Wat is een aanbiedingsbrief?

Nadat je de beste kandidaat een mondeling aanbod hebt gedaan, verstuur je een aanbiedingsbrief of aanbiedingsmail. Dit aanbod wordt meestal verstuurd voor het voltooien van voorwaardelijke stappen zoals een achtergrondcontrole en voor het ondertekenen van een officiële arbeidsovereenkomst.

In de aanbiedingsbrief bied je de sollicitant formeel een baan aan. Vermeld duidelijk in de brief waar het document betrekking op heeft, bijvoorbeeld de functie en het aanbod. Daarnaast bevat de brief een samenvatting van de belangrijkste voorwaarden en informatie over de functie en het bedrijf. Dit helpt de kandidaat om een weloverwogen beslissing te nemen over het aanbod. De brief dient als startpunt voor verdere onderhandelingen over het dienstverband.

Bij acceptatie zal de kandidaat de brief ondertekend retour sturen, tegenwoordig meestal via e-mail. Houd er rekening mee dat een aanbiedingsbrief niet altijd een juridisch bindende arbeidsovereenkomst is. Een arbeidsovereenkomst is doorgaans een apart document dat gedetailleerde rechtsbescherming biedt voor beide partijen. Om er zeker van te zijn dat je wettelijk beschermd bent, is het verstandig om je aanbiedingsbrief te laten controleren door een juridisch expert voordat je deze naar een kandidaat stuurt.

Wat staat er in een aanbiedingsbrief?

Een aanbiedingsbrief bevat een kort overzicht van de functie en het bedrijf, naast specifieke gegevens over de baan, zoals de startdatum, het salaris, het werkrooster en de secundaire arbeidsvoorwaarden. 

Hieronder vind je een aantal componenten voor een aanbiedingsbrief die je kunt aanpassen aan je bedrijf en de vacature:

• Bedrijfslogo: gebruik het officiële briefhoofd van je bedrijf met je bedrijfslogo (in hoge resolutie). Dit geeft een professionele uitstraling en moedigt de potentiële medewerker aan om je aanbod serieus te overwegen. Benoem in de brief een aantal kernwaarden van je bedrijf.
• Datum en contactgegevens: vermeld links bovenaan de datum, de voor- en achternaam van de kandidaat, het adres en het telefoonnummer. Het correct vermelden van de achternaam van de kandidaat en het telefoonnummer zorgt voor een professionele en persoonlijke benadering.
• Begroeting en openingszin: begin je aanbiedingsbrief met ‘Beste [naam kandidaat]’. Feliciteer de kandidaat en geef in een pakkende, positieve openingszin aan waarom je de kandidaat de baan wilt aanbieden, bijvoorbeeld: ‘We willen je graag een functie aanbieden bij [bedrijfsnaam]!’ De toon kan formeel of informeel zijn, afhankelijk van je bedrijfscultuur. Laat in de openingszin ook enthousiasme blijken over de samenwerking.
• Gegevens over de baan: geef informatie over de functie en de dagelijkse werkzaamheden. Beschrijf kort de formele functietitel, de verwachte startdatum, het dienstverband (fulltime functie of parttime), de kantoorlocatie, de verantwoordelijke manager en een korte beschrijving van de functie en verantwoordelijkheden. Benoem hoe de kandidaat werkt, waar (bijvoorbeeld adres van het kantoor) en wat de werkzaamheden zijn. Zo krijgt de kandidaat een compleet beeld van de functie en worden eventuele onduidelijkheden uit het sollicitatieproces opgehelderd.
• Voorwaardelijkheden: vermeld of er documenten of aanvullende stappen nodig zijn voordat het aanbod definitief wordt. Dit kan bijvoorbeeld een achtergrondonderzoek, een ondertekende geheimhoudingsovereenkomst, een referentiecheck of een VOG (verklaring omtrent gedrag) zijn.
• Vergoeding: beschrijf duidelijk de arbeidsvoorwaarden. Vermeld de hoogte van het loon op maand- of uurbasis, de betaalfrequentie en de betaalmethode. Licht toe hoe het loon wordt vastgesteld. Als er extra vergoedingen zoals bonussen, commissies of aandelenopties zijn, neem die dan ook op.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden: vermeld de belangrijkste secundaire arbeidsvoorwaarden die je bedrijf biedt. Dit kan de kandidaat overtuigen om het baanaanbod te accepteren. Houd het kort en bewaar de details voor een apart welkomstpakket voor een effectieve onboarding.
• Deadline: overweeg of je een deadline wilt instellen voor het accepteren van het aanbod. Dit helpt om de werving efficiënt te houden en te voorkomen dat je andere gekwalificeerde kandidaten misloopt. Als je een deadline stelt, geef de kandidaat dan minimaal een week de tijd om na te denken en een beslissing te nemen.
• Slot: sluit de brief af met een enthousiaste boodschap over de samenwerking en geef contactgegevens voor eventuele vragen. Zorg voor een ruimte waar de kandidaat de brief kan ondertekenen en de datum kan invullen bij acceptatie van het aanbod. Benadruk de passie en het enthousiasme die je verwacht van de kandidaat in de nieuwe rol.
• Disclaimer: om verwarring te voorkomen, kun je een korte disclaimer toevoegen waarin staat dat de brief informatief is en geen juridisch bindende overeenkomst vormt. Raadpleeg een jurist om onbedoelde juridische gevolgen te vermijden.
• Over de kandidaat: benoem het belang van persoonlijkheid en hoe deze bij het bedrijf past. Geef aan dat de juiste persoonlijkheid, ambitie en competenties bijdragen aan een succesvolle samenwerking.
• Doelstellingen: beschrijf kort dat de kandidaat wordt uitgedaagd om resultaten te behalen en zich verder te ontwikkelen binnen de organisatie.

Met een voorbeeldbrief kun je eenvoudig zelf een professionele aanbiedingsbrief opstellen.

Waarom is het sturen van een aanbiedingsbrief belangrijk?

Tijdens de sollicitatieprocedure ligt de focus voornamelijk op het ontdekken of een kandidaat aan de functie-eisen voldoet en past binnen de bedrijfscultuur. Dit is vaak een spannende tijd voor sollicitanten. Eenmaal aangenomen verandert de verhouding van één- naar tweerichtingsverkeer en is het belangrijk om de nieuwe medewerker te laten weten dat deze van harte welkom is. 

Bovendien is een aanbiedingsbrief het ideale middel om de belangrijkste details van de nieuwe samenwerking te bevestigen en biedt het de geselecteerde kandidaat de mogelijkheid om vragen te stellen over onduidelijkheden of te onderhandelen over bepaalde voorwaarden. Als beide partijen tevreden zijn, kan de medewerker met vertrouwen beginnen met de onboarding.

Template voor een aanbiedingsbrief

Template voor een aanbiedingsbrief

[Bedrijfslogo] DD-MM-JJJJ

Voor- en achternaam van kandidaat
Adres, postcode, plaatsnaam en land van de kandidaat
Telefoonnummer: [telefoonnummer kandidaat]
E-mailadres: [e-mailadres kandidaat]

Beste [voornaam en achternaam kandidaat],

We bieden je graag vanaf [startdatum] de fulltime functie van [vacaturetitel] aan bij [bedrijfsnaam], onder voorbehoud van [bijvoorbeeld achtergrondonderzoek of referentiecheck]. Je rapporteert rechtstreeks aan [naam manager/supervisor] op ons kantoor op [locatie werkplek]. We zijn ervan overtuigd dat je vaardigheden, passie, persoonlijkheid en enthousiasme uitstekend bij ons bedrijf passen.

Binnen deze functie wordt van je verwacht dat je [korte beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden]. Je zult werken op kantoor en deel uitmaken van een enthousiast team in een fulltimefunctie.

Het jaarlijkse startsalaris (loon) voor deze functie bedraagt [bedrag in euro’s], dat vanaf [eerste betalingsperiode] op [maandelijkse, wekelijkse, etc.] basis wordt uitbetaald via [betaalmethode]. Daarnaast bieden we [extra vergoedingen zoals bonussen, commissies, aandelenopties].

Als medewerker van [bedrijfsnaam] kom je tevens in aanmerking voor onze secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder [bijv. zorgverzekering, pensioenregeling, vakantietijd], evenals andere voordelen die uitgebreid worden beschreven in [welkomstpakket, voorlichtingspakket]. Ons bedrijf hecht veel waarde aan innovatie en klanttevredenheid.

Binnen deze functie krijg je de kans om resultaten te behalen en jezelf verder te ontwikkelen op zowel persoonlijk als professioneel vlak.

Je kunt dit aanbod accepteren door deze brief ondertekend retour te sturen vóór [deadline aanbod], bij voorkeur via e-mail naar het opgegeven e-mailadres.

We kijken ernaar uit om je in ons team te verwelkomen! Mocht je vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op via de telefoon of e-mail. In de bijlage vind je tevens het verslag van het sollicitatieproces.

Met vriendelijke groet, 

[Je handtekening]
[Je naam]
[Je functie]