Een tweede sollicitatiegesprek voeren

Een goed tweede sollicitatiegesprek is de beste kans op het aannemen van de juiste kandidaat. Het biedt de mogelijkheid om dieper in te gaan op de vaardigheden en werkervaring van iemand. Bovendien kun je meer te weten komen over het karakter. Dat is belangrijk voor de reactie op tegenslagen en om te weten of iemand binnen het team past. Een goede voorbereiding is daarom niet alleen belangrijk voor de sollicitant, maar ook voor de werkgever. Lees hier meer over het verloop van een tweede sollicitatiegesprek. Verderop in het artikel bespreken we ook geschikte vragen en vraagtechnieken.

Voorbereiding

Voorbereiding is zeer belangrijk. Het devies is dus: doe je huiswerk als werkgever. Neem de tijd om vooraf de notities van het eerste gesprek terug te lezen en stel jezelf (mogelijk opnieuw) de vraag over welke waarden en kwaliteiten de ideale kandidaat moet beschikken. In het gesprek krijgt de sollicitant de kans om te laten zien dat deze inderdaad een goed lid van het team zou zijn. De hoofdpunten uit het eerste gesprek kunnen al een goede basis zijn voor dieptevragen in dit tweede gesprek. Met een goede voorbereiding voorkom je bijvoorbeeld de situatie dat een gesprek leuk en soepel verloopt, maar je per ongeluk de kandidaat met de vlotste babbel kiest, terwijl die eigenlijk niet de beste keus is voor de functie. Aan de andere kant kan het ertoe leiden dat de beste kandidaat niet uitblinkt en dus niet komt bovendrijven. Of sterker nog, het kan de betere kandidaat afschrikken.

Juiste setting

Voor het gesprek heb je een prettige, rustige ruimte nodig. Zorg dat je alle gegevens bij de hand hebt en nodig minimaal één collega uit die ook tijdens het eerste gesprek aanwezig was. Maar misschien wel belangrijker: Vraag er een collega bij die goed kan beoordelen of een kandidaat de juiste is voor de functie. Denk aan een directe manager of een directe collega (van de nieuwe functie) bijvoorbeeld. Deze kan meedenken en een klankbord zijn, over inhoudelijke onderwerpen en of iemand binnen het team past. Dan is het tijd voor het gesprek.

Opening

Je verwelkomt de sollicitant en zorgt voor een prettige sfeer. Het is goed de gespreksdeelnemers, jezelf en collega(’s), even opnieuw voor te stellen en uit te leggen wat een ieders rol is. Misschien is dit al gedaan in het eerste gesprek, maar veel sollicitanten zullen de namen niet hebben onthouden. Je rondt de opening af met de uitleg van het doel van het gesprek. Begin niet met lastige vragen, houd dit deel van het gesprek nog even luchtig.

Vragen

Tijdens het eerste gesprek zijn de taken en verantwoordelijkheden van de functie al ter sprake gekomen. Het draait er in dit gesprek om dat je met vervolgvragen achterhaalt of de kandidaat echt zo geschikt is als die zich presenteert. De vragen zijn onder te verdelen in vijf categorieën: motivatie, competenties, werkstijl, ambitie en persoonlijkheid. Vooraf heb je de mogelijkheid gehad een analyse te maken welke zaken je belangrijk vindt voor de functie. Welke vragen horen hierbij, in elk van de vijf categorieën? Verderop in dit artikel lees je meer over de vraagtechieken die je hierbij kunnen helpen. Meer lezen over competentiegerichte vragen? Lees verder in dit Indeed-artikel.

Arbeidsvoorwaarden

Het staartje van het tweede gesprek is een goed moment om informatie te geven over secundaire arbeidsvoorwaarden. Denk aan de eventuele auto (van de zaak), onkostenvergoedingen, pensioen, CAO, werktijden, vakantie of concurrentiebeding. Misschien heb je tijdens het eerste gesprek al een salarisindicatie gevraagd. In dat geval kun je terugkoppelen of deze realistisch is of niet. Zo niet, dan is het tweede gesprek een uitstekend moment om de salarisvoorwaarden te bespreken. Meer informatie over secundaire arbeidsvoorwaarden? Lees er hier meer over.

Afsluiting

Sluit het gesprek af en maak goede vervolgafspraken. Bijvoorbeeld over de terugkoppeling van het gesprek en het vervolg van de sollicitatieprocedure, mocht de kandidaat worden geselecteerd. Vraag als je dat nog niet hebt gedaan naar referenties, want hiervoor is toestemming van de kandidaat nodig. Bedank de sollicitant voor het gesprek.

Een paar tips voor het proces

Behandel de kandidaat als een klant

Als kandidaten een slechte ervaring hebben, zullen ze dit rondvertellen binnen hun vrienden- en kennissenkring. Wist je dat een derde van de kandidaten met een slechte ervaring bereid zou zijn die met de buitenwereld te delen! Onder directe familieleden loopt dit zelfs op tot 66%. Behandel ze dus met respect: wees op tijd, weet wie je tegenover je hebt en zorg voor nette kleding. Kandidaten doen dit tenslotte ook en verwachten hetzelfde van jou. Zelfs als je al snel weet dat iemand niet de juiste kandidaat is geldt; blijf vriendelijk en behandel de ander als een klant.

Maak aantekeningen

Schrijf mee! Je hoeft geen transcriptie te maken van wat de sollicitant zegt, maar schrijf de belangrijke punten op. Zo kun je beter onthouden wat de kwaliteiten van de kandidaat zijn en wat die in het verleden allemaal heeft bereikt. Achteraf helpt het enorm bij de selectie van de juiste persoon.

Vragen voor het tweede gesprek

Het mag duidelijk zijn, het tweede sollicitatiegesprek vraagt om een andere benadering dan het eerste. Deze slimme vraagtechnieken kunnen je helpen om de kandidaten beter te leren kennen.

Dieptevragen

Tijdens het tweede gesprek is het belangrijk om door te vragen, omdat je anders nog niet veel te weten komt. Als de kandidaat bepaalde kwaliteiten benoemt, vraag dan om onderbouwing en voorbeelden. Als iemand bijvoorbeeld manager wil worden, kun je vragen uit welke praktijkvoorbeelden zijn managementkwaliteiten blijken. En koppel de kwaliteiten aan de functie: Welke stappen denkt de kandidaat in de nieuwe functie te kunnen zetten? Hierbij is de STAR-methode behulpzaam. Die staat voor Situatie, Taak, Actie en Resultaat. Het helpt je de kwaliteiten van de kandidaat concreet te maken; Wat was de taak en wat het resultaat?

Breedtevragen

Probeer een breder beeld te vormen van de persoon door te vragen naar successen en minder positieve ervaringen. Dit is een manier om te weten te komen hoe een kandidaat reageert op deze situaties. Vraag weer naar voorbeelden en wees niet bang om door te vragen. Ga ook eens in op hobby’s en andere interesses. Enerzijds is dit een slimme truc om het gesprek (zo nodig) op gang te brengen, maar de manier waarop iemand erover vertelt zegt ook veel over het karakter. En wie weet, is een hobby zelfs wel van nut voor het bedrijf.

Open vragen

Open vragen dwingen de kandidaat om een eigen antwoord te formuleren. Ze geven een beeld van de uitdrukkingsvaardigheid en leveren dus meer informatie op dan standaardvragen en sociaal wenselijke antwoorden. De vraag of iemand bereid is ‘om over te werken’ bijvoorbeeld, kun je beantwoorden met ja of nee. Die werkt daarom beter als je vraagt: Welke uren werkte je bij eerdere werkgevers? En wat beviel je eraan?

Onverwachte vragen

Een kandidaat die voor de tweede keer aanschuift is vaak goed voorbereid. Zorg daarom dat je een paar vragen hebt waarop de kandidaat zich niet heeft kunnen inlezen. Dit geeft een beeld van het improvisatievermogen en de reactie op onverwachte situaties. Pak bijvoorbeeld een praktijkvoorbeeld erbij dat de kandidaat niet kent. Hoe zou die daarop reageren?

Enkele tips voor vraagtechnieken

• Stiltes kunnen je vriend zijn, geef de kandidaat soms even tijd om na te denken, omdat die met informatie kan komen die niet voor de hand ligt
• Vel geen oordeel in een reactie. Zo voorkom je dat de kandidaat dichtklapt
• Geef de kandidaat zelf ook de gelegenheid om vragen te stellen. Dit geeft een idee of jullie verwachtingen op elkaar aansluiten.

Tot slot: pas op met de eerste indruk Ga niet te veel op de eerste indruk af. Een eerste indruk kan scherp zijn, maar is zeker niet altijd de beste. Regelmatig vergissen wij ons in het oordeel over wie we tegenover ons hebben. Joviale mensen kunnen een enorm goede indruk maken, maar achteraf toch niet de geschikte kandidaat blijken te zijn. Een terughoudend persoon, daarentegen, kan misschien onverwacht wel uitstekend passen. Schrijf mensen dus niet te snel af en richt het tweede sollicitatiegesprek vooral op het achterhalen in welke kwaliteiten iemand uitblinkt. Dat is waarvoor dit gesprek uiteindelijk is bedoeld. Wil je verder met een nieuwe medewerker? Lees hoe je de nieuwe kracht een vliegende start geeft in ons artikel Richtlijnen voor onboarding.