Betekenis representatiekosten

Onder representatiekosten vallen alle zaken of diensten die jij aanschaft of inhuurt om je bedrijf professioneel te (laten) presenteren. Vaak zijn deze kosten niet volledig ‘zakelijk’ te noemen, omdat ze gedeeltelijk in de privésfeer vallen. Ook staat er geen tegenprestatie tegenover. Ze vallen daarmee in een grijs gebied.

Enkele voorbeelden

De Belastingdienst heeft niet precies vastgelegd welke kosten onder representatiekosten vallen. Als je goed kunt onderbouwen op welke manier de gemaakte kosten bijdragen aan de representatie van je bedrijf, zit je meestal wel goed. Je kunt er dus enigszins flexibel mee omgaan.

Hieronder vind je een aantal voorbeelden die in ieder geval onder representatiekosten vallen:

• Organiseren/hosten van een bedrijfsfeest, receptie of andere zakelijke bijeenkomst
• Relatiegeschenken
• Toegangskosten van een seminar of congres
• Reiskosten
• Hotelovernachtingen
• Studiereizen
• Zakenlunch of -diner met een (potentiële) klant
• Bedrijfskleding met logo
• Vakliteratuur of een abonnement op een zakelijk tijdschrift

Zijn representatiekosten aftrekbaar?

Ja, sommige van deze kosten zijn aftrekbaar. Maar er zijn ook representatiekosten die niet-aftrekbaar of slechts deels aftrekbaar zijn.

De volledig aftrekbare representatiekosten mag je aan het eind van het jaar aftrekken van de omzet die je in dat jaar hebt gemaakt. Dat doe je door de zakelijke kosten zónder de btw van je omzet af te halen. Alleen als je de btw niet als voorbelasting terug kunt krijgen, mag je de kosten inclusief btw van de omzet afhalen. Door de kosten van de omzet af te halen, wordt je belastbare winst lager. Je hoeft hierdoor minder inkomstenbelasting te betalen over je gemaakte winst.

De beperkt aftrekbare kosten mag je deels ook op het eind van het jaar aftrekken van je jaaromzet. Alleen geldt voor deze kosten een andere berekening. Afhankelijk van hoeveel representatiekosten je in dat jaar hebt gemaakt, kun je uit twee verschillende rekenmethoden kiezen. De opties waaruit je kunt kiezen zijn:

1. De drempel. Je kunt ervoor kiezen om gebruik te maken van de drempel van € 5.100 die door de Belastingdienst voor 2023 is vastgesteld. Je mag dan alleen de kosten die boven de € 5.100 uitkomen aftrekken. De eerste € 5.100 zijn niet aftrekbaar.
2. De 80-20-regel. Een andere optie is om 80% van de kosten voor representatie af te trekken in de aangifte van de inkomstenbelasting. Heb je een vennootschap? Dan mag je 73,5% van alle kosten van de belasting aftrekken.

Rekenvoorbeeld

In een jaar heb je bijvoorbeeld € 9.500 aan representatiekosten gemaakt. Als je gebruikmaakt van de drempel, mag je de eerste € 5.100 dus niet aftrekken. De overige € 4.400 (€ 9.500 minus € 5.100) mag je wel als kosten opvoeren in je administratie.

Bij de 80-20-regel mag je bij € 9.500 dus 80%, wat op € 7.600 uitkomt, aftrekken. De overige 20%, wat in dit geval € 1.900 is, is dan voor eigen rekening.

Wat is de beste optie?

Het beste is om aan het eind van het jaar een berekening te maken welke optie voor jou het meest voordelig is. Voor de meeste kleine(re) ondernemers zal de 80-20-regel het meest voordelig zijn om toe te passen. Het kantelpunt waarop de drempel voordeliger is ligt op € 23.500 aan representatiekosten. De meeste ondernemers komen hier bij lange na niet aan.

Reis- en verblijfkosten

Naast bovenstaande geldt dat je voor reis- en verblijfkosten een maximum van € 1.500 mag aftrekken. Was het noodzakelijk om een congres bij te wonen? Dan geldt er geen maximum en mag je alle kosten aftrekken volgens een van de bovenstaande rekenmethodes.

Voorbeelden van aftrekbare representatiekosten

De representatiekosten die je volledig van je belastbare winst mag aftrekken zijn:

• Bedrijfskleding die noodzakelijk is voor jou of je medewerkers om te dragen. Denk aan een overall of uniform. Ook bedrijfskleding met een logo mag je volledig aftrekken.
• Studiekosten om nieuwe vaardigheden te leren of je vakkennis op peil te houden.
• Reclamekosten zoals een advertentie in een vakblad. Hierbij is er dus sprake van een tegenprestatie.
• Abonnementen op zakelijke tijdschriften.

Voorbeelden van beperkt aftrekbare representatiekosten

Hieronder vind je een aantal voorbeelden van kosten voor de representatie van je bedrijf die beperkt aftrekbaar zijn.

Kosten voor bedrijfsfeesten

Voor bijvoorbeeld een personeelsfeest geldt dat het bedrijfsfeest toegankelijk moet zijn voor 75% van de werknemers en dat partners en kinderen ook welkom moeten zijn. Bovendien moet het bedrijfsfeest in alle redelijkheid worden georganiseerd. Zet dus geen champagne, oesters of kaviaar op tafel.

Studiereizen of workation

De kosten voor een studiereis of workation kunnen alleen worden afgetrokken als de reis (voor minimaal 50%) een zakelijk element heeft. Zo moet je kunnen aantonen dat je er leveranciers hebt bezocht, verplichte studiedagen had of symposia en lezingen binnen jouw vakgebied bijwoonde. Bewaar alle bonnen, toegangsbewijzen en e-mails dus goed. Die heeft je boekhouder later namelijk nodig.

Relatiegeschenken

Voor relatiegeschenken geldt dat je per relatie tot € 227 per jaar (exclusief btw) aan giften mag geven. De betaalde btw van deze giften is dan volledig aftrekbaar. Als je meerdere personen binnen een bedrijf iets geeft, moet je de bedragen wel bij elkaar optellen. Je relatie hoeft niet per se ondernemer te zijn, maar mag ook een particulier zijn.

Zakenlunch

Een lunch met een zakelijk karakter mag je aftrekken. Denk bijvoorbeeld aan directeuren, marketing- of salesmanagers die regelmatig een afspraak hebben met zakenpartners, klanten of leveranciers. Je dagelijkse lunch die je op kantoor nuttigt valt hier overigens niet onder.

Tickets voor evenementen, congressen en vakbeurzen

Als je kunt aantonen dat je het evenement of congres voor zakelijke doeleinden hebt bijgewoond, dan mag je de kosten voor tickets aftrekken.

Welke kosten zijn niet aftrekbaar?

Hoewel de Belastingdienst redelijk flexibel is, is er wel duidelijk beschreven welke kosten sowieso niet aftrekbaar zijn. Je vindt ze hieronder op een rij.

Uiterlijke verzorging

Kosten voor make-up, een bezoek aan de schoonheidsspecialist of kapper worden niet tot representatiekosten gerekend.

Nette kleding

Heb je nette kleding gekocht om er representatief uit te zien? Of wil je dat al jouw personeel in een nette witte blouse in de winkel loopt? In beide gevallen mogen deze kosten niet worden afgetrokken.

Heb je een jas, sweater of t-shirt met jouw logo laten bedrukken om goed zichtbaar te kunnen zijn tijdens een evenement? In dat geval gaat het om bedrijfskleding en zijn de kosten hiervoor wel aftrekbaar.

Vaartuigen, boetes of rijbewijs

Gebruik je een auto om je bedrijf professioneel te representeren? Toch is deze niet aftrekbaar, ook niet als deze volledig zakelijk wordt gebruikt. Datzelfde geldt voor verkeersboetes die je hebt gereden terwijl je voor je werk op pad was. Ook rijlessen of de kosten voor het behalen van een rijbewijs kunnen niet worden afgetrokken.

Is de btw over representatiekosten aftrekbaar?

Lang niet alle btw die je over de representatiekosten betaalt mag je terugvorderen. Voor de duidelijkheid staan hieronder enkele voorbeelden wanneer je de btw niet mag terugvorderen.

Lunch buiten de deur

Ga je lunchen in een horecagelegenheid of heb je een cateraar ingehuurd voor het verzorgen van een lunch op een daarvoor ingerichte ruimte? Dan mag je de btw niet terugvorderen. Bestel je iets bij een horecagelegenheid en eet je het op kantoor op, dan mag je de btw weer wel terugvragen. Dit geldt ook als je de cateraar op kantoor laat komen.

Relatiegeschenken

Je mag de btw alleen terugvorderen als je per relatie niet meer dan € 227 (exclusief btw) per jaar uitgeeft.

Check met de Belastingdienst

Omdat representatiekosten nogal in een grijs gebied vallen, is het aan te raden om bij twijfel altijd navraag bij de Belastingdienst te doen. Ook al hoor je van een collega-ondernemer ‘hoe het zit’ en is je boekhouder ook van alle regels op de hoogte, de Belastingdienst heeft het laatste woord. En voor het geval je ooit controle krijgt, kun je het beste maar op ‘safe’ spelen en bij de Belastingdienst checken hoe het precies zit.

Slim ondernemen

In dit artikel heb je alles kunnen lezen over de representatiekosten. Je weet nu op welke manieren je er slim gebruik van kunt maken, zodat je je winst zo laag mogelijk maakt en je zo min mogelijk inkomsten- of vennootschapsbelasting te betalen.