de strategische en financiële ambities van een initiatief zijn. Daarnaast komen de geschatte kosten en baten aan bod, en wordt er een risicoanalyse in opgenomen.

Doorgaans draait een business case altijd om het onderzoeken van zakelijke kansen. Als je bijvoorbeeld wilt investeren in de versterking van medewerkersbetrokkenheid, moet uit de case blijken wat betrokken medewerkers je bedrijf in cijfers zullen opleveren.

Met een overtuigende business case kunnen stakeholders bepalen of het initiatief de moeite wel of niet waard is. Dat kan relevant zijn om interne beslissingen van het management te onderbouwen, maar is soms ook noodzakelijk om externe partijen zoals investeerders over de streep te trekken.

Checklist voor een business case

Een goede business case maakt duidelijk wat het project bijdraagt aan de organisatiedoelen. De onderstaande checklist helpt je op weg:

• Samenvatting: korte introductie van het project of de zakelijke behoefte met een overzicht van de beoogde doelen
• Achtergrond: beschrijving van de huidige situatie en de zakelijke context
• Doelstelling: duidelijk kwantificeerbare doelen met meetbare succesindicatoren
• Kosten: gedetailleerde uiteenzetting van alle projectgerelateerde kosten
• Risico’s: identificatie van mogelijke risico’s
• Tijdlijn: belangrijke mijlpalen en deadlines
• Return on Investment (ROI): prognoses van financiële baten in relatie tot de kosten
• Aanbeveling: duidelijke aanbeveling gebaseerd op de verzamelde gegevens

Zorg ervoor dat de business case beknopt, duidelijk en goed gestructureerd is om de leesbaarheid te vergroten.

Een goede business case schrijven in 5 stappen

De ene business case is de andere niet. Voor een klein project met weinig risico’s volstaat soms al een enkele pagina met een uiteenzetting van de kosten en baten, terwijl er voor grote projecten vaak halve boekwerken worden geschreven. Het onderstaande stappenplan helpt je in ieder geval op weg.

1. Beschrijf de achtergrond en je doelstelling

De eerste stap is om in beeld te brengen wat je wil gaan doen en waarom dat relevant is. Om een goede doelstelling op te schrijven, heb je input nodig van betrokken partijen binnen je team. Daarnaast zul je ook vooronderzoek moeten doen en soms de hulp moeten inschakelen van experts. In deze fase van het project beantwoord je in ieder geval de volgende vragen:

• Wat willen we bereiken?
• Waarom willen we dit bereiken?
• Welke achtergrond en context spelen een rol bij deze doelstelling?

Verzamel zoveel mogelijk informatie, zodat je het onderwerp van je business case goed kunt afbakenen. Maak daarbij eventueel gebruik van het OGSM-model.

2. Beschrijf de oplossing

Nu het vraagstuk, de context en de achtergrond goed in beeld zijn gebracht, kun je de oplossing in je business case uiteenzetten. Beantwoord in ieder geval de volgende vragen:

• Wat is het initiatief dat wordt genomen om de doelstelling te bereiken?
• Welke stappen worden wanneer gezet om dit voor elkaar te krijgen?
• Zijn er alternatieven en zo ja, welke?
• Wie zijn er betrokken en verantwoordelijk bij de uitvoering van dit project en welke rol spelen zij?
• Op welke manier verhoudt dit initiatief zich tot andere afdelingen en ontwikkelingen binnen de organisatie?

Ook nu geldt weer dat het belangrijk is om specifiek te zijn. Onduidelijke rollen en vaagheid over de volgende stappen ondermijnen het voorgestelde project.

3. Onderzoek de financiële kosten en baten

Bij een business case vertaal je initiatieven naar geldbedragen. Als je bijvoorbeeld wil investeren in de marketingafdeling, omdat dat ‘meer klanten oplevert’, is het belangrijk om te weten om hoeveel extra klanten het gaat en wat deze financieel waard zijn. De derde stap is dan ook om je doelstelling en aangedragen oplossingen te kwantificeren in cijfers. Beantwoord in ieder geval de volgende vragen:

• Wat gaat de investering kosten? Denk hierbij niet alleen aan financiële uitgaven, maar bijvoorbeeld ook aan in te zetten mensen en middelen.
• Wat is de Return on Investment (ROI) van het project? Probeer zo specifiek mogelijk te zijn. Als je bijvoorbeeld overweegt om een hrm-systeem te implementeren, vraag dan aan de leverancier van het systeem wat hun gemiddelde ROI is.
• Wat is de terugverdientijd?
• Is er budget voor de investering of moet dit worden gecreëerd? Als het tweede het geval is, hoe ga je dit dan doen en wat voor invloed heeft dat op de organisatie?
• Welke KPI’s gaan we inzetten om de resultaten te meten

Tip: als je een business case maakt voor een complex en belangrijk project, kun je na deze stap mogelijk een soft launch organiseren. Je gaat dan met belanghebbenden om de tafel om te kijken of je op de juiste weg bent. Als in dit stadium blijkt dat de baten niet zullen opwegen tegen de kosten, kun je de case beter loslaten en een alternatief verzinnen.

4. Beschrijf de risico’s en maatregelen

Risicoanalyse is een belangrijk onderdeel van het besluitvormingsproces in projectmanagement, omdat risico’s de uitkomsten van projecten aanzienlijk kunnen beïnvloeden. Om jezelf goed voor te bereiden op vragen van kritische stakeholders en zeker te weten dat je plan de moeite waard is, is het belangrijk dat je de belangrijkste risico’s meeneemt in je business case. Beantwoord in ieder geval de volgende vragen:

• Wat zijn de voor de hand liggende risico’s van dit project?
• Waarom is het wel of niet verstandig om deze risico’s te nemen?
• Wegen de baten op tegen de kosten?
• Wat kan er worden gedaan om de risico’s te minimaliseren?

De beheersing van risico’s is vaak een onderbelicht onderdeel in business cases. Onthoud daarom dat projectrisico’s niet hetzelfde zijn als projectkosten.

4. Evalueer je business case

Nu je alle belangrijke gegevens hebt verzameld, is het tijd om je business case nog eens goed te evalueren. Verzamel de betrokken partijen en controleer samen of alle feiten kloppen. Uiteraard buig je je ook over de uitkomst van je casestudy. Ziet de prognose er goed uit of kunnen er met een paar kleine aanpassingen nog betere resultaten worden behaald?

Wanneer de business case door iedereen is goedgekeurd, schrijf je pas een samenvatting en aanbeveling.

5. Maak een presentatie

Nu je weet dat alle gegevens kloppen, is het tijd je business case te verwerken in een professioneel en aantrekkelijk ogend rapport. Het is belangrijk dat je aandacht besteedt aan zowel het taalgebruik als de vormgeving. Afhankelijk van de betrokken stakeholders aan wie je de business case gaat presenteren, kan het natuurlijk ook zijn dat je nog een visuele presentatie moet maken.

Onderschat dit onderdeel van het proces niet. Als je rapportage en bijbehorende presentatie er niet goed uitzien, geeft dat de boodschap af dat je ook aan de business case zelf weinig aandacht hebt geschonken.

Een business case blijft ook na de start van een project van belang om te toetsen of het project op de goede weg is en om bij te sturen indien nodig.

Business case voorbeeld

Hieronder vind je een (beknopt) voorbeeld van een business plan:

Businessimplementatie van een CRM-systeem

1. Achtergrond: onze organisatie streeft naar verbetering van klantinteracties en het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Het ontbreken van een geïntegreerd CRM-systeem belemmert momenteel onze capaciteit om klantgegevens efficiënt te beheren en te benutten.
2. Doelstelling: het implementeren van een CRM-systeem om de klantrelaties te versterken, de efficiëntie te vergroten en de winstgevendheid te verbeteren.
3. Scope: het CRM-systeem zal alle klantgerelateerde gegevens centraliseren, waaronder contactinformatie, aankoopgeschiedenis en communicatiegeschiedenis. Het zal ook integreren met bestaande bedrijfssystemen.
4. Baten:
   • Verbeterde klantenservice en tevredenheid.
   • Snellere afhandeling van klantverzoeken.
   • Verbetering van marketingstrategieën door beter zicht op doelgroep.
5. Kosten:
   • Aanschafkosten van het CRM-systeem: € 5000,-
   • Training van medewerkers: € 3500,-
   • Aanpassingen aan bestaande systemen: € 1500,-
6. Geschatte totale kosten: € 10.000,-
7. Risico’s:
   • Technische uitdagingen tijdens de implementatie kunnen de kosten opdrijven.
   • Noodzaak van personeelstraining kan leiden tot een tijdelijke vermindering van productiviteit op de afdeling klantbeheer.
8. Tijdlijn:
   • Fase 1. Afstemming met de CRM-leverancier: 2 weken
   • Fase 2. Aanpassingen en integratie: 5 weken
   • Fase 3. Personeelstraining: 3 weken
9. Return on Investment (ROI): prognose van 5% stijging in verkoop binnen het eerste jaar na implementatie, resulterend in een geschatte ROI van 200% over drie jaar.
10. Aanbeveling: aanbevolen wordt om het CRM-systeem te implementeren, gezien de potentiële voordelen en de strategische waarde voor de organisatie.

Overtuigende business cases laten een aanzienlijke verbetering zien die een voorgenomen project de investering de moeite waard maken. Een goed projectresultaat leidt niet alleen tot een verbetering van de huidige situatie, maar creëert ook een breder draagvlak voor een toekomstig projectplan.

Business case template

Ben je momenteel bezig met een business case voor het aannemen van nieuwe medewerkers? Dan is deze Indeed business case template mogelijk ook interessant voor je.