Wat is een functieprofiel?

In een functieprofiel beschrijf je meer dan de uit te voeren taken die horen bij een specifieke functie. Het functieprofiel beschrijft wat de kern van de functie is en wat er van de nieuwe werknemer wordt verwacht. Daarnaast bevat het de benodigde competenties, vaardigheden en kwalificaties van de ideale kandidaat. Dit is het meer op de persoon gerichte deel van een functieprofiel.

Er is ook een organisatorisch deel van een functieprofiel. Hier beschrijf je hoe de functie en de bijbehorende verantwoordelijkheden aansluiten op de rest van de organisatie. De arbeidsvoorwaarden en het type dienstverband dat gekoppeld is aan de taken zijn hier ook onderdeel van.

Het is belangrijk om het verschil te kennen tussen een functieprofiel en een functieomschrijving. Een functieomschrijving is een taakgerichte beschrijving van de dagelijkse werkzaamheden, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen een rol, terwijl in het functieprofiel daarnaast de vereiste competenties, vaardigheden en organisatorische aspecten van de nieuwe medewerker worden opgenomen.

Waarom zou je een functieprofiel opstellen?

Er zijn verschillende redenen en situaties waarin het handig is om een functieprofiel op te stellen, zowel voor jezelf en je organisatie als voor de potentiële nieuwe werknemer. De belangrijkste voordelen zijn:

• Een functieprofiel maakt het sollicitatieproces efficiënter en doelgerichter.
• Het opstellen van een functieprofiel helpt miscommunicatie tijdens het sollicitatieproces te voorkomen.
• Een functieprofiel kan gebruikt worden voor beoordelingsgesprekken en functioneringsgesprekken.

Ten eerste helpt een functieprofiel je organisatie om te verwoorden welk type kandidaat in de functierol past. Wanneer er een positie vrijkomt, kun je dit moment goed gebruiken om de behoeften voor de invulling ervan in kaart te brengen. Met een functieprofiel kost het minder tijd om een goede kandidaat voor de functie te selecteren, omdat je precies weet wat je zoekt.

Daarbij bespaart het opstellen van een functieprofiel de organisatie ook geld door zoveel mogelijk te voorkomen dat je een kandidaat aanneemt die naderhand niet in het bedrijf past of het werk niet aan kan. Een goed functieprofiel helpt sollicitanten en potentiële kandidaten om te bepalen of zij geschikt zijn voor de functie.

Het dient ook als basis voor het opstellen van een goede vacaturetekst voor de functie, doordat het profiel de behoeften van de organisatie op een bepaald gebied verduidelijkt.

De juiste kandidaat vinden met een goed functieprofiel

Je weet nu waarom het handig is om functieprofielen op te stellen voor je bedrijf of organisatie. Maar wat beschrijf je precies wanneer je aan de slag gaat met het opstellen van een functieprofiel? Een functieprofiel bestaat in elk geval uit de volgende onderdelen:

• Functietitel
• Taken
• Kwalificaties
• Sociale competenties
• Soft skills
• Primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden
• Positie in de organisatie

Functietitel

Het perfecte functieprofiel begint met een goed gekozen functietitel. Dat lijkt voor de hand liggend, maar het wordt weleens over het hoofd gezien in een poging om origineel te zijn. Je bereikt niet alleen meer werkzoekenden met een goede functietitel, maar vergroot ook je kans op het aanspreken van de juiste mogelijke kandidaten.

Daarnaast is een goed gekozen functietitel een weerspiegeling van de positie die deze werknemer in de organisatie gaat bekleden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan toevoegingen zoals junior, senior, medewerker, adviseur of manager.

Taken en doel van de functie

Na de titel volgt een zo uitgebreid mogelijke taakomschrijving. Hierin beschrijf je alle taken van de functie in wat meer detail. Ook bevat een goede vacaturetekst een duidelijke omschrijving van de verantwoordelijkheden die bij de rol komen kijken.

Kwalificaties

Een belangrijk onderdeel van een duidelijk functieprofiel is natuurlijk een omschrijving van de gewenste kwalificaties. Dit zijn bijvoorbeeld opleidingen, behaalde certificaten en de minimale werkervaring. Het is hierbij goed om te vermelden wat harde eisen zijn om in aanmerking te komen voor de baan, bijvoorbeeld een afgeronde hbo-opleiding of een rijvaardigheidsbewijs.

Sociale competenties

Natuurlijk staat een functie nooit op zichzelf en is deze onderdeel van een organisatie met een cultuur en historie. Het is dus van belang om in het functieprofiel ook op te nemen wat voor persoon het beste zal passen in het team en bij de bedrijfscultuur. Voor een managementfunctie kun je bijvoorbeeld benoemen welke leiderschapsstijl bij de functie past.

Gewenste vaardigheden

Op basis van de taken en verantwoordelijkheden die horen bij een bepaalde functie, kun je goed inschatten welke vaardigheden nodig zijn om het werk goed uit te voeren. Vaak is dit een combinatie van hard- en softskills, bijvoorbeeld technisch inzicht en sterke communicatieve vaardigheden.

Arbeidsvoorwaarden

Een functieprofiel bevat ook een omschrijving van de arbeidsvoorwaarden, zoals informatie over het salaris, of het om een vast of tijdelijk contract gaat en of het een fulltime of parttime functie betreft. Ook leuke extra’s zijn het benoemen waard, bijvoorbeeld een laptop van de zaak of een prettige bonusregeling. Daarnaast kun je belangrijke zaken vermelden die in een eventuele cao staan.

Positie in de organisatie

Op het moment dat je vaststelt welke arbeidsvoorwaarden bij de functie horen, is vaak ook duidelijk op welk niveau binnen de organisatie die functie valt. Het samenspel van bevoegdheden en verantwoordelijkheden en arbeidscompensatie geeft een goed beeld van waar in de hiërarchie van de organisatie de functie thuishoort.

Het perfecte functieprofiel

Duidelijk taalgebruik en het vermijden van jargon zijn onmisbaar voor begrijpelijke functieprofielen. De bedrijfscultuur moet duidelijk worden beschreven in het functieprofiel om kandidaten inzicht te geven in de werkomgeving. Vermijd zaken als leeftijd, seksuele geaardheid en religie, zowel in het functieprofiel als in de vacature.

Functieprofiel voorbeeld

Om je op weg te helpen bij het opstellen van een functieprofiel staat hieronder een fictief functieprofiel. Hier kun je geen rechten aan ontlenen. Het is slechts een richtlijn om je wat ideeën te geven.

Functietitel

Webbeheerder Wavewood Technologie

Taken

De webbeheerder is verantwoordelijk voor alle online communicatie van Wavewood Technologie. Hieronder vallen:

• De website
• Het intranet
• De online nieuwsbrief
• De blogartikelen (o.a. op de website gepubliceerd)
• De sociale media-accounts: Twitter, LinkedIn, Facebook, Instagram

De webbeheerder is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de website, de online gepubliceerde informatie over de organisatie, het ontwerp en de inrichting en zoekmachineoptimalisatie. Daarnaast is de webbeheerder ook verantwoordelijk voor de publicatie van de nieuwsbrief en de administratie van de ontvangers hiervan.

De organisatie heeft een blog waar nieuw onderzoek en trends worden belicht. De webbeheerder zorgt ervoor dat er regelmatig nieuwe artikelen worden gepubliceerd. Via de socialemediakanalen houdt de organisatie zicht op haar doelgroep en vakgenoten. De webbeheerder zorgt ervoor dat de organisatie op de hoogte blijft van wat er binnen die groepen leeft en dat er een constante interactie is.

Kwalificaties

De webbeheerder heeft minimaal een hbo-diploma op het gebied van media en communicatie, met een sterke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en schrift. Een sterke affiniteit met online communicatie en het gebruik van sociale media is ook essentieel. De webbeheerder heeft bij voorkeur al enige relevante ervaring.

Persoonseigenschappen

Wavewood Technologie heeft een sterke creatieve cultuur en we geloven in het belang van diversiteit. Daarom moedigen we onze medewerkers aan om hun creativiteit te gebruiken en te ontwikkelen. Dit is dan ook een van de eigenschappen waarop we selecteren bij het aantrekken van nieuwe of promoveren van bestaande teamleden.

Om de online communicatie van de organisatie relevant en innovatief te houden, is ook een mate van nieuwsgierigheid nodig. Een gedisciplineerde ‘first adopter’-mentaliteit is hierbij zeker op zijn plek.

Soft skills

De belangrijkste ‘soft skill’ voor deze functie is het vermogen om helder te communiceren. Daarnaast is een hoge mate van organisatievermogen ook belangrijk in deze functie. De webbeheerder is verantwoordelijk voor een groot aantal communicatiekanalen. De functie vraagt om een kandidaat die ervoor zorgt dat de uitingen van de organisatie voldoen aan de huisstijl en het zorgvuldig opgebouwde imago beschermen en ondersteunen.

Arbeidsvoorwaarden

Deze functie valt in schaal 7 van de cao Technologie. Afhankelijk van kennis en ervaring verdient de webbeheerder een bruto maandsalaris tussen de € 2.800 en € 3.800 bij een fulltime dienstverband. Aanvullend ontvangt de medewerker 30 vakantiedagen per jaar. De webbeheerder kan rekenen op een jaarlijks studiebudget van € 1.100.

Een goede werk-privébalans vinden we ook belangrijk, daarom is het mogelijk om deels vanuit huis te werken. De webbeheerder ontvangt daarvoor een telefoon en laptop in bruikleen.

Positie in de organisatie

De webbeheerder zit in het team van de marketingmanager en is verantwoordelijk voor het aansturen van de webredactie. In de webredactie zitten verder nog een webdesigner/grafisch ontwerper, een redacteur en een communicatiemedewerker.

Start met het schrijven van een goede vacaturetekst en baseer je functieomschrijving op je opgestelde functieprofiel. Zo filter je effectief kandidaten voor verschillende functies en vind je de juiste persoon voor je bedrijf.

Opstellen van een functieprofiel

Het is belangrijk om te weten wat voor medewerkers je organisatie nodig heeft en welke verantwoordelijkheden bij elke functie horen. Gebruik het voorbeeld om een functieprofiel op te stellen waarin je dit duidelijk beschrijft.