Wat is een aanbiedingsbrief?
Nadat je de beste kandidaat een mondeling aanbod hebt gedaan, verstuur je een aanbiedingsbrief of aanbiedingsmail. Dit aanbod wordt meestal verstuurd vóór het voltooien van voorwaardelijke stappen zoals een achtergrondcontrole en vóór het ondertekenen van een officiële arbeidsovereenkomst.
In de aanbiedingsbrief bied je de sollicitant formeel een baan aan. Daarnaast bevat de brief een samenvatting van de belangrijkste voorwaarden en informatie over de functie en het bedrijf. Dit helpt de kandidaat om een weloverwogen beslissing te nemen over het aanbod. De brief dient als startpunt voor verdere onderhandelingen over het dienstverband.
Bij acceptatie zal de kandidaat de brief ondertekenen en naar je terugsturen. Houd er rekening mee dat een aanbiedingsbrief niet altijd als een juridisch bindende arbeidsovereenkomst geldt. Een arbeidsovereenkomst is doorgaans een apart document dat gedetailleerde rechtsbescherming biedt voor beide partijen. Om er zeker van te zijn dat je wettelijk beschermd bent, is het verstandig om je aanbiedingsbrief te laten controleren door een juridisch expert voordat je deze naar een kandidaat stuurt.
Lees ook: Voorbeelden van aanbiedingsbrieven
Wat staat er in een aanbiedingsbrief?
Een aanbiedingsbrief bevat een kort overzicht van de functie en het bedrijf evenals specifieke gegevens over de baan, zoals de startdatum, het salaris, het werkrooster en de secundaire arbeidsvoorwaarden. Aangezien er geen standaard aanbiedingsbrief bestaat, kun je onderstaande elementen gerust aanpassen, zodat ze bij jouw bedrijf en vacatures passen:
- Bedrijfslogo: gebruik het officiële briefhoofd van je bedrijf met een afbeelding van je bedrijfslogo (in hoge resolutie). Dit draagt bij aan een professionele uitstraling en moedigt de potentiële medewerker aan om je aanbod serieus te overwegen.
- Datum en contactgegevens: vermeld linksbovenaan de datum, de voor- en achternaam en het adres van de kandidaat.
- Begroeting en openingszin: begin je aanbiedingsbrief met ‘Beste [naam kandidaat]’. Feliciteer de kandidaat en geef in een pakkende, positieve openingszin aan waarom je hem of haar de baan wilt aanbieden, bijvoorbeeld: ‘We willen je graag een functie aanbieden bij [bedrijfsnaam]!’ De toon kan formeel of informeel zijn, afhankelijk van je bedrijfscultuur.
- Gegevens over de baan: geef informatie over de functie en de dagelijkse werkzaamheden. Vermeld de formele functietitel, de verwachte startdatum, het dienstverband (fulltime of parttime), de kantoorlocatie, de verantwoordelijke manager en een korte beschrijving van de functie en verantwoordelijkheden. Zo krijgt de kandidaat een compleet beeld van de functie en worden eventuele onduidelijkheden uit het sollicitatieproces opgehelderd
- Voorwaardelijkheden: vermeld of er documenten of aanvullende stappen nodig zijn voordat het aanbod definitief wordt. Dit kan bijvoorbeeld een achtergrondonderzoek, een ondertekende geheimhoudingsovereenkomst, een referentiecheck of een bewijs van werkgeschiktheid zijn.
- Vergoeding: beschrijf de arbeidsvoorwaarden helder en gedetailleerd. Vermeld de hoogte van het salaris op maand- of uurbasis, de betaalfrequentie en de betaalmethode. Als er extra vergoedingen zoals bonussen, commissies of aandelenopties zijn, neem die dan ook op.
- Secundaire arbeidsvoorwaarden: vermeld de belangrijkste secundaire arbeidsvoorwaarden die je bedrijf biedt. Dit kan de kandidaat overtuigen om het baanaanbod te accepteren. Houd het kort en bewaar de details voor een apart medewerkershandboek of voorlichtingspakket.
- Deadline: overweeg of je een deadline wilt instellen voor het accepteren van het aanbod. Dit helpt om de werving efficiënt te houden en te voorkomen dat je andere gekwalificeerde kandidaten misloopt. Als je een deadline stelt, geef de kandidaat dan minimaal een week de tijd om na te denken en een beslissing te nemen.
- Slot: sluit de brief af met een enthousiaste boodschap over de samenwerking en geef contactgegevens voor eventuele vragen. Zorg voor een ruimte waar de kandidaat de brief kan ondertekenen en de datum kan invullen als hij of zij het aanbod accepteert.
- Disclaimer: om verwarring te voorkomen, kun je een korte disclaimer toevoegen waarin staat dat de brief informatief is en geen juridisch bindende overeenkomst vormt. Raadpleeg een jurist om onbedoelde juridische gevolgen te vermijden.
Gerelateerd:
- Welkomstpakket voor een nieuwe medewerker: 9 ideeën voor succesvolle onboarding
- Voorbeelden welkomstmail nieuwe medewerkers
- Checklist onboarding nieuwe medewerkers
Template voor een aanbiedingsbrief
Template voor een aanbiedingsbrief
[Bedrijfslogo]
DD-MM-JJJJ
Voor- en achternaam van kandidaat
Adres, postcode, plaatsnaam en land van de kandidaat
Beste [naam kandidaat],
We bieden je graag vanaf [startdatum] de [fulltime/parttime] functie van [vacaturetitel] aan bij [bedrijfsnaam], onder voorbehoud van [bijvoorbeeld achtergrondonderzoek of referentiecheck]. Je rapporteert rechtstreeks aan [naam manager/supervisor] op [locatie werkplek]. We zijn ervan overtuigd dat jouw vaardigheden en ervaring uitstekend bij ons bedrijf passen.
Binnen deze functie wordt van je verwacht dat je [korte beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden].
Het jaarlijkse startsalaris voor deze functie bedraagt [bedrag in euro’s], dat vanaf [eerste betalingsperiode] op [maandelijkse, wekelijkse, etc.] basis wordt uitbetaald via [betaalmethode]. Daarnaast bieden we [extra vergoedingen zoals bonussen, commissies, aandelenopties].
Als medewerker van [bedrijfsnaam] kom je tevens in aanmerking voor onze secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder [bijv. zorgverzekering, pensioenregeling, vakantietijd], evenals andere voordelen die uitgebreid worden beschreven in [medewerkershandboek, voorlichtingspakket].
Je kunt dit aanbod accepteren door deze brief te ondertekenen en retour te sturen vóór [deadline aanbod].
We kijken ernaar uit om je in ons team te verwelkomen! Mocht je vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op.
Met vriendelijke groet,
[Je handtekening]
[Je naam]
[Je functie]
Veelgestelde vragen over aanbiedingsbrieven
Bij het opstellen van een aanbiedingsbrief wil je niets over het hoofd zien. Deze veelgestelde vragen helpen je om zorgvuldig en effectief te werk te gaan.
Moet ik altijd een aanbiedingsbrief sturen, ook als ik al mondeling een aanbod heb gedaan?
Mondelinge aanbiedingen zijn waardevol, maar een schriftelijke aanbiedingsbrief zorgt voor duidelijkheid en voorkomt misverstanden. Het laat zien dat je het proces serieus neemt en biedt de kandidaat een overzicht van de belangrijkste voorwaarden. Bovendien vormt de brief een handig startpunt voor eventuele onderhandelingen en helpt het om verwachtingen aan beide kanten goed af te stemmen.
Wat is het verschil tussen een aanbiedingsbrief en een contractvoorstel?
Een aanbiedingsbrief is meestal beknopter en bedoeld om het aanbod formeel te communiceren. Een contractvoorstel bevat vaak meer juridische details en lijkt qua inhoud al sterk op de uiteindelijke arbeidsovereenkomst. Beide kunnen onderdeel zijn van het wervingsproces, afhankelijk van hoe formeel je dit wilt aanpakken.
Wat als de kandidaat niet reageert op de aanbiedingsbrief?
Als een kandidaat niet binnen de gestelde termijn reageert, neem dan contact op. Soms is er sprake van twijfel of onduidelijkheid. Een heldere deadline en snelle opvolging laten het sollicitatieproces prettiger verlopen.
Wanneer moet ik een aanbiedingsbrief versturen in het sollicitatieproces?
De aanbiedingsbrief komt meestal ná een mondeling aanbod, maar vóór het tekenen van de arbeidsovereenkomst. Idealiter stuur je de brief zodra je zeker weet dat je de kandidaat wilt aannemen, maar nog voordat juridische stappen worden gezet.
Gerelateerd:
