Wat is de 4-5-4 kalender?

De 4-5-4 kalender of 4-5-4 agenda biedt een planningskader dat nauwkeurige vergelijkingen tussen periodes mogelijk maakt. Het jaar wordt verdeeld in vier kwartalen van elk drie maanden, waarbij elk kwartaal twee maanden van vier weken bevat en één maand van vijf weken. De maand van 5 weken kan de eerste, tweede of derde maand in het kwartaal zijn, bijvoorbeeld 5-4-4, 4-5-4 of 4-4-5.

De indeling van de kalender stemt ook feestdagen op elkaar af en zorgt voor hetzelfde aantal zaterdagen en zondagen in vergelijkbare maanden. Dit helpt bedrijven om consistente vergelijkingen te maken tussen periodes, omdat elke week binnen een periode op dezelfde dag van de week begint en eindigt.

Door de retailkalender op te delen in 52 weken van zeven dagen, ofwel 364 dagen, blijft er elk jaar één extra dag over. Daarom wordt er elke vijf tot zes jaar een week aan de fiscale kalender toegevoegd.

National Retail Federation

De 4-5-4 kalender is vooral populair in de Verenigde Staten, waar het systeem zelfs door de National Retail Federation (NRF) wordt gebruikt als standaard binnen de retailsector. De NRF biedt richtlijnen voor werkgevers over hoe de kalender er ieder jaar uitziet. In Nederland wordt deze kalender niet standaard gebruikt door bedrijven, al kennen de grotere (internationale) bedrijven deze meestal wel.

De Gregoriaanse kalender versus de 4-5-4 kalender

De Gregoriaanse kalender is in veel landen de standaard. Deze kalender loopt van 1 januari tot 31 december. Toch blijkt deze structuur voor retailers vaak onpraktisch. De maanden en jaren beginnen niet altijd op dezelfde dag van de week, en feestdagen verschuiven jaarlijks. Sommige jaren bevatten bovendien een extra dag, wat invloed heeft op de duur van een maand of kwartaal.

Hieronder lees je enkele redenen waarom ondernemers in de detailhandel voor een 4-5-4 kalender kiezen:

Analyses maken

De schommelingen in de kalender maken het moeilijk om omzet, voorraad en personeelskosten eerlijk te vergelijken. Een winkel kan in het ene jaar vijf weekenden in december hebben, terwijl dat er in het volgende jaar maar vier zijn. Dat verschil lijkt klein, maar heeft directe gevolgen voor de verkoopresultaten, loonkosten en voorraadrotatie.

Boekhouding

Ook in de boekhouding ontstaan daardoor afwijkingen. Een rapport dat gebaseerd is op week- of maandvergelijkingen raakt vaak vertekend, wat tot verkeerde conclusies kan leiden. Wanneer managers bijvoorbeeld de prestaties van februari 2023 vergelijken met die van februari 2024 (een schrikkeljaar met 29 dagen), krijgen ze onnauwkeurige cijfers en wordt de kans op een fout groter.

Plannen

Daarnaast bemoeilijkt de Gregoriaanse kalender het plannen van campagnes, uitverkoopperiodes en voorraadmomenten. Omdat feestdagen zoals Pasen, Hemelvaart en Pinksteren steeds op andere data vallen, verschuiven piekmomenten in de verkoop van jaar tot jaar. Dit maakt het voor retailers lastig om betrouwbare voorspellingen te doen of budgetten nauwkeurig toe te wijzen.

Werkgeluk voor medewerkers

Het succesvol implementeren van de 4-5-4 kalender kan een belangrijke slag betekenen voor de organisatie, doordat processen efficiënter verlopen. Het zorgt voor een gestroomlijnd proces dat de efficiëntie, de employee experience en de tevredenheid bevordert.

De 4-5-4 kalender biedt dus een totaaloplossing voor verschillende problemen door weken en dagen consistent te verdelen. Elke periode begint en eindigt op dezelfde weekdag, waardoor vergelijkingen eerlijker worden en analyses betrouwbaarder. Dat maakt het eenvoudiger om trends te herkennen en de prestaties van winkels, afdelingen en teams op een consistente manier te meten.

Wel of niet overstappen naar de 4-5-4 kalender?

De 4-5-4 kalender biedt veel voordelen, maar de baten van de overstap wegen niet altijd op tegen de kosten. Het is als organisatie belangrijk om na te gaan wat je precieze doelen zijn (bijvoorbeeld op het gebied van efficiëntie of administratie) en op basis daarvan te evalueren of overstappen de moeite waard is. Hier zijn enkele overwegingen:

Wanneer wel overstappen?

Voldoet je organisatie aan enkele van de onderstaande kenmerken? Dan is een overstap mogelijk de moeite waard.

• Eenduidige vergelijkingen: je wil betere en consistenter gegevensvergelijkingen maken, ongeacht maandlengtes en feestdagen.
• Retailgericht: je hebt een bedrijf in de detailhandel en wil betere financiële analyses en planningen (voor verkoopseizoenen) maken. Winkels met een sterke fysieke aanwezigheid kunnen extra profiteren van de 4-5-4 kalender, omdat deze structuur aansluit bij de operationele realiteit van winkels in de winkelstraat.
• Verbeterde operationele efficiëntie: je hebt regelmatig moeite met het maken van planningen voor salarisverwerking en/of werkroosters.
• Internationaal opereren: je doet internationaal zaken of bent dit van plan, en de partners waarmee je samenwerkt of gaat werken gebruiken deze kalender al. De 4-5-4 kalender is in dit geval een goede optie voor internationale retailers die hun rapportages willen standaardiseren.

Let op uitzonderingen: in sommige gevallen zijn er uitzonderingen waarbij de 4-5-4 kalender minder geschikt is, bijvoorbeeld bij bedrijven die niet seizoensgebonden werken of een afwijkend verkoopritme hebben.

Wanneer niet overstappen?

Overstappen van de Gregoriaanse kalender kan onwennig zijn en weerstand oproepen. Daarom is het belangrijk om ook de volgende overwegingen mee te nemen in je beslissing:

• Complexiteit van implementatie: de overgang naar een nieuw kalendersysteem vraagt tijd en middelen. Als je organisatie niet klaar is voor zo’n verandering, kan dit meer problemen veroorzaken dan oplossen.
• Geen focus op retail: voor bedrijven die niet afhankelijk zijn van weekendverkopen of geen noodzaak hebben voor consistente weekvergelijkingen, biedt de standaard Gregoriaanse kalender mogelijk voldoende structuur.
• Huidige systemen en processen: als je huidige boekhoudsystemen sterk afhankelijk zijn van de Gregoriaanse kalender en goed werken, kan het eenvoudiger en effectiever zijn om deze te blijven gebruiken.

Het is belangrijk om alle betrokken partijen in je organisatie mee te nemen in het besluitvormingsproces en zorgvuldig onderzoek te doen voordat je overstapt op een nieuwe kalender.

Hoe stap ik over op een 4-5-4 kalender?

Zorg ervoor dat alle medewerkers goed geïnformeerd zijn over de veranderingen en hun impact op werkroosters, salarisuitbetalingen en vrije dagen. Het kan nuttig zijn om trainingssessies te organiseren waarin je uitlegt hoe de 4-5-4 kalender werkt en welke voordelen deze biedt voor medewerkers en klanten. Door open communicatie te bevorderen, kun je weerstand verminderen en ervoor zorgen dat iedereen zich comfortabel voelt bij de verandering.

Hoewel speciale software niet noodzakelijk is, kan het gebruik ervan helpen bij het integreren en automatiseren van allerlei processen. Selecteer de juiste software om te zorgen voor een goede rapportage en een soepele integratie van de 4-5-4 kalender. Veel boekhoudkundige softwarepakketten bieden ondersteuning voor alternatieve kalenders zoals de 4-5-4 indeling.

De 4-5-4 kalender biedt consistentie en voorspelbaarheid, wat helpt bij nauwkeurige verkooprapportages en efficiënte personeelsplanning. Duidelijk commentaar en uitleg zijn essentieel bij de implementatie, zodat iedereen de stappen begrijpt en correct uitvoert. Het maakt het eenvoudiger om vergelijkingen te maken tussen verschillende perioden en zorgt ervoor dat belangrijke verkoopdagen altijd in dezelfde week vallen.

Ben je enthousiast en wil je de 4-5-4 kalender implementeren? Lees dan ook eens deze tips voor verandermanagement, zodat je dat op een efficiënte manier kunt aanpakken.