Wat is een open sollicitatie?
Een open sollicitatie is een sollicitatie die binnenkomt zonder dat je een functie hebt opengesteld. De sollicitant neemt zelf initiatief en stuurt een motivatiebrief en cv in de hoop op een toekomstige kans. Hoewel deze sollicitaties onverwacht zijn, kunnen ze je helpen om talent vroegtijdig te spotten en kandidaten te vinden die specifiek in je organisatie geïnteresseerd zijn.
De voordelen van een open sollicitatie
Een open sollicitatie kan voor jou als werkgever verrassend positief uitpakken:
- Je krijgt gemotiveerde kandidaten zonder wervingskosten of -campagnes.
- De sollicitant toont initiatief en is gemotiveerd om voor jouw organisatie te werken.
- Je bouwt een waardevolle talentenpool op voor toekomstige vacatures.
- Er is minder druk: je kunt reageren in je eigen tempo, zonder sollicitatieprocedure.
- Het toont hoe aantrekkelijk jouw organisatie is, zelfs zonder actieve werving.
De nadelen van een open sollicitatie
Natuurlijk zijn er ook nadelen aan deze sollicitaties:
- Het kost tijd om alle open sollicitaties te beoordelen.
- De kandidaat weet niet precies wat je zoekt, waardoor er sneller mismatches ontstaan.
- Niet reageren kan je employer brand schaden.
- Sollicitaties kunnen algemeen of minder goed onderbouwd zijn.
De juiste contactpersoon vindbaar maken
Als sollicitanten moeite doen om hun brief bij de juiste persoon te krijgen, vergroot dit hun kans op succes. Als werkgever kun je hen helpen door op je website duidelijk aan te geven waar open sollicitaties naartoe mogen. Ontvang je regelmatig zulke sollicitaties? Overweeg dan een speciaal e-mailadres of een apart formulier aan te maken op je ‘Werken bij’-pagina.
Stappenplan: zo ga je goed om met een open sollicitatie
- Neem de tijd voor een snelle beoordeling
Ook al staat er geen vacature open, neem een paar minuten de tijd om te kijken of het profiel potentieel heeft. Houd de brief en het cv naast je toekomstplannen: komt er binnenkort uitbreiding aan of is er personeelsverloop te verwachten? - Reageer altijd, ook bij een afwijzing
Een korte reactie maakt al het verschil, ook bij een afwijzing. Dat kan met een standaardmail zoals:
Beste sollicitant, bedankt voor je open sollicitatie. Op dit moment hebben we geen passende functie beschikbaar, maar we bewaren je gegevens graag. Mocht er iets vrijkomen, dan nemen we contact met je op. Succes gewenst in je zoektocht!
Je kunt dit instellen als automatische reactie in je mailbox om tijd te besparen en sneller te reageren. Kandidaten horen liever ‘nee’ dan helemaal niets.
- Ben je enthousiast? Plan een kennismakingsgesprek
Is het profiel interessant? Bel dan even op voor een korte kennismaking. Let op signalen als:
- Waarom solliciteert iemand juist bij jouw organisatie?
- Heeft de persoon zich goed ingelezen?
- Kan de kandidaat duidelijk maken wat zijn of haar toegevoegde waarde is?
Blijf tijdens dit gesprek neutraal en schep geen verwachtingen. Zie het als een verkennend gesprek en zorg ervoor dat de kandidaat dit ook begrijpt.
- Evalueer of een vervolggesprek zinvol is
Stel jezelf (en eventueel collega’s) de volgende vragen:
Verwachten we binnenkort vacatures?
Past deze kandidaat bij onze missie en het team?
Zou deze persoon zich binnen een jaar terugverdienen?
Kunnen we deze kans laten lopen, of niet?
- Geen ruimte, maar toch enthousiast? Blijf in contact
Maak een connectie via zakelijke social media of plan een informele koffie-afspraak. Houd contact en tip de kandidaat bij een toekomstige kans. Zo blijft het lijntje warm en voorkom je dat talent naar de concurrent vertrekt.
Waarom hoge eisen stellen bij open sollicitaties?
Omdat er geen functie openstaat, moet een open sollicitant echt overtuigen. Let daarom bij een open sollicitatie altijd op het volgende:
- Is de sollicitatie toegespitst op jouw organisatie?
- Is er onderzoek gedaan naar je bedrijf en werkzaamheden?
- Zijn het cv en de brief professioneel opgesteld?
- Is er sprake van oprechte motivatie?
Gebruik deze inzichten om onderscheid te maken tussen toevalstreffers en topkandidaten.
Veelgestelde vragen over open sollicitaties
Moet ik elke open sollicitatie persoonlijk beantwoorden?
Het is wel zo netjes om elke open sollicitatie persoonlijk te beantwoorden. Dit laat zien dat je de moeite van de sollicitant waardeert en draagt bij aan een positief werkgeversimago. Als je veel open sollicitaties ontvangt, kun je een korte standaardreactie of automatische reply opstellen.
Hoe weet ik of de sollicitant serieus geïnteresseerd is?
Let op gepersonaliseerde details, kennis van je organisatie en gerichte motivatie. Een serieuze sollicitant stemt de sollicitatiebrief af op jouw bedrijf en kan duidelijk uitleggen wat er aantrekkelijk is aan je organisatie.
Mag ik een open sollicitatie bewaren?
Ja, maar alleen als je voldoet aan de AVG-wetgeving. Vraag bij voorkeur expliciete toestemming om gegevens te bewaren.
Wat als ik twijfels heb over een kandidaat?
Plan een kort telefonisch gesprek van 15 minuten. Vaak wordt dan snel duidelijk of er een klik is. Wees wel duidelijk dat het slechts een kennismakingsgesprek is en geen sollicitatiegesprek.
Open sollicitatie: accepteren of niet?
Of je een open sollicitatie wel of niet accepteert, hangt af van twee factoren: de ruimte binnen je organisatie en de kwaliteiten van de kandidaat. Soms komt er onverwachts een sollicitatie binnen van iemand met een profiel dat perfect past bij je bedrijf. Zelfs als je geen openstaande vacature hebt, kan het dan slim zijn om het gesprek aan te gaan. Een kennismaking kost weinig moeite en levert mogelijk een waardevolle collega op voor nu of later.
Is er op dit moment geen plek, maar zie je potentieel? Dan kun je het contact warm houden via bijvoorbeeld zakelijke socialmediakanalen. Zo houd je interessante kandidaten in beeld voor de toekomst. Blijkt iemand toch niet te passen? Dan kun je eenvoudig en netjes afwijzen via een vooraf opgestelde of automatische mail.
Door vooraf duidelijke criteria op te stellen voor hoe je met open sollicitaties omgaat, bespaar je tijd en zorg je ervoor dat je altijd professioneel handelt, of je iemand nu aanneemt of niet.
