Een duidelijke functieomschrijving helpt kandidaten om beter te beoordelen of een functie aansluit bij hun ervaring, vaardigheden en verwachtingen. Door vooraf duidelijkheid te geven verklein je de kans op een mismatch.

Verder draagt een sterke functieomschrijving bij aan je employer brand. De manier waarop je de organisatie, cultuur en werkomgeving presenteert beïnvloedt hoe kandidaten jouw organisatie ervaren.

Een functieomschrijving biedt ook houvast tijdens verschillende stappen van het HR proces. Denk daarbij aan onboarding, functioneringsgesprekken, salarisinschaling en loopbaanontwikkeling.

Een effectieve functieomschrijving bestaat uit verschillende onderdelen. Samen geven deze onderdelen kandidaten een compleet beeld van de functie, de organisatie en wat je van een nieuwe medewerker verwacht.

Functietitel en introductie

De eerste indruk begint bij een duidelijke en herkenbare functietitel. Gebruik een term waarop kandidaten daadwerkelijk zoeken en vermijd interne of creatieve titels die minder duidelijk zijn.

Een functietitel als Online Marketeer sluit bijvoorbeeld beter aan bij zoekgedrag dan een creatieve titel zoals Marketing Kampioen. Kies voor herkenbare, marktconforme termen zodat kandidaten direct begrijpen om welke functie het gaat.

Een goede introductie van de functie sluit hierop aan. Beschrijf kort wat het doel van de functie is, welke impact de medewerker heeft en waarom deze rol belangrijk is binnen de organisatie.

Organisatie en bedrijfscultuur

Kandidaten kiezen niet alleen voor een functie, maar ook voor de organisatie en de bedrijfscultuur. Geef daarom een realistisch beeld van de werksfeer, manier van samenwerken en kenmerken die jouw organisatie onderscheiden.

Beschrijf bijvoorbeeld de missie, kernwaarden en projecten die jouw organisatie uniek maken. Vermeld ook praktische informatie zoals de werklocatie en mogelijkheden voor hybride werken of flexibele werktijden.

Taken en verantwoordelijkheden

Beschrijf de belangrijkste werkzaamheden en verantwoordelijkheden van de functie. Geef kandidaten inzicht in hoe een gemiddelde werkdag eruitziet en welke bijdrage de functie levert aan de organisatie. 

Maak ook duidelijk binnen welk team de medewerker werkt, aan wie diegene rapporteert en waar de belangrijkste verantwoordelijkheden liggen. Zo weten kandidaten wat zij kunnen verwachten.

Functie-eisen en competenties

Beschrijf welke opleiding, ervaring en vaardigheden nodig zijn om succesvol te zijn in de functie. Vermeld alleen eisen die daadwerkelijk noodzakelijk zijn en voorkom dat geschikte kandidaten worden uitgesloten. 

Maak onderscheid tussen:

• Hard skills: technische of meetbare vaardigheden die nodig zijn om het werk uit te voeren, zoals kennis van software, systemen of specifieke vakkennis.
• Soft skills: persoonlijke eigenschappen en gedragsvaardigheden die bijdragen aan succes in de functie, zoals communicatie, samenwerking en probleemoplossend vermogen.

Maak daarnaast onderscheid tussen must-haves en nice-to-haves. Niet alle kennis hoeft vanaf de eerste werkdag aanwezig te zijn, sommige vaardigheden kunnen tijdens het werk worden ontwikkeld.

Salaris en arbeidsvoorwaarden

Transparantie over salaris en arbeidsvoorwaarden helpt kandidaten om te beoordelen of een functie bij hen past. Benoem daarom het salaris of een salarisrange. Geef ook inzicht in secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een goede pensioenregeling, flexibele werkuren, vakantiedagen, reiskostenvergoeding, thuiswerkkostenvergoeding, laptop/telefoon/auto van de zaak, ouderschapsverlof of een persoonlijk opleidingsbudget.

Een goede functieomschrijving is concreet en gericht op de kandidaat. Houd daarom rekening met de volgende richtlijnen:

1. Wees specifiek. Vermijd clichés zoals “dynamische omgeving” of “geen 9-tot-5 mentaliteit”. Beschrijf in plaats daarvan wat de functie en organisatie daadwerkelijk interessant maakt.
2. Gebruik duidelijke taal. Schrijf actief, gebruik korte zinnen en spreek kandidaten direct aan met “je” of “jij”.
3. Maak de tekst scanbaar. Gebruik korte alinea’s, duidelijke tussenkoppen en een logische structuur. Zo kunnen kandidaten snel de belangrijkste informatie vinden en is de tekst geoptimaliseerd voor mobiel.
4. Schrijf inclusief. Gebruik taal die een brede groep kandidaten aanspreekt en voorkom uitsluitingen. 

Lees verder in de artikelen van Indeed voor meer praktische tips, functieomschrijvingen per functietitel en templates voor het schrijven van een functieomschrijving. Gebruik deze bronnen om sterke functieomschrijvingen op te stellen en sneller de juiste professionals te vinden.