Voor het sollicitatiegesprek
Het spreekt voor zich dat je je als werkgever net als de kandidaat goed voorbereidt voor het gesprek begint. Als je maar wat improviseert, maak je veel kans dat je achteraf zaken bedenkt die je had willen vragen, of dat je achterblijft met het gevoel dat je de kandidaat niet hebt leren kennen. Dat is een verspilling van je tijd en van die van de kandidaat. Neem daarom op voorhand voldoende ruimte om je voor te bereiden, want dat bespaart je later meer tijd en moeite.
Bespreek met collega’s
Voordat je een sollicitatiegesprek gaat leiden, is het een goed idee om nog even in gesprek te gaan collega’s of medewerkers van de afdeling waar de vacature betrekking op heeft. Wat zoeken deze collega’s in een nieuwe medewerker? Zijn er belangrijke dingen waar je naar moet vragen? Je kunt er ook voor kiezen om de afdelingsmanager of een naaste collega deel te laten nemen aan het sollicitatiegesprek. Bespreek dan wel op voorhand goed wie de leiding neemt en hoe je het gesprek aanpakt.
Screen de kandidaten
Lees voor je aan een gesprek begint opnieuw het cv en de motivatiebrief van de kandidaat die je gaat interviewen. Zijn er zaken waar je vragen over hebt of elementen van de brief die opvallen? Maak een aantekening, zodat je daarover vragen kunt stellen tijdens het sollicitatiegesprek. Zo heb je meteen een aanknopingspunt om dieper in te gaan op de ervaring van de kandidaat zelf.
Maak een lijstje met vragen
Maak je geen zorgen: het komt helemaal niet amateuristisch over als je als werkgever notities gebruikt terwijl je een sollicitatiegesprek leidt. Het is zelfs beter dat je notities hebt, zodat het gesprek niet stilvalt en je de kandidaat zo efficiënt mogelijk kunt beoordelen. Maak een lijstje met minstens vijf relevante vragen. Probeer die vragen specifiek te maken – dus niet ‘vertel eens iets over jezelf’ – maar zorg wel dat het open vragen zijn, dus geen ja-/nee-vragen.
Tijdens het sollicitatiegesprek
Nu je voorbereiding helemaal in orde is, kun je met een gerust hart beginnen aan het sollicitatiegesprek. Hier vind je onze tips om het sollicitatiegesprek van begin tot einde in goede banen te leiden.
Stel kandidaten op hun gemak
Allereerst is het belangrijk om de juiste toon te zetten. Iedere kandidaat is wel wat nerveus tijdens een sollicitatie. Hoe meer je kandidaten op hun gemak kunt stellen, hoe beter je hen kunt leren kennen. Neem daarom de tijd om iedere kandidaat te verwelkomen, stel jezelf voor, bied een glas water aan en stel wat informele vragen, bijvoorbeeld of ze ver moesten reizen voor het gesprek. Geef ook aan wat de kandidaat kan verwachten van het gesprek. Is het slechts een verkennend gesprek van twintig minuten met jou alleen? Ben je van plan de kandidaat ook nog met een collega te laten praten? Ga je een rondleiding geven van het kantoor? Laat de kandidaat weten hoe het gesprek zal verlopen, want op die manier zal hij of zij minder nerveus zijn.
Geef kandidaten de tijd
Nu kun je beginnen aan de hoofdmoot van het sollicitatiegesprek: de vragen. Zorg daarbij dat je de tijd neemt om iedere vraag rustig te stellen en te luisteren naar het hele antwoord. Heeft de kandidaat even tijd nodig om na te denken? Sta dat dan toe, en laat ook weten dat even in stilte nadenken helemaal oké is. Zo haal je de spanning weg uit pijnlijke stiltes en zorg je ervoor dat je betere antwoorden krijgt dan wanneer een kandidaat het gevoel heeft zich te moeten haasten.
Luister aandachtig
Gebruik je notities als leidraad om vragen te stellen, maar zorg ook dat je niet zo gefocust bent op de volgende vraag dat je het vorige antwoord niet meer hoort. Geef de kandidaat je volledige aandacht en laat je leiden door diens antwoorden. Laat het gesprek zo natuurlijk mogelijk verlopen: ga in op wat de ander zegt, stel vervolgvragen, en reageer op het antwoord dat de kandidaat gegeven heeft vóór je verdergaat naar de volgende vraag.
Maak het persoonlijk
De beste manier om iemands persoonlijkheid naar boven te brengen is om ook je eigen persoonlijkheid te tonen. Sollicitatiegesprekken worden te vaak gevoerd als een soort formeel examen. Maar kandidaten en medewerkers zijn mensen, en uiteindelijk staat of valt het succes van je bedrijf met de interacties die mensen op de werkvloer hebben. Je wil dus niet alleen ingaan op de kwalificaties van de kandidaat – die kun je ook op zijn of haar cv lezen – maar je wil bovendien weten of diens persoonlijkheid past bij je bedrijf. Wees daarom zelf eerlijk en direct in het sollicitatiegesprek. Laat zien wat voor werkgever je bent, hoe je de zaken aanpakt en wat voor sfeer je in je bedrijf wilt creëren. Ontspant de kandidaat wanneer je je persoonlijkheid laat doorschijnen? Dat is een teken dat het klikt op persoonlijk vlak. Als de kandidaat er alleen maar nerveuzer of serieuzer van wordt, kan dat een teken zijn dat je aanpak niet goed werkt voor deze persoon.
Stel concrete vragen
Goede vragen stellen tijdens een sollicitatiegesprek is een kunst en vergt oefening. Een goede tip is om je vragen zo concreet mogelijk te maken en ook te vragen naar voorbeelden. Vraag bijvoorbeeld niet: “Vertel eens over je ervaring met leiderschap”. Deze vraag is erg vaag – gaat het over hoe de persoon het leiderschap van anderen ervaart, of over zijn/haar eigen leiderschap? – en zal dan ook waarschijnlijk een weinig specifiek antwoord opleveren. Vraag in de plaats daarvan: “Kun je uit het laatste jaar een voorbeeld geven van een situatie waar je de leiding nam over een team of een project? Wat heb je van die situatie geleerd?” Deze vraag is erg concreet: je wil een recent voorbeeld horen van een specifieke situatie en je wilt bovendien weten hoe de kandidaat die situatie zelf ervaren heeft. Uit het antwoord op deze vraag zul je veel meer kunnen afleiden.
Het gesprek afsluiten
Je hebt al je vragen gesteld en een heldere indruk gekregen van de kandidaat. Hoe sluit je het gesprek nu op een goede manier af?
Schep de juiste verwachtingen
Het is voor een kandidaat erg demotiverend om weg te gaan uit een sollicitatiegesprek, zonder enig idee te hebben van wanneer hij of zij een antwoord mag verwachten. Geef de kandidaat daarom een eerlijk vooruitzicht aan het eind van het gesprek. Ga je nog een aantal andere kandidaten interviewen? Zal het even duren voordat je een beslissing kunt nemen? Volgen er nog meer rondes in het sollicitatieproces? Leg het allemaal helder uit en houd je dan ook aan de timing die je belooft. Als de kandidaat uiterlijk de volgende maandag een mailtje verwacht, kan het niet door de beugel dat je tot woensdag niets laat weten. Behandel je kandidaten net zoals je met klanten zou omgaan.
Maak aantekeningen
Ga je een grote hoeveelheid kandidaten interviewen? Dat kan snel verwarrend worden. Maak daarom notities van het sollicitatiegesprek. Het kan afleidend zijn voor zowel jezelf als de kandidaat om dat tijdens het gesprek te doen. Daarom is het beter om na afloop van het gesprek tien minuten extra te nemen om je indrukken op te schrijven als die nog vers in je geheugen zitten.
Volg op en geef feedback
Wanneer je een beslissing hebt genomen over de kandidaten die doorgaan naar de volgende ronde of over wie je gaat aannemen, laat dan meteen aan alle kandidaten weten waar ze staan. Laat de kandidaten die niet gekozen werden ook weten waarom. Op basis van je notities uit de vorige stap kan dat heel snel in enkele zinnen. De kandidaat heeft tijd geïnvesteerd in je bedrijf door te solliciteren, dus het is niet meer dan eerlijk om ook een kleine investering te doen in de kandidaat door nuttige feedback te geven. Vergeet ook niet om kandidaten te bedanken voor hun tijd en inzet. Met deze tips wordt goede sollicitatiegesprekken leiden een eenvoudige klus. Op zoek naar meer tips om het sollicitatieproces efficiënter te maken, van vacature tot on-boarding? In ons helpcenter voor werkgevers vind je alle informatie die je nodig hebt.
