Wat is een inwerkprogramma?

Allereerst: wat is een inwerkprogramma eigenlijk? Betekent het dat je een nieuwe medewerker introduceert en bij een ervaren collega aan het bureau zet? Of is het meer dan dat?

Het antwoord hierop is ja: er komt toch wel wat meer bij kijken. Een inwerkprogramma of inwerktraject bestaat uit alle activiteiten die bijdragen aan een goede kennismaking met je organisatie en de functie waarvoor iemand is aangenomen. Waarschijnlijk heeft de kandidaat tijdens de sollicitatie al even kennis kunnen maken met de werkplek en de nieuwe collega’s. Nu is het tijd dat iemand de bedrijfscultuur en werksfeer echt leert kennen en natuurlijk ook op organisatorisch en technisch vlak ingewerkt wordt.

Een goed inwerkprogramma bestaat in ieder geval uit:

• Een overzichtelijke lijst met alle activiteiten die de nieuwe medewerker in de komende periode gaat uitvoeren.
• Een duidelijk tijdschema (wat gaat er wanneer gebeuren?)
• Hoe de activiteiten uitgevoerd gaan worden.
• Wie er betrokken is bij het inwerktraject (wie gaat de nieuwe medewerker begeleiden en aan wie kunnen vragen gesteld worden?)

Bij een inwerkprogramma zijn vaak meerdere medewerkers betrokken. Denk aan hr-medewerkers, leidinggevenden en directe collega’s. Stem onderling goed af wie wat oppakt. Verder is het belangrijk de nieuwe medewerker de kans te geven om de organisatie en haar medewerkers te leren kennen. Geef nieuwkomers daarom altijd een rondleiding door het bedrijf of organiseer een introductiedag, gezamenlijke lunch, borrel of bedrijfsuitje.

Waarom is een inwerkprogramma belangrijk?

Je krijgt maar één kans om een goede indruk te maken. Misschien ben je vooral benieuwd naar wat een nieuwe medewerker gaat bijdragen aan jouw organisatie en bedrijfsdoelstellingen. Maar vergeet niet dat dit talent bij tal van andere werkgevers óók welkom zal zijn. En toch heeft deze persoon gekozen voor jouw bedrijf. Door 100% in te zetten op een fijne kennismaking en nieuwe medewerkers alles te geven wat ze nodig hebben, zorg je ervoor dat ze zich welkom voelen en je bedrijf gaan ervaren als een prettige werkgever. Pak dit vanaf dag één goed aan en je creëert een optimale employee experience, niet alleen voor de nieuwe medewerker, maar ook voor alle andere collega’s. Dit zorgt vervolgens weer voor een sterkere employer branding.

Een inwerkprogramma opstellen (incl. voorbeeld)

Bij het opstellen van een inwerkprogramma is het handig om alle activiteiten in te delen in drie fases. Hieronder vind je een voorbeeld van een inwerkprogramma, verdeeld over deze fases:

1. De periode voordat de nieuwe medewerker start

Deze periode staat in het teken van het tekenen van contracten, het verstrekken van relevante informatie en het inrichten van de werkplek.

1. Verzamel documenten. Hieronder vallen contracten, maar ook belastingdocumenten en/of bruikleen- of leaseovereenkomsten (bij een telefoon, laptop of auto van de zaak). Zorg dat leesmateriaal over het pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden en het medewerkershandboek (indien aanwezig) klaarligt.
2. Verstrek de nodige informatie. Geef nieuwe medewerkers contactgegevens van de persoon/personen waar ze terecht kunnen met vragen en verstrek informatie over bedrijfsactiviteiten, de missie van je organisatie en eventueel een organigram. Ook kun je ze alvast laten zien wie hun directe collega’s worden en wat de planning is voor hun eerste werkdagen. Tip: maak een speciale ‘onboarding’ website voor nieuwe collega’s waar ze alle informatie die voor hen interessant is terug kunnen vinden.
3. Richt de werkplek in. Het laatste wat je wilt, is op de eerste werkdag van een nieuwe collega bezig zijn met het aanvragen van wachtwoorden en het zoeken naar een beeldscherm. Zorg dat een werkplek (of dit nu een bureau met computer is of een werkbank) ingericht is voordat de nieuwe medewerker aan de slag gaat. Ook leuk: stel een welkomstpakket samen voor de nieuwe collega en leg dit klaar op zijn of haar werkplek.

2. De eerste werkdag en werkweek

Het is zover! Het is de eerste werkdag van de nieuwe collega. Het allerbelangrijkst op deze dag is dat iemand zich welkom voelt. Zorg dus dat er iemand klaarstaat om de nieuwe medewerker op te vangen bij aankomst. Een rondleiding door het gebouw en het inrichten van de nieuwe werkplek horen standaard bij de eerste werkdag. Probeer ook tijd vrij te maken voor een voorlichtingssessie. Hierin kun je iets vertellen over de organisatiestructuur, de producten of diensten die je aanbiedt en de bedrijfscultuur. Ook heb je tijdens de sessie tijd om administratieve zaken, zoals het ondertekenen van contracten, af te handelen.

Stel de nieuwe medewerker tijdens de eerste werkdag voor aan de collega binnen de afdeling die tijdens de eerste weken zijn of haar mentor zal zijn. Door het aanwijzen van een buddy zal de nieuwe collega zich sneller comfortabel voelen, vragen durven stellen en de nieuwe functie sneller zelfstandig kunnen oppakken.

Vergeet niet om de komst van de nieuwe collega te communiceren met de rest van de organisatie! Dit kun je doen door het versturen van een welkomstmail of het plaatsen van een leuk bericht op het intranet.

3. De periode na de eerste werkweek

De eerste kennismaking is achter de rug en als het goed is weet de nieuwe medewerker de weg binnen de organisatie al enigszins te vinden. Plan na de eerste week geregeld (bijvoorbeeld elke maand) een feedbackgesprek in om te monitoren hoe de medewerker het inwerkprogramma en de werkzaamheden ervaart. Check ook bij de mentor van de nieuwe medewerker hoe het gaat en of er verbeterpunten zijn.

Hoe lang duurt een inwerkprogramma?

Hoe lang een inwerktraject duurt hangt heel erg af van de soort functie en de ervaring van de nieuwe medewerker. Dit kan een maand zijn, maar ook zes maanden of een jaar. Een goed inwerkprogramma zorgt sowieso voor een kortere inwerkperiode. Hoe sneller een medewerker weet wat er van hem of haar verwacht wordt en waar hij of zij de gewenste informatie kan vinden, hoe eerder iemand zich de nieuwe functie eigen kan maken.