Wat is een out-of-officebericht?

Een afwezigheidsbericht wordt ook wel aangeduid met de Engelse term ‘out of office’. Het is een antwoord dat automatisch verstuurd wordt wanneer iemand je een e-mail stuurt, bijvoorbeeld wanneer je:

• op vakantie gaat
• vrij bent om persoonlijke redenen
• op zakenreis bent
• beurzen of congressen bezoekt
• je bedrijf gesloten is wegens feestdagen
• een personeelsdag viert

Het afwezigheidsbericht wordt automatisch verzonden als reactie op elke inkomende e-mail.

Communiceren via e-mail gaat snel, kost weinig en is wereldwijd toegankelijk. Hier staat tegenover dat mensen ook snel een reactie verwachten op hun bericht. Of het nu gaat om een verzoek om informatie, een ingediende klacht of een factuur; te laat reageren kan vervelende gevolgen hebben. Een automatisch antwoord schept duidelijkheid.

Hoe en waarom schrijf je een afwezigheidsbericht?

In principe kun je volstaan met een standaardbericht, waarbij je de lezer informeert dat je de e-mail ontvangen hebt, maar daar niet direct op kunt reageren. Dit kan echter vervelend zijn voor de persoon die contact met je wil leggen. Deze heeft tenslotte geen idee waarom je niet kunt reageren en wanneer er wel een antwoord verwacht kan worden.

Zeker bij zaken die dringend zijn, laat je op deze manier je contact enigszins in de kou staan. Het is daarom verstandig om een afwezigheidsbericht op te stellen dat iets meer informatie bevat. Vermijd echter zeer specifieke details over reactietijden, omdat dit verwachtingen kan scheppen die je misschien niet waar kunt maken.

De belangrijkste elementen van een afwezigheidsbericht zijn de reden van afwezigheid, de duur van de afwezigheid en eventuele alternatieve contactmogelijkheden. Zorg ervoor dat deze informatie direct zichtbaar is, zodat de ontvanger snel begrijpt wat hij of zij kan verwachten.

Lees hieronder zeven voorbeelden van aangepaste afwezigheidsberichten.

1. Afwezigheidsbericht voorbeeld basis e-mail

Een basismail kun je gebruiken wanneer je werkzaamheden niet worden overgenomen door collega’s en je geen spoedberichten van je contacten verwacht:

Onderwerp: Afwezig

Beste lezer,

Dank je wel voor je e-mail. Momenteel ben ik afwezig/op vakantie en kan ik je e-mailbericht niet beantwoorden. Ik ben terug op [datum] en zal dan zo spoedig mogelijk contact opnemen.

Met deze basismail behoud je de mogelijkheid om je e-mails te checken tijdens je afwezigheid en zelf de keus te maken of en welke berichten je toch wil beantwoorden.

2. Bericht bij gedeeltelijke afwezigheid

Wanneer je op zakenreis bent, afwezig bent om persoonlijke redenen of simpelweg weinig op kantoor bent in een drukke periode, maar wel met enige regelmaat je berichten controleert, kun je op de volgende manier een afwezigheidsbericht opstellen:

Onderwerp: Beperkte bereikbaarheid

Momenteel ben ik niet aanwezig op kantoor en heb ik beperkte toegang tot mijn e-mailberichten. Het kan daardoor iets langer duren dan normaal voor ik kan antwoorden. Op [datum] ben ik weer terug. Dank voor je begrip.

Net als met de basismail heb je nog steeds de keus op welke berichten je wel of niet direct reageert. Je loopt wel het risico dat contacten beledigd kunnen zijn wanneer je hun berichten pas beantwoordt als je weer terug bent op je werkplek.

3. Bericht voor het doorsturen bij dringende zaken

Is er iemand die dringende zaken kan behandelen tijdens je afwezigheid, dan is het natuurlijk goed om dit te vermelden in je afwezigheidsbericht:

Ik ben afwezig tot [datum] en kan tot die tijd je berichten niet beantwoorden. Voor dringende vragen of zaken kunt u contact opnemen met mijn collega [naam collega] via [e-mailadres collega] of telefonisch via [telefoonnummer bedrijf]. Alle andere berichten beantwoord ik zo snel mogelijk bij mijn terugkeer.

[Je naam]

4. Langdurig afwezig vanwege ziekte, zwangerschapsverlof of vakantie

Bij ziekte, een sabbatical, zwangerschapsverlof of een andere reden voor wat langere afwezigheid, is er waarschijnlijk een vervanger aangesteld die automatisch je berichten doorgestuurd krijgt. Toch is het netjes om je contactpersonen hiervan op de hoogte te stellen:

Onderwerp: Afwezig vanwege ziekte/sabbatical/zwangerschapsverlof tot [datum beantwoorden]

Momenteel ben ik afwezig vanwege [reden] en ik zal naar verwachting weer e-mails beantwoorden vanaf [datum beantwoorden]. Tot die tijd worden mijn berichten automatisch doorgestuurd naar mijn vervanger [naam]. [Naam] zal zo snel mogelijk reageren op je bericht. Heb je dringend hulp nodig, dan kun je gebruikmaken van alternatieve contactgegevens. Neem telefonisch contact op met ons bedrijf via [telefoonnummer] of mail naar [e-mailadres].

Let op: om privacy te waarborgen, deel ik geen persoonlijke details in dit automatische antwoord.

Soms kunnen of mogen e-mails niet automatisch doorgestuurd worden, bijvoorbeeld bij privacygevoelige bijlagen. Vermeld dit dan in je bericht en geef aan hoe je contactpersoon verder geholpen kan worden, bijvoorbeeld door het e-mailadres van een collega of het telefoonnummer van het bedrijf te vermelden. Zo zorg je ervoor dat de productiviteit op het werk niet wordt verstoord.

5. Commercieel bericht

Binnen een bedrijf met meerdere medewerkers kan het zinvol zijn om je relaties meerdere opties te geven wanneer je afwezig bent. Je kunt bijvoorbeeld een onderscheid maken tussen vragen over facturen, bestellingen of algemene vragen:

Onderwerp: Ik ben afwezig, maar mijn collega’s helpen je graag verder

Dank je wel voor je bericht. Ik ben afwezig tot [datum], maar je bericht is belangrijk voor ons. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met de onderstaande contactpersonen. Zij staan klaar om je te helpen tijdens mijn afwezigheid:

[Naam contactpersoon Facturen] voor vragen over facturen [e-mailadres]

[Naam contactpersoon Bestellingen] voor vragen over bestellingen [e-mailadres]

[Naam contactpersoon Overige] voor overige vragen [e-mailadres]

Natuurlijk kun je ook terecht op onze [website] voor meer informatie of telefonisch contact opnemen via [telefoonnummer bedrijf]. Graag heb ik weer contact zodra ik terug ben op kantoor.

Met een vriendelijke afsluiting en een vriendelijke groet,

[Jouw naam]

6. Afwezigheidsbericht: bedrijf gesloten

Het komt ook voor dat je bedrijf gesloten is wegens een personeelsdag, onvoorziene omstandigheden of tijdens de feestdagen. Ook dan is het goed om een afwezigheidsbericht te versturen om je relaties hiervan op de hoogte te stellen.

Het onderstaande voorbeeld is een office reply die automatisch wordt verzonden tijdens de bedrijfssluiting:

Onderwerp: Wij zijn gesloten tot [datum]

Dank je wel voor je bericht. In verband met de feestdagen is ons bedrijf momenteel gesloten van 24 december tot 2 januari. Wij helpen je graag weer verder in het nieuwe jaar. Natuurlijk kun je in de tussentijd terecht op onze [website] voor meer informatie of volg ons via [sociale media] of schrijf je in voor onze nieuwsbrief.

Hele fijne feestdagen!

7. Intern afwezigheidsbericht of niet langer werkzaam

Zeker binnen wat grotere organisaties is niet altijd iedereen op de hoogte van de afwezigheid van collega’s. Om de interne communicatie te stroomlijnen, kan het ook dan zinvol zijn om dit via een automatisch antwoord te laten weten en een eventuele vervanger te benoemen. Bijvoorbeeld op deze manier:

Onderwerp: Afwezig tot [datum]

Beste collega, bedankt voor je bericht. In verband met [reden afwezigheid] ben ik niet bereikbaar tot [datum]. Gedurende deze periode kun je voor dringende zaken contact opnemen met mijn vervanger [naam], bereikbaar via [e-mailadres]. Zodra ik terug ben, stuur ik je een persoonlijk bericht en sta ik natuurlijk ook weer open voor echte ontmoetingen.

[Je naam]

Of:

Onderwerp: Vervanging vanaf [datum]

Beste collega’s, vanaf [datum] is [naam] niet langer werkzaam bij [naam organisatie]. De taken zullen overgenomen worden door [naam vervanger]. Deze is bereikbaar via [e-mailadres].

[Naam directeur, manager of hr-medewerker]

Wel en niet doen in een afwezigheidsbericht

Hoewel afwezigheidsberichten vooral zakelijk gebruikt worden, bevatten ze toch een persoonlijke boodschap aan je contactpersoon. Het is daarom belangrijk om je bericht aan te passen aan het soort ontvanger en de tone of voice van het bedrijf.

Bij formeel zakelijk verkeer kies je liever voor ‘u’ als aanspreektitel, terwijl ‘je’ geschikter is voor wat minder formele omgang met je contactpersonen. Noem in ieder geval:

• Een afwezigheidsmelding in de onderwerpregel
• Eventueel de reden voor je afwezigheid (dit is niet verplicht)
• Hoelang je afwezig zult zijn
• Of je je e-mails direct kunt beantwoorden of dat dit niet mogelijk is tijdens je afwezigheid.
• Of je wel je e-mails leest en eventuele spoedzaken gaat beantwoorden
• Bij wie je contactpersoon terechtkan gedurende je afwezigheid

Vermeld in je bericht ook dat je na terugkomst zo snel mogelijk zult reageren op ontvangen berichten.

Als je over een digitale handtekening beschikt, kun je deze gebruiken om je bericht mee af te sluiten. Er zijn ook bepaalde dingen die je beter kunt vermijden in een afwezigheidsbericht, namelijk de volgende:

• Persoonlijke details of persoonlijke gegevens, zoals een e-mailadres of telefoonnummer voor privégebruik
• De details van je verlof (zeg liever vakantie dan hoe je deze vakantie gaat invullen)
• Grammaticale en spelfouten
• Een specifiek moment waarop je vervanger zal reageren op de e-mail
• Een precies tijdstip wanneer je zelf gaat reageren bij je terugkomst

Hoe stel je een automatisch antwoord in?

In je e-mailprogramma kun je eenvoudig een out-of-officebericht instellen, zodat er automatisch een antwoord wordt verstuurd tijdens je afwezigheid. Deze functie vind je vaak via het instellingenmenu. Binnen de functie kun je het onderwerp van je bericht invullen, de datum en tijd waarop de functie aan moet staan en het bericht typen dat je wil versturen.

In Outlook kun je bijvoorbeeld een afwezigheidsassistent instellen om automatisch antwoorden te verzenden tijdens je afwezigheid. Wanneer je de functie niet kunt vinden, is het handig om de helpfunctie te raadplegen of advies te vragen aan een ICT-medewerker.

E-mailbeleid binnen je bedrijf

Om het imago, de uitstraling en de professionaliteit binnen je bedrijf te bewaken, kan het verstandig zijn om een e-mailbeleid toe te voegen aan de gedragscode voor medewerkers. Zo kun je ervoor zorgen dat werknemers weten in welke situaties een afwezigheidsbericht gewenst is, waar dit bericht aan moet voldoen en hoe ze deze kunnen instellen.

Je kunt eventueel wat standaardteksten beschikbaar stellen, waar de medewerker zelf de benodigde gegevens aan toevoegt.

Templates voor een afwezigheidsbericht in pdf en Word

Gebruik deze templates om afwezigheidsberichten te maken waarmee je mensen laat weten dat je niet aan het werk bent en mogelijk niet reageert.

Voorbeeld 1:
Aanhef: Beste mailer,
Bedankt voor je bericht. Ik ben momenteel afwezig tot [datum]. Voor dringende zaken kun je contact opnemen met mijn collega. Hartelijk dank voor je begrip.
Afsluiting: Met vriendelijke groet, [naam]

Voorbeeld 2:
Aanhef: Beste relatie,
Ik ben met vakantie tot [datum] en heb beperkte toegang tot mijn e-mail. Voor urgente vragen kun je terecht bij [contactpersoon]. Hartelijk dank voor je bericht.
Afsluiting sluit: Met vriendelijke groet, [naam]

Je klanten en andere zakelijke relaties begrijpen dat je niet altijd in staat bent je inbox te monitoren, om welke reden dan ook. Maar om misverstanden te voorkomen, is het eigenlijk altijd een goed idee om je e-mails automatisch te beantwoorden. Zo behoud je niet alleen een goede relatie met je klanten, maar kun je zelf ontspannen genieten van je vrije tijd.