Wat is een referentiecheck?

Een referentiecheck is een onderdeel van een sollicitatieprocedure, waarbij je als werkgever navraag doet bij referenten die zijn verstrekt door potentiële nieuwe medewerkers. Vaak zijn deze referenten voormalige collega’s, werkgevers of leidinggevenden. Door een referentiecheck uit te voeren, kun je meer inzicht krijgen in de professionele persoonlijkheid van de kandidaat en controleren of de opgegeven informatie in het cv of uit het sollicitatiegesprek klopt.

Je kunt referenten schriftelijk of telefonisch benaderen. Het is misschien wat arbeidsintensiever, maar een telefonisch gesprek kan vaak nuttigere informatie opleveren. Zo kan iemands toon, enthousiasme, stilte of aarzeling al heel veel zeggen. Ook heb je de kans om een vervolgvraag te stellen als iets niet duidelijk is.

Een referentiecheck uitvoeren: wel of niet doen?

Niet iedere werkgever of bedrijf kiest ervoor referentiechecks uit te voeren als standaard onderdeel van een sollicitatieprocedure. Er zijn echter een aantal goede redenen om hier wel voor te kiezen:

• verifiëren van de door de sollicitant verstrekte gegevens
• inzicht krijgen in samenwerkingsvaardigheden of andere competenties
• ontdekken of de kandidaat past binnen de bedrijfscultuur
• de sterke en zwakke punten van de kandidaat ontdekken
• inzicht krijgen in de reden van vertrek bij de vorige werkgever
• meer leren over de werkhouding van de kandidaat

Een goed uitgevoerde referentiecheck kan dus van toegevoegde waarde zijn bij het selecteren van een nieuwe medewerker, maar er kunnen ook wat nadelen aan verbonden zijn. Denk hierbij aan:

• een referent kan uit persoonlijke overwegingen een negatief beeld schetsen van een kandidaat
• het kan lastig zijn om de ‘echtheid’ van de opgegeven referent te bevestigen
• het uitvoeren van referentiechecks kan tijdrovend zijn
• gebrek aan recente referenties, bijvoorbeeld als de kandidaat de sollicitatie geheim wil houden voor de huidige werkgever
• ontbreken van relevante referenties, bijvoorbeeld door gebrek aan werkervaring of de overstap van ondernemerschap naar loondienst

Goede vragen voor een referentiecheck

Wanneer je tijd en energie steekt in het opvragen van referenties, wil je hier natuurlijk zoveel mogelijk waardevolle informatie mee vergaren. Net als bij een sollicitatiegesprek is een goede voorbereiding het halve werk bij een referentiecheck. Zorg dat je vooraf weet wat je wilt vragen. Laat je inspireren door de voorbeeldvragen in verschillende categorieën hieronder en lees wat het doel is van deze vragen.

1. Basisinformatie

Deze vragen zijn bedoeld om de opgegeven informatie van de kandidaat te controleren, bijvoorbeeld:

• Kunt u bevestigen dat de kandidaat in de opgegeven periode en functie bij u heeft gewerkt?
• Kunt u aangeven waarom de kandidaat niet meer werkzaam is bij uw bedrijf?
• Wat waren de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van de kandidaat?

2. Werkhouding

Een sollicitant laat zich natuurlijk altijd van de beste kant zien tijdens interviews. Door vragen te stellen over de werkhouding en collegialiteit van de kandidaat, ontdek je of de kandidaat past binnen de bedrijfscultuur en het toekomstige team. Stel bijvoorbeeld de volgende vragen:

• Hoe gaat de kandidaat om met collega’s, ondergeschikten of leidinggevenden?
• Kan de kandidaat omgaan met negatieve feedback of kritiek?
• Hoe zou u de motivatie, discipline en algehele werkhouding van de kandidaat omschrijven?

3. Vaardigheden

Competentiegerichte vragen bij een referentiecheck gaan voornamelijk over soft skills, aangezien diploma’s en certificaten objectief te controleren zijn. De antwoorden op deze vragen kunnen meer inzicht bieden in de toegevoegde waarde van de kandidaat voor het bedrijf en de invulling van de functie. Je kunt deze vragen dan ook makkelijk aanpassen aan het specifieke functieprofiel. Een paar voorbeeldvragen:

• Wat zijn volgens u de sterkste punten van de kandidaat?
• Zijn er ook punten te noemen waarin de kandidaat zich nog verder kan ontwikkelen?
• Kunt u een voorbeeld geven van een prestatie of bedrijfsresultaat waar de kandidaat directe invloed op had?

4. Betrouwbaarheid en verantwoordelijkheidsgevoel

Met deze vragen wil je inzicht krijgen in de mate van zelfstandigheid, zelfredzaamheid, integriteit en het verantwoordelijkheidsgevoel van de kandidaat. Stel bijvoorbeeld de volgende vragen:

• Hoe gaat de kandidaat om met deadlines en piekdrukte?
• Kan de kandidaat zelfstandig werken of is enige aansturing nodig?
• Is de kandidaat proactief en oplossingsgericht?
• Is de kandidaat productief in thuiswerksituaties?

5. Open vragen ter afsluiting

Door open vragen te stellen, geef je de referent de kans om informatie te verstrekken die van belang kan zijn voor de invulling van de rol of inzichten biedt in de motivatie en ambities van de kandidaat. Denk aan:

Zou u de kandidaat opnieuw aannemen voor dezelfde of een andere functie en waarom wel of niet?

Kunt u de kandidaat aanbevelen voor de betreffende functie in ons bedrijf?

Is er nog iets wat u toe zou willen voegen, zodat ik een goed beeld krijg van de kandidaat?

Wat mag je niet vragen bij een referentiecheck?

Natuurlijk wil je zo veel mogelijk te weten komen over je potentiële nieuwe medewerker. Toch kun je niet zomaar alles vragen. In principe moeten alle vragen direct betrekking hebben op zaken die aan het werk gerelateerd zijn, dus niet:

• vragen over het privéleven van de kandidaat (burgerlijke staat, kinderen, zwangerschap, enz.)
• informatie over religie, seksuele geaardheid, politieke voorkeuren, enz.
• vragen over het medische verleden of ziekteverzuim
• lidmaatschap bij vakbonden

Het is niet alleen verboden om vragen uit bovengenoemde categorieën te stellen, de referent mag hierover geen informatie verstrekken en kan zelfs aansprakelijk gesteld worden voor het schenden van de AVG. Dit geldt ook voor het verstrekken van onjuiste informatie.

Een referentiecheck uitvoeren bij kandidaten zonder relevante werkervaring

Het is voor starters op de arbeidsmarkt soms al lastig om überhaupt te solliciteren zonder enige relevante ervaring, laat staan dat ze verplicht referenties moeten opgeven. Gelukkig zijn er manieren om hieromheen te werken. Misschien heeft de kandidaat bijbaantjes naast de studie gehad, stages gelopen of vrijwilligerswerk gedaan.

Mentoren van school, stagebegeleiders, bedrijfsleiders of werkgevers van de bijbaantjes, het zijn allemaal prima bronnen om meer te weten te komen over de persoonlijkheid, het doorzettingsvermogen en de samenwerkingsvaardigheden van een kandidaat. Dit geldt overigens ook voor eventuele herintreders of omgeschoolde toetreders.

Het wel of niet uitvoeren van een referentiecheck is een overweging die per vacature gemaakt kan worden of standaard meegenomen wordt in de wervings- en selectiestrategie van een bedrijf. Vermeld in ieder geval in je vacaturetekst dat een referentiecheck onderdeel kan uitmaken van de procedure.