Speciale aanbieding 

Begin met werven met een tegoed van € 100 om je eerste vacature te sponsoren.*

Met Gesponsorde Vacatures ontvang je gemiddeld 2x meer sollicitanten dan met niet-gesponsorde vacatures.**
  • Trek het talent aan waar je naar op zoek bent
  • Verbeter je zichtbaarheid in de zoekresultaten
  • Verschijn langer bij meer kandidaten

Checklist onboarding nieuwe medewerkers

Dankzij een grondig onboardingproces kunnen nieuwe medewerkers wennen aan hun functie, de verwachtingen van hun werk beter leren begrijpen en zich deel van het team gaan voelen. Ook de werkgever profiteert van onboarding dankzij betere prestaties op het werk, verhoogde efficiëntie en een hogere tevredenheid onder medewerkers. Hierdoor raken medewerkers meer betrokken bij hun werk en zijn ze minder snel geneigd om bij de werkgever weg te gaan. Bij een uitgebreide onboarding heeft dus iedereen baat.

Om een nieuwe medewerker op zijn baan voor te bereiden, dienen vele stappen te worden doorlopen. Een onboardingchecklist zorgt ervoor dat je geen belangrijke stappen overslaat tijdens deze drukke eerste weken.

Hier zijn een aantal dingen die je eventueel in de checklisttemplate voor de nieuwe medewerker moet opnemen:

Vacature plaatsen

Regel alles met hr

Eerst dien je een vacatureaanvraagformulier ter goedkeuring aan de hr-afdeling voor te leggen. Het hr-team kan tevens een volledige achtergrondcontrole en soms zelfs een drugstest verlangen voordat een nieuwe medewerker officieel kan worden aangenomen.

Maak alle administratie in orde

Verzamel alle documenten die de nieuwe medewerker op zijn eerste dag moet ondertekenen, zoals belastingdocumenten en verschillende contracten of overeenkomsten. Leg leesmateriaal over het pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden klaar en druk het medewerkershandboek af. Laat ook contactgegevens achter, zodat de nieuwe medewerker weet waar hij of zij terecht kan met vragen over de secundaire arbeidsvoorwaarden of het salaris. Het kan tevens nuttig zijn om de vacaturetekst af te drukken als herinnering aan de verwachtingen die het bedrijf aan de functie stelt.

Zorg voor de vereiste werkbenodigdheden

Vraag alle benodigdheden een paar dagen van tevoren aan, zodat op de startdatum van de nieuwe medewerker alles functioneert. Alles moet bij aankomst startklaar zijn, van de computer en telefoon tot het toetsenbord en de muis.

Maak accounts aan en vraag inloggegevens aan

Regel met je IT-team, facilitair manager en boekhoudafdeling dat de medewerker toegang heeft tot alle relevante systemen en het gebouw. Verzamel alle inloggegevens, zodat de medewerker toegang heeft tot de toepassingen en software die nodig zijn om het werk uit te oefenen.

Richt de werkplek in

Zorg ervoor dat de medewerker over een bureau en stoel beschikt en over eventuele andere hulpmiddelen die hij of zij nodig heeft op de werkplek. Stel indien mogelijk een welkomstpakket voor de werkplek samen uit kantoorbenodigdheden met het bedrijfslogo erop.

Plan een voorlichtingssessie

Maak tijdens de eerste werkdag van de medewerker tijd vrij voor een voorlichtingssessie. Idealiter biedt dit de medewerker niet alleen de kans om papieren te ondertekenen, maar ook om de bedrijfscultuur te leren kennen, het organisatieschema te bekijken en te leren hoe verschillende afdelingen met elkaar omgaan.

Geef een rondleiding door het gebouw

Geef de medewerker een rondleiding van het gebouw en stel hem of haar aan de belangrijke personeelsleden van elke afdeling voor. Geef ook een plattegrond van het gebouw, zodat de medewerker alles kan vinden. Dit is tevens een goed moment om de toegangssleutel- of code te geven en het veiligheidsprotocol uit te leggen.

Wijs een begeleider toe

Stel de nieuwe medewerker voor aan de collega binnen de afdeling die tijdens de eerste weken zijn mentor zal zijn. Deze persoon kan vragen beantwoorden, de medewerker aan anderen binnen de afdeling voorstellen en belangrijke kennis over de organisatie overdragen. Een mentor draagt in grote mate bij aan het succes van de nieuwe medewerker, omdat deze voorkomt dat de medewerker zich alleen voelt tijdens het verkennen van zijn nieuwe functie.

Verstuur een welkomstmail

Verwelkom de nieuwe medewerker door een e-mail naar het personeel te sturen of door zijn komst tijdens een bedrijfsvergadering aan te kondigen. Je kunt natuurlijk ook allebei doen. Laat andere medewerkers weten wat de nieuwe medewerker binnen het bedrijf gaat doen. Deel ook enkele interessante weetjes die ervoor zorgen dat anderen aansluiting bij hem kunnen vinden. Deel bijvoorbeeld hobby’s, interesses en werkverleden. Deze introductie moet ervoor zorgen dat andere teamleden sneller contact leggen met de nieuwe medewerker.

Bespreek onboardingfeedback

Maak na de eerste of tweede week een afspraak met de nieuwe medewerker om erachter te komen hoe de acclimatisatie verloopt en of hij of zij nog feedback heeft over het onboardingplan. Dit gesprek zou kunnen blootleggen waar nog ruimte is voor verbetering binnen het onboardingproces en welke puntjes nog aan de onboardingchecklist voor nieuwe medewerkers kunnen worden toegevoegd.

Plan afspraken na 30, 60 en 90 dagen

Maak regelmatig afspraken met de nieuwe medewerker om te zien hoe de zaken ervoor staan, bijvoorbeeld na de eerste maand, de tweede maand en het eerste kwartaal. Tijdens deze vergaderingen kunnen medewerkers bezorgdheden of feedback over hun training delen en bespreken hoe het werk hen afgaat.

Afhankelijk van je doelstellingen zijn er meerdere punten die je eventueel aan je checklist voor nieuwe medewerkers kunt toevoegen. Je kunt er tevens voor kiezen om het document bij te werken op basis van veranderende behoeften of feedback van medewerkers. Dankzij een goed gestructureerde checklist voor nieuwe medewerkers kun je in elk geval een soepele overgang garanderen voor zowel het nieuwe teamlid als de manager en collega’s.

Vacature plaatsen

Klaar om te beginnen?

Vacature plaatsen

*Indeed biedt deze informatie aan als een gunst voor de gebruikers van deze site. Merk op dat we niet je adviseur zijn voor juridische zaken of zaken met betrekking tot aanwerving. We zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van je vacatures en geen van de hier opgenomen informatie vormt een garantie voor de prestaties.