Wat is een verbeterplan?

Een verbeterplan, ook wel verbetertraject genoemd, is een gestructureerd document waarin concreet wordt vastgelegd hoe een medewerker de prestaties kan verbeteren om aan de functie-eisen te voldoen. Het plan beschrijft specifieke verbeterpunten, meetbare doelen, een tijdlijn en de ondersteuning die de werkgever biedt, zoals extra training of begeleiding.

Werkgevers zetten een verbeterplan in wanneer een medewerker niet voldoet aan de verwachtingen en de kans krijgt om te groeien. Hoewel sommige medewerkers het misschien zien als een voorbode van ontslag, is het vaak juist bedoeld als een middel om de medewerker te motiveren om betere prestaties te leveren. Lukt het niet om binnen de gestelde termijn aan de verbeterdoelen te voldoen, dan kunnen verdere disciplinaire stappen volgen.

Wanneer gebruik je een verbeterplan?

Een verbeterplan mag nooit als een verrassing komen voor een medewerker. De directe manager heeft in een functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek mogelijk al verbeterpunten vastgelegd. Ook is er al minstens één gesprek gevoerd over de prestatieproblemen en is alle informatie vastgelegd in een gespreksverslag. Twijfel je of een verbeterplan de juiste stap is? Stel jezelf dan de volgende vragen:

• Is er sprake van een terugkerend prestatieprobleem?
  Een verbeterplan is niet bedoeld voor eenmalige fouten. Als een medewerker een keer een misstap begaat, is een feedback-gesprek met de leidinggevende vaak voldoende om dit te corrigeren. Wanneer het probleem echter structureel wordt, kan een verbeterplan nodig zijn.
• Kunnen de problemen worden opgelost met een actieplan?
  Problemen met werkkwaliteit, het behalen van salesdoelen of het tijdig afronden van taken kunnen vaak met een verbeterplan worden aangepakt. Andere soorten problemen, zoals werkweigering of wangedrag, vereisen daarentegen vaker een goed gesprek of disciplinaire maatregelen.
• Zijn alle redelijke aanpassingen gedaan om de medewerker te ondersteunen?
  Slechte prestaties kunnen soms voortkomen uit een gebrek aan training of persoonlijke omstandigheden. Zorg ervoor dat alle mogelijke ondersteuning is geboden, zoals extra begeleiding of bijscholing. Blijft het probleem ondanks deze inspanningen bestaan, dan kan een verbeterplan de noodzakelijke stap zijn om verandering te stimuleren.

Als je op deze vragen voornamelijk ‘ja’ antwoordt, is een verbeterplan waarschijnlijk de juiste aanpak.

Wat zet je in een verbeterplan?

Een goed opgesteld verbeterplan bevat de volgende elementen:

• Een duidelijke beschrijving van het prestatieprobleem, inclusief concrete voorbeelden.
• De prestatieverwachtingen van het bedrijf, zodat duidelijk is wat er gevraagd wordt.
• Een stappenplan voor verbetering, met uitleg over hoe de medewerker de prestaties kan verbeteren en welke ondersteuning of hulpmiddelen de werkgever biedt.
• Een tijdlijn en een einddatum, waarin staat binnen welke termijn de verbeteringen zichtbaar moeten zijn.
• De mogelijke gevolgen als de gestelde verwachtingen niet worden behaald, zoals verdere begeleiding of disciplinaire maatregelen.

Door deze elementen zorgvuldig te formuleren, creëer je een helder en effectief verbeterplan dat zowel de medewerker als de organisatie helpt. Gebruik bijvoorbeeld de SMART-methode om duidelijke doelen te bepalen.

Voorbeeld van een verbeterplan

Hier volgt een voorbeeld van een verbeterplan dat je naar eigen wens kunt aanpassen:

Verbeterplan – Tom Bakker

Naam: Tom Bakker
Functie: Accountmanager Sales
Datum start: 8 juli 2025
Einddatum: 1 september 2025

Doel van het verbeterplan

Dit plan is opgesteld om je te ondersteunen bij het verbeteren van je prestaties op de volgende gebieden:

1. Prestatiegebieden en doelstellingen

• Salesquota
  • Verwachting: Minimaal 80% van het kwartaalquotum behalen.
  • Huidige situatie: In het 2e kwartaal van 20XX heb je deze ondergrens niet behaald.
• Klantbehoud
  • Verwachting: Een klantbehoud van minimaal 50% per kwartaal realiseren.
  • Huidige situatie: In het 2e kwartaal van 20XX is deze doelstelling niet gehaald.

2. Actieplan om prestaties te verbeteren

Om je prestaties te verbeteren, onderneem je de volgende acties:

1. Telefonische acquisitie: Dagelijks minimaal drie uur besteden aan telefonische acquisitie op kantoor.
2. Leadopvolging: Wekelijks minstens vijf afspraken met leads plannen.
3. Transparantie: Je wekelijkse lijst met leads iedere maandag vóór 09:00 uur met je directe manager delen.
4. Klantbehoud: Per kwartaal minimaal twee bezoekafspraken met bestaande klanten inplannen.
5. Evaluatiemomenten: Iedere vrijdag om 09:00 uur een overleg met je directe manager houden over de leads, afspraken en lopende deals.
6. Training en certificering: Categorie 2 van de ABC-salesmodules afronden, zodat je uiterlijk op 30 juli 2025 gecertificeerd bent.
7. Ondersteuning zoeken: Actief begeleiding en hulp vragen aan je directe manager wanneer dat nodig is.

3. Ondersteuning en begeleiding

Om je te helpen bij het behalen van deze doelstellingen, bieden we de volgende ondersteuning:

• Wekelijkse coachingsgesprekken met je directe manager om je voortgang te bespreken en eventuele obstakels te identificeren.
• Training en ontwikkelingsmogelijkheden, waaronder toegang tot extra salestrainingen en begeleiding bij klantbehoudstrategieën.
• Mentorschap door een senior accountmanager om je te ondersteunen bij het verbeteren van je gesprekstechnieken en salesstrategieën.

4. Evaluatiemomenten

Je voortgang wordt op de volgende data geëvalueerd:

• Eerste evaluatie: 22 juli 2025
• Tweede evaluatie: 12 augustus 2025
• Eindbeoordeling: 1 september 2025

Tijdens deze evaluaties wordt beoordeeld of je op schema ligt om de doelstellingen te behalen en of er verdere ondersteuning of aanpassingen nodig zijn.

5. Succescriteria

Dit verbeterplan wordt als succesvol beschouwd als je op 1 september 2025 de volgende doelen hebt bereikt:

• Minimaal 80% van je salesquotum behaald.
• Minimaal 50% klantbehoud gerealiseerd.
• Actief deelgenomen aan de vereiste coachingssessies en trainingen.

6. Gevolgen bij onvoldoende verbetering

Als je de gestelde doelen niet behaalt en er geen significante verbetering zichtbaar is, kunnen er disciplinaire maatregelen volgen. Dit kan, in het uiterste geval, leiden tot beëindiging van het dienstverband.

[Handtekeningen]

Tom Bakker – Medewerker
[Naam manager] – Directe manager
[Naam HR-vertegenwoordiger] – HR-afdeling

7. Slotopmerking

We begrijpen dat een verbeterplan uitdagend kan zijn. Ons doel is om je de nodige ondersteuning te bieden, zodat je je prestaties kunt verbeteren en succesvol kunt zijn in je functie. We geloven erin dat je met inzet en de juiste begeleiding deze doelen kunt bereiken.

Template voor verbeterplannen

Bekijk onze template voor verbeterplannen om een verbeterplan voor je eigen medewerkers op te stellen.

Download gratis PDF

Word gratis downloaden

*Indeed provides these examples as a courtesy to users of this site. Please note that we are not your HR or legal adviser, and none of these documents reflect current labor or employment regulations.

Veelgestelde vragen over een verbeterplan opstellen

Is een verbeterplan een formeel document?

Ja, het plan is een officieel document dat door zowel de medewerker als de leidinggevende wordt ondertekend en onderdeel kan zijn van het personeelsdossier. De hr-manager wordt ook op de hoogte gesteld en zorgt ervoor dat het hr-beleid zorgvuldig wordt nageleefd.

Hoe zorg je voor een eerlijk en objectief verbeterplan?

Baseer het plan op feitelijke prestaties, gebruik meetbare doelen en zorg voor transparante communicatie met de medewerker. Implementeer een hr-beleid dat regelmatig momenten inplant voor een-op-eengesprekken en het beoordelen van werknemers. Zo komt een verbeterplan niet uit de lucht vallen en zorg je voor een eerlijk proces.

Hoe communiceer je een verbeterplan zonder de motivatie te ondermijnen?

Benadruk dat het plan bedoeld is om de medewerker te helpen groeien en bied constructieve feedback en ondersteuning aan. Als je functioneringsgesprekformulieren hebt van eerdere gesprekken, gebruik die dan als motivatie door ook de sterke punten van de medewerker te benadrukken.

Medewerkers kunnen het moeilijk vinden om een verbeterplan te ontvangen. Verzeker de medewerker ervan dat je juist wilt helpen om ondersteuning te bieden om aan de verwachtingen te kunnen voldoen. Hoewel een verbeterplan geen garantie biedt dat een medewerker vooruitgaat, bewijst een stapsgewijs actieplan wel dat je alles in het werk hebt gesteld om je teamlid de kans te geven om te groeien binnen het bedrijf.