Wat is ziekteverzuim?

Sommige mensen klinkt ziekteverzuim erg negatief in de oren: alsof een werknemer het werk verzuimt door zich ziek te melden. De term is echter niet per se negatief: ziekteverzuim beschrijft eenvoudigweg elke afwezigheid waarbij de werknemer ‘ziekte’ als reden opgeeft. Jaarlijks zal bijna iedere werknemer weleens enkele dagen wegens ziekte afwezig zijn: mensen worden nu eenmaal ziek of krijgen te maken met ongevallen. Ziekteverzuim wordt echter een probleem als het systematisch gebeurt of lang duurt.

Ziekteverzuim voorkomen

Voorkomen is beter dan genezen. Dat geldt ook voor ziekteverzuim. En aangezien mensen een groot gedeelte van hun tijd op het werk doorbrengen, heb jij als werkgever een belangrijke rol in dat voorkomen. Het laatste dat je wilt, is dat de werkomgeving of het werk zelf werknemers ziek maakt. Hieronder vind je enkele manieren waarop je dat kunt aanpakken.

Mentaal welzijn bevorderen

Psychische klachten behoren tot de meest voorkomende oorzaken van ziekteverzuim. Bovendien zitten medewerkers met een psychische aandoening vaak aanzienlijk langer thuis dan wanneer het om een puur fysiek probleem gaat. Gelukkig zijn er een aantal zaken die je als werkgever kunt doen om het mentaal welzijn van werknemers te bevorderen.

Zo kun je bijvoorbeeld nadruk leggen op het belang van regelmatige en kwalitatieve pauzes. Stimuleer medewerkers om tussen het werk door te bewegen, een luchtje te scheppen en een gezellig praatje te maken met een collega. Sociale contacten spelen een belangrijke rol in mentaal welzijn, dus initiatieven om goede relaties op het werk te stimuleren kunnen een grote impact hebben. Ook de inrichting van je werkvloer kan een invloed uitoefenen. Roep hiervoor eventueel de hulp in van een consultant: vaak kunnen kleine ingrepen al een groot effect hebben.

Stress verlagen

Burn-out is één van de belangrijkste oorzaken van langdurig ziekteverzuim, en meestal is werkstress er de oorzaak van. Het is daarom belangrijk om vroege tekenen van een burn-out te herkennen en tijdig in te grijpen. Regelmatig kort ziekteverzuim, verlaagde prestaties, verminderde inzet of weinig aandacht tijdens meetings, … het kunnen allemaal tekenen van een beginnende burn-out zijn. Zie je dit gebeuren, ga dan meteen het gesprek aan met de werknemer om te bekijken hoe je de situatie kunt verbeteren.

Maar nog beter is het natuurlijk om een burn-out helemaal te voorkomen. Daarbij is het belangrijk om veel aandacht te besteden aan de balans tussen werk en privé. Overwerk zou zelden tot nooit mogen voorkomen: als het toch vaker nodig is, moet je als werkgever ingrijpen. Bovendien kan het ook een positieve impact hebben op het stressniveau om medewerkers glijdende uren te laten werken en flexibel thuiswerk toe te laten: niemand wordt blij van uren in de file te staan of in de trein te zitten.

Je kunt je personeel ook zaken als lunchmeditaties, yogalessen of coaching aanbieden om te helpen met het verwerken van stress. Let wel: deze zaken moeten een aanvulling vormen op een gezonde werkbalans, ze zijn er geen oplossing voor. Dagelijks een kwartier mediteren helpt misschien om rustiger te blijven, maar het is niet opgewassen tegen bergen werkdruk.

Gezonde keuzes aanmoedigen

Zowel voor het fysieke als het mentale welzijn van medewerkers is het aan te raden om gezonde keuzes te stimuleren. Dat kan variëren van het aanbieden van gezonde snacks en lunches tot het stimuleren van meer beweging en sport op of na het werk. Het is ook een goed idee om roken op het werk te ontmoedigen en rokende werknemers beloningen en hulpmiddelen aan te bieden om te stoppen met roken.

Kijk ook naar het woon-werkverkeer van je medewerkers. Kun je meer fietsgebruik stimuleren? Kun je een bonusschema invoeren voor medewerkers die gezondere keuzes maken? De nadruk ligt hier op aanmoedigen en het goede voorbeeld geven, niet op mensen dwingen – dat heeft meestal een averechts effect.

Open communicatie stimuleren

Tot slot is het van groot belang dat je de communicatielijnen met je personeel openhoudt. Zorg ervoor dat je medewerkers zich altijd in staat voelen om met jou of een andere vertrouwenspersoon te gaan praten wanneer het lastig is op het werk. Voer ook mechanismen in voor regelmatige evaluaties en feedback. Op die manier vang je problemen sneller op en kun je er proactief iets aan doen.

Een goed verzuimbeleid

Inzetten op preventie is van het grootste belang, maar ziekteverzuim zal toch nog steeds voorkomen. Daarom is het belangrijk om een helder beleid te hebben rond ziektemelding en opvolging. Wie moet een werknemer contacteren om zich ziek te melden? Welke informatie moeten ze daarbij doorgeven? Wanneer haal je er een bedrijfsarts bij? Stel een duidelijk plan op en zorg dat medewerkers dit steeds kunnen raadplegen.

Let op: het verminderen van ziekteverzuim mag niet gezien worden als het bestraffen of ontmoedigen van je medewerkers wanneer ze zich ziek melden. Ziekteverzuim is in veel gevallen noodzakelijk: zo kan de medewerker naar behoren uitrusten om sneller te herstellen. En je wilt bovendien niet dat een zieke medewerker anderen besmet. Je medewerkers aansporen om bij ziekte telkens zo kort mogelijk afwezig te zijn, werkt averechts: je riskeert dat je personeel nog maar half genezen terugkomt en zo langdurig problemen krijgt.

Verzuimanalyse

Wil je een gepast verzuimbeleid opstellen, dan kan een gedetailleerde verzuimanalyse je daarbij helpen. Laat je HR-afdeling onderzoek doen naar het ziekteverzuim van je personeel in het laatste jaar. Hoe lang was de gemiddelde afwezigheid? Hoeveel dagen was iedere werknemer in totaal afwezig? Zie je meer problemen in bepaalde afdelingen, bij specifieke werkzaamheden of leeftijdscategorieën? Hoe meer data je hebt, hoe gerichter je beleid kan zijn.

Langdurig ziekteverzuim

Is een medewerker ondanks je voorzorgen meer dan zes weken afwezig, dan moet je de hulp inroepen van een bedrijfsarts. Deze zal jou en de medewerker in kwestie bijstaan met een probleemanalyse en een plan van aanpak. Dat plan kan aangeven hoe lang de medewerker thuisblijft, maar het geeft ook een routekaart voor de re-integratie. Zo kan de bedrijfsarts bijvoorbeeld voorstellen dat de medewerker eerst één dag per week opnieuw komt werken en zo gaandeweg opbouwt.

Je plichten als werkgever

Is een werknemer langdurig afwezig, dan moet jij als werkgever loon blijven doorbetalen, en dat twee jaar lang. Hoeveel loon je betaalt, is vastgelegd in de cao of de arbeidsovereenkomst. In ieder geval betaal je minstens 70% van het loon van de medewerker door, of als dit bedrag onder het minimumloon valt, vul je het aan tot het minimumloon. In de meeste gevallen betaal je in het eerste jaar ziekte 100% van het loon door.

Zoals hierboven beschreven, roep je vanaf zes weken ziekte de hulp in van een arts en stel je een plan op met de werknemer. Je doorloopt met de werknemer de nodige stappen voor re-integratie onder begeleiding van een case manager van de arbodienst. Vanaf 42 weken ziekte (met gehele of gedeeltelijke afwezigheid) moet je dit aangeven bij het UWV. Is je werknemer na twee jaar – 104 weken – nog steeds niet terug aan het werk, dan mag je toestemming aanvragen om de werknemer te ontslaan.
Op zoek naar meer tips voor het werven of organisatiebeheer? In het helpcenter voor werkgevers van Indeed vind je alle informatie die je nodig hebt.