Wat is een afwezigheidsbericht?
Een afwezigheidsbericht wordt ook wel aangeduid met de Engelse term ‘out of office’. Het is een antwoord dat automatisch verstuurd wordt wanneer iemand je een e-mail stuurt, bijvoorbeeld wanneer je:
- op vakantie gaat
- vrij bent om persoonlijke redenen
- op zakenreis bent
- beurzen of congressen bezoekt
- je bedrijf gesloten is wegens feestdagen
- een personeelsdag viert
Het communiceren via e-mail biedt veel voordelen ten opzichte van reguliere brieven versturen, het gaat snel, kost weinig en is wereldwijd toegankelijk. Hier staat tegenover dat mensen ook snel een reactie verwachten op een verzonden e-mailbericht. Of het nu gaat om een verzoek om informatie, een ingediende klacht, een factuur of zakelijke correspondentie, niet of laat reageren kan vervelende gevolgen hebben. Door een automatisch afwezigheidsbericht in te stellen, kun je relaties informeren over je afwezigheid en ze eventueel in contact brengen met een vervanger.
Hoe schrijf je een afwezigheidsbericht?
In principe kun je volstaan met een standaard bericht, waarbij je de lezer informeert dat je de e-mail ontvangen hebt, maar daar niet direct op kunt reageren. Dit kan echter zeer onbevredigend zijn voor de persoon die contact met je wil leggen. Deze heeft tenslotte geen idee waarom je niet kunt reageren en wanneer er wel een antwoord verwacht kan worden. En zeker bij zaken die enige haast vereisen, laat je op deze manier je contact enigszins in de kou staan. Het is daarom zinvol om een afwezigheidsbericht op te stellen dat iets meer informatie verschaft aan de ontvanger en daarmee misverstanden voorkomt. Lees hieronder zeven voorbeelden van aangepaste afwezigheidsberichten.
1. Basismail bij afwezigheid
Een basismail kun je gebruiken wanneer je werkzaamheden niet worden overgenomen door collega’s en je geen spoedberichten van je contacten verwacht:
Onderwerp: afwezig
Dank je wel voor je e-mail. Momenteel ben ik afwezig/op vakantie en kan ik je e-mailbericht niet beantwoorden. Ik ben terug op [datum] en zal dan zo spoedig mogelijk contact opnemen.
Met deze basismail behoud je de mogelijkheid om je e-mails te checken tijdens je afwezigheid en zelf de keus te maken of en welke berichten je toch wil beantwoorden.
Lees ook: Onbeperkte vakantiedagen: waarom?
2. Bericht bij gedeeltelijke afwezigheid
Wanneer je op zakenreis bent, afwezig bent om persoonlijke redenen of simpelweg weinig op kantoor bent in een drukke periode, maar wel met enige regelmaat je berichten controleert, kun je de op de volgende manier een afwezigheidsbericht opstellen:
Onderwerp: Dank voor je geduld
Momenteel ben ik niet aanwezig op kantoor en heb ik beperkte toegang tot mijn e-mailberichten. Het kan daardoor iets langer duren dan normaal voor ik kan antwoorden. [Datum] ben ik weer terug. Dank voor je begrip.
Net als met de basismail, heb je nog steeds de keus op welke berichten je wel of niet direct reageert. Je loop wel het risico dat contacten beledigd kunnen zijn wanneer je hun berichten pas beantwoord als je weer terug bent op je werkplek.
Ook interessant:
3. Bericht voor het doorsturen bij dringende zaken
Is er een medewerker die dringende zaken kan behandelen tijdens je afwezigheid, dan is het natuurlijk goed om dit te vermelden in je afwezigheidsbericht, bijvoorbeeld zo:
Onderwerp: Afwezig tot [datum]
Ik ben afwezig tot [datum] en kan tot die tijd je berichten niet beantwoorden. Voor dingende zaken kun je contact opnemen met mijn collega [naam] via [e-mailadres] of ons kantoor bellen op [telefoonnummer bedrijf]. Alle andere berichten beantwoord ik zo snel mogelijk bij mijn terugkeer.
Ook interessant:
4. Langdurige afwezigheid
Bij ziekte, een sabbatical, zwangerschapsverlof of een andere reden voor wat langere afwezigheid, is er waarschijnlijk een vervanger aangesteld die automatisch je berichten doorgestuurd krijgt. Toch is het netjes om je contactpersonen hiervan op de hoogte te stellen:
Onderwerp: ik ben momenteel met verlof tot [datum]
Dank je wel voor je e-mailbericht. Momenteel ben ik met verlof en zal naar verwachting weer terug zijn op [datum]. Tot die tijd worden mijn berichten automatisch doorgestuurd naar mijn vervanger [naam]. [Naam] zal zo snel mogelijk reageren op je bericht. Heb je intussen andere vragen, neem dan telefonisch contact op met ons bedrijf via [telefoonnummer].
Soms kunnen of mogen e-mails niet automatisch doorgestuurd worden, bijvoorbeeld bij privacygevoelige bijlagen. Vermeld dit dan vooral in je bericht en geef aan hoe je contactpersoon verder geholpen kan worden, bijvoorbeeld door het e-mailadres van een collega of het telefoonnummer van het bedrijf te vermelden.
Ook interessant: Hoe kun je als werkgever ziekteverzuim verlagen?
5. Commercieel bericht
Binnen een bedrijf met meerdere medewerkers kan het zinvol zijn om je relatie diverse opties te geven, wanneer je zelf afwezig bent. Je kunt bijvoorbeeld een onderscheid maken tussen vragen over facturen, bestellingen of algemene vragen:
Onderwerp: Ik ben afwezig, maar mijn collega’s helpen je graag verder
Dank je wel voor je bericht. Ik ben afwezig tot [datum], maar je bericht is belangrijk voor ons. Voel je daarom vrij om contact op te nemen met een van mijn collega’s:
[Naam] voor vragen over facturen [e-mailadres]
[Naam] voor vragen over bestellingen [e-mailadres]
[Naam] voor overige vragen [e-mailadres]
Natuurlijk kun je ook terecht op onze [website] voor meer informatie. Graag heb ik weer contact zodra ik terug ben op kantoor.
Lees ook: Wat is klantenbinding en waarom is het belangrijk?
6. Afwezigheidsbericht: bedrijf gesloten
Het komt ook voor dat je bedrijf gesloten is wegens een personeelsdag, onvoorziene omstandigheden of tijdens feestdagen. Ook dan is het goed om een afwezigheidsbericht te versturen om je relaties hiervan op de hoogte te stellen. Een voorbeeld:
Onderwerp: Wij zijn gesloten tot [datum]
Dank je wel voor je bericht. In verband met de feestdagen is ons bedrijf gesloten van 24 december tot 2 januari. Wij helpen je graag weer verder in het nieuwe jaar. Natuurlijk kun je in de tussentijd terecht op onze [website] voor meer informatie of volg ons via [sociale media] of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.
Hele fijne feestdagen!
7. Intern afwezigheidsbericht
Zeker binnen wat grotere organisaties, is niet altijd iedereen op de hoogte van de afwezigheid van collega’s. Ook dan kan het dus zinvol zijn om dit via een automatisch antwoord te laten weten en een eventuele vervanger te benoemen. Bijvoorbeeld op deze manier:
Onderwerp: Afwezig tot [datum]
Beste collega, in verband met [reden afwezigheid] ben ik afwezig tot [datum]. Tot die tijd zal [naam] mijn taken overnemen en zo snel mogelijk reageren op je automatisch doorgestuurde e-mail. Wil je liever direct contact opnemen met [naam], dan kan dat via [e-mailadres]. Ik neem na mijn terugkeer zo snel mogelijk contact met je op.
Lees ook: 7 manieren om de interne communicatie te verbeteren
Wel en niet doen in een afwezigheidsbericht
Hoewel afwezigheidsberichten vooral zakelijk gebruikt worden, bevatten ze toch een persoonlijke boodschap aan je contactpersoon. Het is dan ook belangrijk om je bericht aan te passen aan het soort ontvanger en de gebruikelijke tone of voice van het bedrijf. Bij formeel zakelijk verkeer kies je liever voor ‘u’ als aanspreektitel, terwijl ‘je’ prima is voor intern e-mailverkeer of een wat minder formele omgang met je contactpersonen. Belangrijk is in ieder geval dat de volgende zaken in je bericht vermeld worden:
- Een afwezigheidsmelding in de onderwerpregel.
- Eventueel de reden voor je afwezigheid (dit is niet verplicht).
- Hoelang je afwezig zult zijn.
- Of je wel je e-mails leest en eventuele spoedzaken gaat beantwoorden.
- Bij wie je contactpersoon terechtkan gedurende je afwezigheid.
Als je over een digitale handtekening beschikt, kun je deze gebruiken om je bericht mee af te sluiten. Er zijn ook bepaalde dingen die je beter kunt vermijden in een afwezigheidsbericht, namelijk de volgende:
- Persoonlijke gegevens, zoals een e-mailadres of telefoonnummer voor privégebruik.
- De details van je verlof (zeg liever gewoon vakantie dan hoe je deze vakantie gaat invullen).
- Grammaticale en spelfouten.
- Een specifiek moment waarop je vervanger zal reageren op de e-mail.
- Een precies tijdstip wanneer je zelf gaat reageren bij je terugkomst.
Hoe maak je een afwezigheidsbericht?
De meeste e-mailproviders of e-mailprogramma’s beschikken over een functie ‘automatisch beantwoorden’. Deze functie vind je vaak via het instellingenmenu. Binnen de functie kun je het onderwerp van je bericht invullen, de datum en tijd waarop de functie aan moet staan en het bericht typen dat je wil versturen. Wanneer je de functie niet kunt vinden, is het handig om de helpfunctie te raadplegen of advies te vragen aan een ICT-medewerker of je provider.
E-mailbeleid binnen je onderneming
Om het imago, de uitstraling en de professionaliteit binnen je bedrijf te bewaken, kan het zinvol zijn om een e-mailbeleid op te stellen en dit toe te voegen aan in de gedragscode voor medewerkers. Zo kun je ervoor zorgen dat werknemers weten in welke situaties een afwezigheidsbericht gewenst is, waar dit bericht aan moet voldoen en hoe ze deze kunnen instellen. Je kunt eventueel wat standaardteksten beschikbaar stellen, waar de medewerker zelf de benodigde gegevens aan toevoegt.
Ook interessant: De missie en visie van je bedrijf bepalen
Afwezigheidsmail? Doen!
Ieder mens is weleens ziek, op vakantie of om andere reden niet in staat voortdurend druk te zijn met de inbox. Je klanten en zakelijke relaties snappen dit ook. Maar om misverstanden te voorkomen, is het eigenlijk altijd een goed idee om je e-mails automatisch te beantwoorden wanneer je dat zelf even niet kan of wil doen. Het geeft je de mogelijkheid om verwachtingen te beheren en je contactpersoon te laten zien dat je respect hebt voor diens behoefte. Probeer, als dit mogelijk is, een alternatief te bieden voor dringende zaken. Zo behoud je niet alleen een goede relatie met je klanten, maar kun je zelf ontspannen genieten van je vrije tijd.
Templates voor een afwezigheidsbericht in PDF en Word
Gebruik deze templates om afwezigheidsberichten te maken waarmee je mensen effectief laat weten dat je niet aan het werk bent en mogelijk traag reageert.
*Indeed biedt deze voorbeelden als hulpmiddel voor de gebruikers van deze site. We zijn geen HR- of juridisch adviseur en deze documenten vertegenwoordigen geen van alle de huidige arbeidswetgeving.
