Wat is een officiële waarschuwing?

Een officiële waarschuwing gebruik je als werkgever om aan een werknemer duidelijk te maken dat een bepaald gedrag niet door de beugel kan. Meestal volgt een officiële waarschuwing op eerdere ‘onofficiële’ waarschuwingen waar de werknemer geen of onvoldoende gehoor aan gegeven heeft, maar in sommige gevallen kan een officiële waarschuwing ook volgen op een alleenstaande ernstige inbreuk.

Het verschil met een ‘onofficiële’ waarschuwing is dat je een officiële waarschuwing noteert en opslaat in het personeelsdossier van de medewerker. Je bouwt dus als het ware een dossier op tegen deze medewerker. De bedoeling is uiteraard dat daar liever geen elementen meer bijkomen, maar als het ongepast gedrag zich herhaalt, kun je het dossier aanvullen en het uiteindelijk gebruiken om verdere sancties tegen de medewerker te nemen.

Het belang van heldere bedrijfsregels

Een officiële waarschuwing geef je alleen als een medewerker duidelijk bewust inbreuk pleegt op de regels van het arbeidscontract of tegen de gangbare reglementen op het werk. Daarom is het belangrijk dat de geldende regels heel duidelijk zijn, zodat de medewerker niet kan beweren dat de regels onbekend waren. Raadpleeg je medewerkers wanneer je bedrijfsregels opstelt om na te gaan of alles begrijpelijk is en niet tot verwarring leidt.

In welke situaties geef je een officiële waarschuwing?

Een definitieve lijst van situaties waarin een officiële waarschuwing gepast is, kunnen we niet geven, omdat alles afhankelijk is van de specifieke situatie en het gedrag van je werknemer. In ieder geval geef je een officiële waarschuwing niet zomaar: meestal gaan er mondelinge waarschuwingen of functioneringsgesprekken met de medewerker aan vooraf. Je wil iemand immers de kans geven om zijn gedrag aan te passen voordat je overgaat tot ernstige sancties. Bovendien kan het altijd om een misverstand of een eenmalige slechte dag gaan, dus ga altijd eerst in gesprek voor je met officiële documenten gaat zwaaien.

Een paar voorbeelden van situaties waarin een officiële waarschuwing gepast kan zijn:

• de werknemer gebruikt herhaaldelijk ongepaste taal tegen collega’s of klanten
• de werknemer komt regelmatig behoorlijk te laat, vertrekt vroeger dan afgesproken of neemt ongeoorloofd lange pauzes
• de werknemer meldt zich ziek onder aantoonbare valse voorwendselen
• de werknemer voert de werkzaamheden niet naar behoren uit en er komt geen verbetering na functioneringsgesprekken
• de werknemer gebruikt bedrijfseigendom voor privéaangelegenheden

Let op: er zijn ook inbreuken die zo ernstig zijn dat je meteen kunt overgaan op een schorsing of zelfs ontslag op staande voet. Denk bijvoorbeeld aan ongewenste intimiteiten, crimineel gedrag of zeer ernstige fouten of nalatigheden met grote gevolgen. Overweeg in iedere situatie goed wat de meest gepaste reactie is en roep zo nodig hulp in van een specialist in het arbeidsrecht.

Hoe geef je een officiële waarschuwing?

Een officiële waarschuwing kondig je eerst mondeling aan bij de werknemer. Doe dit uiteraard in een privégesprek en niet in het bijzijn van anderen. Vervolgens zet je de officiële waarschuwing op papier. Dit kun je laten ondertekenen door de werknemer om ontvangst te bevestigen, of opsturen per aangetekende brief. Het is belangrijk om bewijs te hebben dat de werknemer op de hoogte gebracht is van de waarschuwing.

In de officiële waarschuwing zet je:

• wat er precies gebeurd is en wanneer
• welke regels de werknemer overtrad met deze actie
• eventuele verdere context, zoals voorafgaande mondelinge waarschuwingen
• hoe de werknemer zelf reageerde op het incident
• wanneer en hoe je de waarschuwing aan de werknemer hebt overgemaakt
• welke gevolgen of sancties er kunnen optreden bij een herhaling van het gedrag of een nieuwe inbreuk

De officiële waarschuwing en het bewijs dat de medewerker deze gelezen heeft sla je op in het personeelsdossier.

Je werknemer mag trouwens bezwaar aantekenen tegen de officiële waarschuwing als hij of zij het niet eens is met je interpretatie van de feiten. Dit kan ook via een aangetekende zending, waarin de medewerker zijn/haar kant van de zaak uitlegt en bezwaar maakt tegen de officiële waarschuwing. Dit bezwaar moet je ook opslaan in het personeelsdossier; het is voor de werknemer een manier om bij een later dispuut aan te kunnen tonen dat hij/zij de zaak anders zag en dat ook kenbaar gemaakt heeft.

Wat zijn de gevolgen van een officiële waarschuwing?

Een officiële waarschuwing heeft niet altijd directe gevolgen, maar als de medewerker in kwestie herhaaldelijk verwijtbaar gedrag toont, kan de waarschuwing wel een bewijsstuk vormen voor mogelijke sancties. Als je een werknemer wilt ontslaan voor ongepast gedrag of ontoereikende prestaties, is de kans groot dat je de zaak zult moeten voorleggen aan het UWV of de kantonrechter. De kans is klein bij zo’n dispuut dat de medewerker het eens is met het ontslag en een vaststellingsovereenkomst ondertekent.

De officiële waarschuwing(en) en andere sancties vormen dan de grond waarop deze instanties hun beslissing zullen baseren. Eén officiële waarschuwing is overigens meestal niet voldoende voor een ontslag: gewoonlijk moet de werkgever meerdere inbreuken kunnen aantonen. Je kunt ook in een tweede of latere officiële waarschuwing opnemen dat dit de laatste keer is, en dat bij een nieuw incident tot ontslag zal worden overgegaan. Dit geeft je meer rechtsbasis, omdat de medewerker duidelijk gewaarschuwd was tegen een mogelijk ontslag.

Er is geen wettelijk bepaalde periode waarin een officiële waarschuwing geldig is. Drie waarschuwingen in een halfjaar tijd zullen waarschijnlijk door een kantonrechter als voldoende grond voor ontslag gezien worden, maar twee waarschuwingen in twee jaar tijd mogelijk niet. Als je als werkgever meer zekerheid wilt, kun je in je officiële waarschuwingen expliciet neerschrijven wat de gevolgen zijn voor herhaalde inbreuken binnen bepaalde termijnen. Ook hier kan het bij twijfel goed zijn om hulp in te roepen van een advocaat gespecialiseerd in arbeidsrecht.

Het is natuurlijk nooit fijn om als werkgever te maken te krijgen met disciplineprocedures, maar soms moet je moeilijke beslissingen nemen in het belang van je bedrijf. In het helpcenter voor werkgevers van Indeed vind je meer tips en hulpbronnen voor het omgaan met personeel en het beheren van je zaak.