Wat is een checklist voor onboarding?
Een onboardingchecklist is een gestructureerd overzicht van de stappen die nodig zijn om een nieuwe medewerker succesvol te integreren in het bedrijf. Dit document helpt werkgevers het inwerkproces efficiënter en consistenter te maken, zodat nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen en productief aan de slag kunnen.
Een goed onboardingproces zorgt ervoor dat medewerkers zich snel in hun rol vinden, de verwachtingen begrijpen en zich onderdeel van het team voelen. Ook de werkgever profiteert van een effectief onboardingprogramma: het leidt tot betere prestaties, hogere efficiëntie en meer tevredenheid onder medewerkers, wat de kans verkleint dat zij het bedrijf verlaten.
Om je nieuwe medewerker goed voor te bereiden, doorloop je verschillende stappen: administratief, praktisch en sociaal. Een duidelijke onboardingchecklist helpt om niets over het hoofd te zien in de eerste, cruciale weken. Denk aan het regelen van contracten en werkbenodigdheden, het toewijzen van een mentor en het plannen van evaluatiemomenten. Een gestructureerd onboardingproces zorgt voor een soepele overgang en draagt bij aan een positieve eerste indruk én hogere medewerkerstevredenheid.
Lees ook:
- Een inwerkprogramma opstellen voor een nieuwe medewerker doe je zo!
- Waarom nieuwe medewerkers ‘onboarden’ belangrijk is
- Hoe schrijf je een aanbiedingsmail?
Checklist: zo onboard je nieuwe medewerkers
Met de onderstaande checklist zorg je dat je geen essentiële stap vergeet tijdens de eerste weken van je nieuwe medewerker.
Rond de hr-administratie af
Zorg ervoor dat je een vacatureaanvraagformulier ter goedkeuring naar de hr-afdeling stuurt. Hr wil soms een achtergrondcontrole uitvoeren voordat de medewerker officieel wordt aangenomen.
Verzamel alle documenten die de nieuwe medewerker op de eerste dag moet ondertekenen, zoals belastingdocumenten en verschillende contracten of overeenkomsten. Leg leesmateriaal over het pakket met secundaire arbeidsvoorwaarden klaar en druk het medewerkershandboek af. Laat ook contactgegevens achter, zodat de nieuwe medewerker weet waar die terechtkan met vragen over de secundaire arbeidsvoorwaarden of het salaris. Het kan daarnaast nuttig zijn om de vacaturetekst af te drukken als herinnering aan de verwachtingen die het bedrijf aan de functie stelt.
Zorg voor de vereiste werkbenodigdheden
Zorg voor een bureau, stoel en eventuele andere benodigdheden voor de werkplek, zoals een computer en een telefoon. Het is een goed idee om een welkomstpakket samen te stellen met kantoorbenodigdheden met het bedrijfslogo, zodat de medewerker zich vanaf het begin gewaardeerd voelt en snel kan beginnen met werken.
Maak accounts aan en vraag inloggegevens aan
Regel met IT, facilitair en de boekhoudafdeling dat de medewerker toegang heeft tot de relevante systemen en het gebouw. Verzamel ook vast alle inloggegevens voor de benodigde toepassingen en software.
Plan een voorlichtingssessie
Plan tijd in op de eerste werkdag voor een voorlichting over de bedrijfscultuur, het organisatieschema en de samenwerking tussen afdelingen. Gebruik dit moment ook om administratieve zaken te regelen, zoals het ondertekenen van documenten. Maak daarnaast duidelijk wat je van de nieuwe medewerker verwacht binnen het team en het bedrijf.
Geef een rondleiding door het gebouw
Geef een rondleiding en stel de nieuwe medewerker voor aan collega’s en teamleden. Geef ook een plattegrond van het gebouw en leg de toegangspunten, zoals de ingang, vergaderruimtes en nooduitgangen, en de veiligheidsprotocollen uit, zodat de medewerker zich snel vertrouwd voelt met de werkomgeving.
Wijs een begeleider toe
Stel de nieuwe medewerker voor aan een collega die als mentor fungeert tijdens de eerste weken. Deze mentor beantwoordt vragen en helpt bij het wegwijs maken in de bedrijfscultuur en structuur. Ook kan de mentor belangrijke kennis delen over de organisatie. Dit helpt de nieuwe medewerker om sneller te integreren in het team.
Verstuur een welkomstmail
Verstuur een welkomstmail naar het personeel om de nieuwe medewerker voor te stellen, of kondig de komst aan tijdens een bedrijfsvergadering. Vermeld ook een paar leuke weetjes over de nieuwe medewerker. Denk aan hobby’s, eerdere werkervaring of interesses. Dat helpt het team om sneller contact te leggen en een persoonlijke band op te bouwen.
Bespreek onboardingfeedback
Plan een gesprek na de eerste of tweede week om te vragen hoe de acclimatisatie verloopt en welke feedback de medewerker heeft over het onboardingproces. Dit gesprek is een kans om mogelijke knelpunten in het proces te identificeren en ervoor te zorgen dat de medewerker zich gesteund voelt in zijn of haar nieuwe rol.
Plan afspraken na 30, 60 en 90 dagen
Maak afspraken om de voortgang van de medewerker te bespreken na de eerste maand, de tweede maand en het eerste kwartaal. Dit biedt ruimte voor feedback over de training, het werk en het algehele gevoel van de medewerker binnen het bedrijf. Zo kun je vroegtijdig inspelen op eventuele zorgen of wensen.
Afhankelijk van je doelstellingen kun je extra punten toevoegen aan je checklist voor nieuwe medewerkers. Je kunt het document ook aanpassen op basis van feedback of veranderende behoeften. Met een goed gestructureerde checklist zorg je in elk geval voor een soepele overgang voor zowel je nieuwe teamlid, de manager als collega’s.
Waarom een goede onboarding loont
Een sterke onboarding legt de basis voor tevreden, betrokken en productieve medewerkers. Nieuwe medewerkers die zich welkom en goed voorbereid voelen, zijn sneller ingewerkt en blijven vaak langer bij je organisatie. Bovendien verklein je de kans op fouten, verwarring en vroegtijdig vertrek. Met een gestructureerde aanpak investeer je dus niet alleen in een goede start, maar ook in langdurig succes.
Veelgestelde vragen over onboarding
Wie nieuwe medewerkers wil laten landen in het team én snel op stoom wil krijgen, loopt tijdens de onboarding soms tegen praktische vragen aan. Deze antwoorden helpen je om daar doelgericht mee om te gaan.
Wanneer begin ik met de onboarding van een nieuwe medewerker?
Idealiter start je al vóór de eerste werkdag. Stuur tijdig praktische informatie, regel alle administratie en zorg dat werkplek en systemen klaarstaan. Zo voelt de medewerker zich meteen welkom en goed voorbereid.
Wat is het verschil tussen onboarding en inwerken?
Inwerken gaat vooral over de taken en verantwoordelijkheden van de functie. Onboarding is breder: het gaat ook om kennismaken met de cultuur, collega’s, systemen en werkwijze. Een goede onboarding draagt bij aan binding en motivatie.
Hoe weet ik of mijn onboardingproces goed werkt?
Vraag na een paar weken actief om feedback van nieuwe medewerkers. Wat werkte goed? Wat kan beter? Deze input helpt om je checklist verder te verbeteren en het proces toekomstbestendig te maken.
Moet ik voor elke functie dezelfde onboarding gebruiken?
De basis kan gelijk zijn, maar stem het onboardingproces zoveel mogelijk af op de functie en het niveau van de medewerker. Denk aan extra begeleiding voor starters, of meer autonomie voor ervaren professionals.
Gerelateerd:
