Wat zijn organisatiestructuurmodellen?

Een model voor organisatiestructuur is een raamwerk waarin omschreven wordt wat de hiërarchische structuur binnen een bedrijf is, wie verantwoordelijk is voor welke taken en welke bevoegdheden hierbij van toepassing zijn. Het is een leidraad voor directie en werknemers en zo ingericht dat de strategische doelstellingen behaald kunnen worden. In deze gids behandelen we de volgende structuren:

• Horizontale organisatiestructuur
• Functionele organisatiestructuur
• Hiërarchische organisatiestructuur
• Divisionele organisatiestructuur
• Matrix organisatiestructuur
• Teamstructuur
• Netwerkorganisatiestructuur

Horizontale organisatiestructuur

De meeste kleine bedrijven beginnen met een horizontale organisatiestructuur. Deze structuur wordt ook wel een platte organisatiestructuur of eenvoudige structuur genoemd. Dat betekent dat alle werknemers op hetzelfde beslissingsniveau staan, met uitzondering van de CEO of eigenaar, die er een niveau boven staat.

Door het ontbreken van hiërarchische lagen blijft de personele structuur overzichtelijk en eenvoudig. Coördinatie vindt in deze structuur vaak plaats via wederzijdse aanpassing tussen medewerkers, waarbij zij onderling afspraken maken zonder strikte standaardisatie. Teams of groepen binnen deze structuur kunnen als organisatie-eenheden worden gezien. In bedrijven met slechts een handvol werknemers is een complexere hiërarchie meestal niet nodig.

Deze structuur komt ook wel voor bij iets grotere ondernemingen, waar alle uitvoerende werknemers een gelijkaardige functie hebben, bijvoorbeeld een advocatenkantoor of een architectenbureau. Alle werknemers hebben daar dezelfde opleiding genoten en het niveau van senioriteit is alleen gebaseerd op het aantal jaar werkervaring.

Voordelen:

• Iedere werknemer draagt veel verantwoordelijkheid en heeft een hoge mate van autonomie
• Gelijkheid onder werknemers stimuleert open communicatie en creativiteit
• Werknemers hebben meestal een gevarieerder takenpakket

Nadelen:

• De CEO of eigenaar is eindverantwoordelijk, waardoor die het erg druk kan krijgen
• Gebrek aan intermediaire leidinggevenden kan tot onduidelijkheid leiden bij individuele medewerkers
• Moeilijk te handhaven als het bedrijf groeit

Functionele organisatiestructuur: eenvoudige structuur

Wanneer een bedrijf met een platte structuur groeit, ontstaat er vaak spontaan een functionele organisatiestructuur. Deze structuur bestaat uit gespecialiseerde afdelingen met elk hun eigen specifieke expertise. Binnen deze afdelingen werken vaak gespecialiseerde staffunctionarissen die het management adviseren op basis van hun specialistische kennis.

De functionele structuur maakt het mogelijk om specialistische kennis en vaardigheden optimaal te benutten. De standaardisatie van werkprocessen binnen afdelingen zorgt voor efficiëntie en consistentie. De uitvoerende kern binnen elke afdeling is verantwoordelijk voor het primaire werk, terwijl medewerkers rapporteren aan hun afdelingsmanager.

Voordelen:

• Gespecialiseerde medewerkers kunnen focussen op hun expertise
• Beslissingen binnen afdelingen zijn eenvoudiger te nemen
• Een natuurlijke structuur die vaak automatisch ontstaat en gemakkelijk meegroeit met het bedrijf

Nadelen:

• Het kan de communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen in de weg staan
• Het creëert soms een wij-zij-gevoel tussen verschillende afdelingen
• Minder flexibel wanneer een project samenwerking tussen de afdelingen vereist, omdat het niet langer duidelijk is wie de leiding heeft

Hiërarchische organisatiestructuur

Hiërarchische organisaties komen vaak voort uit functionele organisaties, maar zijn zo gegroeid dat er steeds extra functies en niveaus van verantwoordelijkheid zijn toegevoegd, tot de organisatie een verticaal en regelmatig karakter kreeg. Deze structuur wordt gekenmerkt door meerdere hiërarchische lagen en een formele structuur.

Binnen een hiërarchische structuur heeft iedere medewerker een zeer duidelijk afgebakende specialiteit en, afhankelijk van de positie, een directe manager, een team onder zich of beide. De strategische top is verantwoordelijk voor het bepalen van de richting van de organisatie en houdt direct toezicht op de onderliggende managementlagen.

De personele structuur geeft duidelijk de wijze waarop taken en verantwoordelijkheden verdeeld zijn over de verschillende hiërarchische lagen weer. De operationele kern richt zich op de uitvoering van het primaire werk binnen de organisatie. Door deze opzet zijn verantwoordelijkheden duidelijk en is de taakverdeling transparant. Een hiërarchisch organisatieschema neemt de vorm van een piramide aan.

Voordelen:

• Taken zijn zeer duidelijk afgebakend
• Iedere werknemer heeft een rechtstreekse leidinggevende om instructies van te krijgen
• Doorgroeikansen zijn helder

Nadelen:

• Persoonlijke rol in het grotere geheel van het bedrijf kan onduidelijk worden (welke bijdrage lever ik?)
• Regels en procedures kunnen creativiteit en snelle verandering in de weg staan
• Medewerkers in functies met minder verantwoordelijkheid kunnen zich machteloos voelen

Divisiestructuur

Bij een divisiestructuur is een bedrijf opgedeeld in verschillende divisies, waarbij elke divisie als een aparte organisatie-eenheid functioneert. Binnen iedere divisie kan de juiste organisatiestructuur gekozen worden, afhankelijk van de specifieke behoeften en doelen. Er zijn verschillende organisatiestructuren mogelijk binnen de divisies, zoals een functionele of hiërarchische opzet.

Divisies beschikken vaak over gespecialiseerde afdelingen die verantwoordelijk zijn voor specifieke taken en expertise. Het is belangrijk dat er voldoende onderlinge afstemming en samenwerking is tussen de divisies om de interne processen te optimaliseren. De divisies zijn daarom niet gebaseerd op functie, maar bestaan elk uit een bijna compleet minibedrijf met bijvoorbeeld een eigen IT-, communicatie- en producttak.

De verdeling van de divisies kan onder andere gebeuren op basis van geografie, van afzetmarkt of van productlijn. Zo kan een supermarkt een divisie verse goederen en een divisie huishoudelijke producten hebben. Een bedrijf dat verschillende markten bedient, kan bijvoorbeeld een nationale divisie en een exportdivisie hebben. Binnen iedere divisie kan een andere organisatiestructuur gelden, bijvoorbeeld hiërarchisch of functioneel.

Voordelen:

• Geeft bedrijven met uiteenlopende activiteiten of markten meer flexibiliteit in iedere divisie
• Bedrijfsvoering kan beter aangepast worden aan de behoeften van de markt of het product
• Binnen iedere divisie kan een gepaste organisatiestructuur gevonden worden

Nadelen:

• Creëert als het ware meerdere bedrijven en identiteiten, waardoor de cohesie zoek kan raken
• Communicatie tussen divisies kan stroef verlopen
• Kan in sommige gevallen leiden tot dubbel werk

Matrix-organisatiestructuur

Een matrix-organisatieschema ziet eruit als een rooster. Op de horizontale lijn staan de functionele afdelingen, bijvoorbeeld IT, product en communicatie, en op de verticale lijn staan de verschillende projecten. In deze structuur rapporteren medewerkers aan zowel een functioneel manager als een projectleider. De matrixstructuur is een vorm van horizontale structurering die samenwerking tussen afdelingen stimuleert.

Projectteams binnen de matrixstructuur functioneren als organisatie-eenheden. Goede samenwerking is essentieel om verantwoordelijkheden duidelijk te houden. Met deze matrix kun je meteen aflezen bij welke afdeling een medewerker hoort, maar ook aan welk project de medewerker werkt. Dit model is handig in bedrijven die vooral op projectbasis werken, zoals consultancybedrijven.

Voordelen:

• Overzichtelijk bij kleine en middelgrote bedrijven
• Maakt verschuiving van mensen tussen projecten eenvoudig en overzichtelijk
• Bevordert communicatie tussen afdelingen

Nadelen:

• Onoverzichtelijk voor grote bedrijven
• Onduidelijk wie de leiding over een medewerker heeft of de eindverantwoordelijkheid heeft voor een project
• Organigram verschuift telkens wanneer een project begint of eindigt

Teamstructuur

Een variant van het matrixmodel is de teamstructuur. Deze structuur wordt vaak gekozen door een innovatieve organisatie die een gedecentraliseerde organisatiestructuur nastreeft. Daarbij laat je als bedrijf de functionele afdelingen helemaal los en creëer je multifunctionele teams die elk onafhankelijk aan producten of projecten kunnen werken.

Teams werken samen aan een gezamenlijk doel en zijn verantwoordelijk voor het primaire proces van de organisatie. Coördinatie binnen teams vindt vaak plaats via wederzijdse aanpassing, waarbij teamleden flexibel afspraken maken zonder strikte standaardisatie. Elk team heeft een teamleider. Uniek aan deze structuur is dat het niet de specialisten zijn die naar een hoger niveau promoveren, maar de generalisten die het overzicht kunnen bewaren.

Voordelen:

• Het bevordert creativiteit, flexibiliteit en communicatie
• Is bewust antihiërarchisch en daagt werknemers uit met variëteit in plaats van prestatiegerichte beloningen en promotie
• Geeft ieder team veel vrijheid en vergt weinig centraal beheer

Nadelen:

• Teams kunnen uit het oog verliezen waar andere teams mee bezig zijn
• Geeft minder kans op doorgroeimogelijkheden in traditionele zin
• Als de dynamiek binnen een team niet goed zit, is het moeilijk om dit op te lossen en weten werknemers niet met wie ze moeten praten

Netwerkorganisatiestructuur

Het is tegenwoordig zeldzaam dat een bedrijf al zijn diensten in eigen beheer heeft. De meeste bedrijven werken met leveranciers, freelancers, externe vestigingen, consulenten, enzovoort. Hierdoor schieten traditionele organisatiestructuurmodellen vaak tekort om de nieuwe realiteit te beschrijven.

Een netwerkmodel kan dan helpen: het visualiseert via een netwerk van pijltjes hoe verschillende afdelingen, locaties en externe diensten met elkaar in verbinding staan. De netwerkstructuur functioneert vooral goed in een dynamische omgeving waarin bedrijven snel moeten inspelen op veranderingen.

Samenwerking met externe partijen kan echter ook een politieke arena creëren waarin verschillende belangen en machtsdynamieken spelen. Sommige netwerkorganisaties functioneren zelfs als een politieke organisatie, waarbij sterke coördinatie nodig is om conflicten te beheersen en de belangen op één lijn te brengen.

In een professionele bureaucratie, zoals een ziekenhuis of universiteit, wordt vaak samengewerkt met hoogopgeleide professionals die werken volgens gestandaardiseerde processen. De ondersteunende staf speelt hierbij een belangrijke rol in het optimaliseren van samenwerking en het waarborgen dat het bedrijf functioneert zoals bedoeld.

Voordelen:

• Kan op accuratere wijze een complexe realiteit in kaart brengen
• Brengt workflows in kaart in plaats van hiërarchieën, wat communicatie bevordert tussen afdelingen
• Bevordert de flexibiliteit, omdat een nieuwe verbinding op het organigram al snel gemaakt is

Nadelen:

• Wordt al snel onoverzichtelijk
• Maakt niet duidelijk wie de leiding of eindbevoegdheid heeft
• Visualiseert processen en abstracte elementen meer dan mensen en hun functies

De juiste organisatiestructuur kiezen voor je onderneming

Wat het beste organisatiestructuurmodel is voor je eigen onderneming hangt af van de omvang van je personeelsbestand, de kernactiviteiten van je bedrijf, maar vooral ook van je bedrijfscultuur, leiderschapsstijl en de inzet, motivatie en vaardigheden van je ondersteunende staf.

Op zoek naar meer tips voor het werven of organisatiebeheer? In het helpcenter voor werkgevers van Indeed vind je alle informatie die je nodig hebt.