Wat is een welkomstmail voor nieuwe medewerkers?
Een welkomstmail voor nieuwe medewerkers is een e-mail die wordt verstuurd nadat een kandidaat een baan heeft geaccepteerd, maar voordat de eerste werkdag begint. Het doel is om de nieuwe medewerker op een vriendelijke en professionele manier te verwelkomen en tegelijkertijd de nodige praktische informatie te delen, zodat iemand zich meteen op zijn gemak voelt.
Een welkomstmail speelt een cruciale rol in het onboardingproces. Het geeft de medewerker een warm welkom en versterkt de bedrijfscultuur. Daarnaast zorgt de mail ervoor dat je nieuwste teamlid zich optimaal kan voorbereiden op de eerste werkdag, wat een geruststellend gevoel geeft en de verdere onboarding vergemakkelijkt.
Wat zet je in een welkomstmail?
De toon van de mail moet uitnodigend en behulpzaam zijn en tevens de stijl van je bedrijf weergeven. Overweeg om in ieder geval de volgende onderdelen in de welkomstmail op te nemen:
- Startdatum (ter herinnering)
- Werktijden
- Kledingvoorschriften
- Mee te nemen documenten (zoals een legitimatiebewijs)
- Locatie werkplek
- Parkeerinformatie
- Aankomstinstructies (bijvoorbeeld aanmelden bij de receptie)
- Rooster van de eerste dag
- Welkomstevenementen (zoals een lunch met het team)
- Contactgegevens
Wordt er binnen je bedrijf gebruikgemaakt van een werknemershandboek? Overweeg dan om dit als bijlage mee te sturen. Hoe meer informatie er in het werknemershandboek staat, hoe beknopter je de welkomstmail kunt houden.
Gerelateerd:
- Effectieve introductiemail nieuwe medewerker: tips en voorbeeld
- Checklist voor onboarding nieuwe medewerkers
- Hoe schrijf je een aanbiedingsmail?
Voorbeelden van welkomstmails
Hier volgen twee voorbeelden van welkomstmails die je naar eigen wens kunt aanpassen:
Informele welkomstmail
Hallo [naam van nieuwe medewerker].
Welkom bij het team. We zijn dolblij met je bij [bedrijfsnaam]. We weten dat je een waardevolle aanwinst gaat zijn voor ons bedrijf en kunnen niet wachten om te zien wat je allemaal gaat bereiken.
Even ter herinnering, je eerste werkdag is 6 augustus. Het enige wat je hoeft mee te nemen is jezelf, je identiteitsbewijs en je zorgverzekeringskaart. Ons kledingvoorschrift is casual, dus trek vooral iets comfortabels aan. Zoals ik al had verteld, werken we met flexibele werktijden tussen 07.00 en 19.00 uur. Voor je eerste dag willen we je echter vragen om om 09.30 uur te beginnen. Parkeer gerust op een niet-gereserveerde plek in de parkeergarage.
Meld je bij de receptie bij Sophie. Zij geeft je je badge. Ik ontmoet je in de lobby om je voor te stellen aan het team, je naar je werkplek te brengen en je het kantoor te laten zien. Dan help ik je meteen bij je eerste belangrijke taak: het leren bedienen van onze luxe espressomachine!
Van 10 tot 12 heb je een afspraak met Hannelore, onze hr-manager, voor een voorlichtingssessie. Van het ondertekenen van al dat papierwerk heb je vast honger gekregen. Vandaar dat we meteen daarna een lunch met het team hebben ingepland. Nu we het daarover hebben, wil je soep bij je broodje?
Om 13.30 uur stel ik je voor aan je nieuwe begeleider, Rick, die de komende paar weken je eerste aanspreekpunt zal zijn. Rick gaat je belangrijke dingen uitleggen, zoals hoe je bij de urenregistratiesoftware inlogt, hoe je vergaderruimtes kunt boeken en waar je de neonkleurige post-its kunt vinden. Ben je eenmaal geïnstalleerd, dan helpt Rick je op weg met onze trainingsmodules.
Heb je voor die tijd nog vragen, stuur me dan gerust een e-mail of bel me via [direct telefoonnummer].
Nogmaals, we zijn blij met jou als nieuwe teamlid en hopen dat jij net zo naar je eerste werkdag uitkijkt als wij.
Welkom!
[Handtekening van manager]
Formele welkomstmail
Beste [naam nieuwe medewerker],
Welkom bij [bedrijfsnaam]. We zijn verheugd over je komst en kijken ernaar uit je op maandag 6 augustus te mogen begroeten. Even ter herinnering, onze werktijden zijn maandag tot vrijdag van 09.00 tot 17.00 uur. We willen je echter vragen om op je eerste dag om 08.30 uur te beginnen, zodat we je een rondleiding van het kantoor kunnen geven voordat je aan je voorlichtingssessie begint.
Je kunt overal in de parkeergarage parkeren, behalve op de gereserveerde plekken. Meld je binnen aan de balie bij Sophie voor je badge. Ik ontmoet je dan in de lobby.
Zo ziet de planning voor je eerste dag eruit:
8.30 – 9.00 uur: Rondleiding van het gebouw en voorstellen aan het team
9.00 – 11.00 uur: Voorlichtingssessie met hr-manager, Hannelore Janssen
11.30 – 13.00 uur: Lunch met het team (locatie nog onbekend)
13.30 – 14.30 uur: Uitleg over de technologie op je werkplek met IT-manager Koen Smit
15.00 – 17.00 uur: Begin training met begeleider Rick Veenstra
Nog een paar opmerkingen:
De keuken en pauzeruimte voor medewerkers bevinden zich aan de oostkant van de begane grond. Hier kun je terecht voor snacks en drankjes. Ook van de espressomachine kun je te allen tijde gebruikmaken. Neem op je eerste dag je identiteitsbewijs en zorgverzekeringskaart mee. Ons kledingvoorschrift is casual doch zakelijk.
Heb je voor die tijd nog vragen, stuur me dan een e-mail of bel me via [direct telefoonnummer].
Welkom! We kijken uit naar maandag en zijn blij met jou als aanvulling op ons team.
[Handtekening van manager]
Templates voor welkomstmails
Download deze templates voor welkomstmails om nieuwe medewerkers bij het team te verwelkomen en informatie over het onboardingproces te geven.
*Indeed provides these examples as a courtesy to users of this site. Please note that we are not your HR or legal adviser, and none of these documents reflect current labor or employment regulations.
Veelgestelde vragen over een welkomstmail voor nieuwe medewerkers
Waarom is een welkomstmail belangrijk voor de betrokkenheid van nieuwe medewerkers?
Met een welkomstmail geef je een nieuwe medewerker een warm welkom en creëer je positieve eerste indruk van de organisatie. Het delen van essentiële informatie voor de eerste werkdag helpt een nieuwe werknemer om zich thuis te voelen in de organisatie. Dit vergroot hun motivatie en verbondenheid met het bedrijf vanaf dag één.
Wat is het beste moment om een welkomstmail te sturen?
Het is fijn als de nieuwe medewerker de mail een paar dagen voor de eerste werkdag ontvangt. Dit geeft de persoon de gelegenheid om nog vragen te stellen en zich goed voor te bereiden. Zo draag je bij aan een betere employer experience.
Wie ondertekent de welkomstmail voor een nieuwe medewerker?
Idealiter is de welkomstmail afkomstig van de directe manager of het afdelingshoofd van de nieuwe medewerker. In grotere bedrijven wordt de mail verstuurd en ondertekend door de HR-afdeling. In dat geval is het wel fijn als de mail ook de naam en contactgegevens van de directe manager bevat.
Een welkomstmail is een klein gebaar met een groot effect. Door een vriendelijk en informatief bericht te sturen, zorg je ervoor dat de nieuwe medewerker zich direct welkom voelt en goed voorbereid is op de eerste werkdag. Daarmee zorg je voor meer werkgeluk en betrokkenheid, nog voordat je nieuwste teamlid ook maar één dag heeft gewerkt. Gebruik de bovenstaande richtlijnen en templates om een sterke eerste indruk te maken en het onboardingproces te optimaliseren.
