Wat is een jaaropgave?
Een jaaropgave is een document waarop een totaaloverzicht staat van de inkomsten die een werknemer gedurende het afgelopen jaar bij een werkgever verdiend heeft. De jaaropgave geeft dus inzicht in het loon, de ingehouden loonbelasting en de loonheffingen over het volledige jaar. Een werknemer gebruikt deze jaaropgave bij zijn of haar aangifte voor de belasting.
Welke gegevens zet je op een jaaropgave?
Ga je een jaaropgave maken? Op de jaaropgave moeten in ieder geval de volgende informatie en bedragen staan:
- Naam van de werknemer
- Burgerservicenummer van de werknemer
- Naam van de werkgever
Volgens de Belastingdienst moet je minimaal de onderstaande gegevens opnemen in de jaaropgave. Als je dat wilt, mag je ook meer gegevens vermelden:
- Het jaar waarin de werknemer het inkomen verdiend heeft.
- Het brutoloon en totale brutoloon dat de medewerker verdiende. Het totale brutoloon is het volledige salaris vóór inhoudingen van belastingen en premies en vormt de basis voor de belastingaangifte.
- Het fiscaal loon.
- Het totaalbedrag aan verrekende arbeidskorting, betaalde premies en uitbetaald loon.
- De belasting en premies die zijn ingehouden op het loon. Hiermee worden de loonheffingen bedoeld, waaronder loonbelasting, premie volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen. De ingehouden loonheffing bestaat uit loonbelasting en premie volksverzekeringen en is belangrijk voor de belastingaangifte.
- De loonheffingskorting en de verrekende arbeidskorting waarmee rekening is gehouden bij de loonheffing.
- De onbelaste vergoedingen die de medewerker kreeg, zoals een reiskostenvergoeding. Volgens de Belastingdienst ben je als werkgever niet verplicht dit op de jaaropgave te zetten.
- Indien van toepassing, informatie over de zorgverzekering en de ingehouden bijdrage Zorgverzekeringswet, zoals de bijdrage van de werkgever aan de zorgverzekering.
Wettelijke verplichtingen voor werkgevers
Als werkgever ben je elk jaar verplicht een jaaropgave aan je werknemers te geven, ook als ze hier niet om vragen. Dit geldt ook voor loonstroken.
Zorg ervoor dat alle gegevens correct en volledig op de jaaropgave en loonstaat staan. De loonstaat is een verplicht onderdeel van je administratie en moet je bewaren. Beide documenten moeten voldoen aan de eisen van de Belastingdienst en het Handboek Loonheffingen.
Wanneer verstrek je de jaaropgave?
Je moet de jaaropgave binnen een redelijke termijn aan je werknemer verstrekken. Meestal gebeurt dit in januari of februari, zodra de loongegevens en de loonbelasting van het vorige jaar volledig verwerkt zijn en de loonaangifte bij de Belastingdienst is ingediend.
Gaat een medewerker in de loop van het jaar uit dienst? Dan kun je de jaaropgave direct na het verwerken van de laatste loonstrook verstrekken. Zo heeft de werknemer tijdig de juiste gegevens voor de belastingaangifte. De meeste werkgevers doen dit dan ook zo, zodat alles soepel verloopt.
Zoals je ziet, hoeft een jaaropgave niet ingewikkeld te zijn. Als werkgever is het belangrijk om deze administratieve taak op tijd te regelen, zodat je voor de Belastingdienst alles op orde hebt. Zo krijgt de werknemer een compleet overzicht van zijn inkomen over het afgelopen jaar en kan hij of zij de jaaropgave gebruiken voor de inkomstenbelasting.
