Speciale aanbieding 

Begin met werven met een tegoed van € 100 om je eerste vacature te sponsoren.*

Met Gesponsorde Vacatures ontvang je gemiddeld 2x meer sollicitanten dan met niet-gesponsorde vacatures.**
  • Trek het talent aan waar je naar op zoek bent
  • Verbeter je zichtbaarheid in de zoekresultaten
  • Verschijn langer bij meer kandidaten

De vier meest gebruikte methodes om timesheets te maken

Er bestaan verschillende manieren om timesheets voor werknemers te maken, of dit nu digitaal is of met software. In dit artikel lees je wat de vier meest gebruikte methodes zijn om werkroosters voor je personeel te maken. De voor- en nadelen van elke methode worden ook benoemd, zodat je inzicht krijgt in welke methodiek het beste past binnen je organisatie.

Vacature plaatsen

Timesheets maken: de vier meest gebruikte roostermethodieken

Bedrijven en organisaties gebruiken over het algemeen een van de volgende vier populaire methodes om timesheets te maken:

  • Individueel repeterend rooster
  • Individueel uniek rooster
  • Cyclisch rooster
  • Zelfroosteren

Elke methode heeft zijn eigen voor- en nadelen en niet elke methode is altijd geschikt om te gebruiken binnen je organisatie. Hieronder lees je hoe deze vier methodes werken en wat de voor- en nadelen ervan zijn. In deze voorbeelden wordt ervan uitgegaan dat de roosters worden gemaakt door een planner. Uiteraard kun je dit ook zelf doen.

1. Individueel repeterend rooster

Bij een individueel repeterend rooster maakt een planner een timesheet voor een bepaalde periode. Vaak bestaat deze periode uit vier tot zes weken. Hierbij houdt de roosteraar rekening met de wensen van je werknemers. De roosteraar puzzelt hiermee en komt vervolgens met een conceptrooster. Als iedereen akkoord is met deze planning, dan dient dit voortaan als basisrooster. Elke vier tot zes weken wordt dit werkrooster opnieuw uitgerold. De planner hoeft op dat moment alleen nog verlofaanvragen of andere aanvragen erin te verwerken die niet structureel voorkomen.

Voordelen van een individueel repeterend rooster

Een individueel repeterend rooster wordt veel gebruikt, bijvoorbeeld binnen de detailhandel. Deze methode heeft een aantal voordelen:

  • Het biedt voorspelbaarheid, zowel voor jou als je personeel.
  • Er is ruimte voor vaste roosterwensen van je werknemers.
  • Er kan makkelijk rekening gehouden worden met de Arbeidstijdenwet omdat een rooster niet slechts per week wordt gemaakt.
  • Diensten kunnen eenvoudig op een eerlijke manier verdeeld worden.
  • Het scheelt aanzienlijk werk voor de roosteraar.

Deze voordelen gelden zowel voor jou als voor je werknemers. Met deze constructie weet iedereen wat er van ze verwacht wordt.

Nadelen van een individueel repeterend rooster

Aan een individueel repeterend rooster kleven ook een aantal nadelen:

  • Er is weinig ruimte voor flexibiliteit omdat het rooster in principe al vastligt.
  • Het is lastiger om losse verlofaanvragen van personeel te verwerken, zeker als ze dit op een later moment aanvragen.

Dit laatste nadeel is overigens deels te voorkomen door ruilaanvragen toe te staan.

Gerelateerd aan: Een tijdelijke baan: een inleiding voor werkgevers

2. Individueel uniek rooster

Je kunt er ook voor kiezen om een individueel uniek rooster te laten maken. Het verschil met een individueel repeterend rooster is dat een individueel uniek rooster niet elke periode opnieuw wordt toegepast. De planner maakt juist elke periode een volledig nieuwe planning. Deze periode bestaat vaak ook uit een aantal weken. Hierbij houdt de roosteraar elke keer opnieuw rekening met de wensen en verlofaanvragen van je personeel.

Voordelen van een individueel uniek rooster

Een individueel uniek rooster heeft een aantal voordelen:

  • Er is veel ruimte voor de individuele wensen van werknemers.
  • Dit rooster biedt een hoge flexibiliteit; per week kan er gekeken worden wie wanneer nodig is.

Dit soort timesheets leveren vooral een aantal voordelen op voor werknemers. Zij zijn hierdoor in staat om heel flexibel te werken.

Nadelen van een individueel uniek rooster

De methode om een individueel uniek rooster te maken heeft wel een aantal nadelen:

  • Het is een heel arbeidsintensieve methode voor een planner.
  • Omdat het rooster per periode of week verschilt, is er weinig voorspelbaarheid. Hier kunnen werknemers onrustig van worden.
  • Er is een risico dat de Arbeidstijdenwet overtreden wordt omdat werkweken niet aan elkaar gekoppeld zijn.
  • Het is lastiger om diensten op een eerlijke manier te verdelen, omdat je minder inzicht hebt in eerdere en latere verdelingen.

Individuele unieke roosters kunnen erg praktisch zijn, maar zijn wel foutgevoelig. Er is discipline en overzicht nodig om deze methode op een goede manier toe te passen.

Gerelateerd aan: De voor- en nadelen van 32, 36 en 40 uur werken

3. Cyclisch rooster

Een cyclisch rooster wordt ook wel een collectief repeterend rooster genoemd. Dit is een methode die vooral gebruikt wordt bij ploegendiensten. Een cyclisch rooster wordt voor een groepje mensen tegelijk gemaakt. Zij volgen dit werkschema allemaal voor een bepaalde periode. Na deze periode herhaalt dit werkrooster zich opnieuw. Persoon 1 begint bijvoorbeeld in week 1 met een ochtenddienst en schuift in week 2 door naar een middagdienst. Persoon 2 volgde juist de middagdienst in week 1 en schuift door naar de avonddienst in week 2. Als het cirkeltje rond is, begint deze cyclus opnieuw.

Voordelen van een cyclisch rooster

Een cyclisch werkrooster heeft absoluut een aantal voordelen:

  • Diensten worden eerlijk verdeeld onder het personeel.
  • Dit type werkrooster heeft een hoge voorspelbaarheid, waardoor iedereen weet wat er van ze wordt verwacht.
  • De diensten voldoen makkelijk aan de Arbeidstijdenwet, waardoor die niet snel overschreden wordt.

Zoals gezegd is een collectief repeterend rooster vooral geschikt voor ploegendiensten. In andere situaties is deze methode niet altijd even praktisch.

Nadelen van een cyclisch rooster

Een collectief repeterend rooster heeft ook een aantal nadelen:

  • Er is weinig ruimte voor individuele wensen van werknemers omdat het werkrooster in principe al tot ver in de toekomst vastligt.
  • Deze methode is lastiger om te gebruiken als werknemers met verschillende contracturen werken.
  • Als werkgever heb je weinig flexibiliteit en kun je niet zomaar een rooster wijzigen als een situatie daarom vraagt.

Een cyclisch rooster kan dus voor veel rust binnen je bedrijf zorgen, maar is aan de andere kant niet erg flexibel.

Gerelateerd aan: Organisatiecultuur: welk model past bij je bedrijf?

4. Zelfroosteren

Bij zelfroosteren is het niet de planner die alle timesheets maakt, maar werken ook de werknemers aan het rooster mee. Dit is een methode die de laatste jaren steeds populairder wordt. Je ziet het bijvoorbeeld veel terugkomen in de zorg. In welke mate een werknemer zelf bepaalt hoe een werkrooster eruitziet, verschilt per bedrijf. Je kunt een werknemer:

  • de beschikbaarheid of juist niet-beschikbaarheid op laten geven;
  • zelf diensten laten kiezen;
  • zelf diensten laten samenstellen. 

Deze methode biedt je personeel de mogelijkheid om een goede balans te houden tussen werk en privé. Hier heb je als werkgever ook profijt van, want een goede balans leidt tot een lager ziekteverzuim en meer betrokkenheid. 

Voordelen van zelfroosteren

Dat het zelfroosteren populairder wordt, heeft te maken met de volgende voordelen:

  • Het biedt veel ruimte voor roosterwensen van werknemers. Dit plannen ze uiteindelijk ook zelf in.
  • Het is een flexibele methode, ook voor jou als werkgever.

Het voordeel is dus ook dat het werknemers een betere werk-privébalans oplevert.

Nadelen van zelfroosteren

Uiteraard heeft het zelfroosteren ook een aantal nadelen:

  • Het is best een complex systeem, waardoor het implementeren ervan de nodige tijd in beslag neemt.
  • Het is niet altijd een geschikte methode voor grotere teams.
  • Werknemers kunnen de fout maken om te veel diensten aan te nemen of bijvoorbeeld te veel nachtdiensten. Dit zou iemand uiteraard kunnen controleren.

Zelfroosteren is vaak niet geschikt voor organisaties waarin het maken van een werkrooster al een uitdaging is vanwege bijvoorbeeld onderbezetting.

Hoe maak je een timesheet?

Je hebt nu vier methodes gezien waarmee je werkroosters voor werknemers maakt. Maar het maken zelf brengt ook nog de nodige tijd en aandacht met zich mee. Je kunt er daarom voor kiezen om een planner aan te nemen die deze taak op zich neemt. Misschien kies je er liever voor om zelf timesheets voor je werknemers te maken. Dit kun je in principe op twee manieren doen:

  1. Met behulp van een programma als Excel
  2.  Met roostersoftware

Heel soms gebeurt het nog dat werkgevers op papier een rooster maken, maar inmiddels is dit een vrij achterhaalde methode. Daarom wordt deze methode verder niet besproken.

Met behulp van een programma als Excel

Excel en vergelijkbare programma’s zijn prima geschikt om werkroosters mee te maken. Zeker als je niet te veel personeel hebt, kun je met Excel prima uit de voeten. Online zijn er verschillende templates beschikbaar waarmee je in een handomdraai werkroosters maakt. Je hoeft dus niet vanuit een leeg document te beginnen en het is ook niet direct een grote investering.

Excel brengt wel een nadeel met zich mee, en dat is dat het erg foutgevoelig is en nogal tijdrovend kan zijn. Je moet goed rekening houden met alle contracturen, verlofaanvragen van werknemers en de Arbeidstijdenwet. Dat is vaak een flink gepuzzel. Daarnaast moet er altijd wel iets gewijzigd worden aan een rooster, waardoor je soms dagelijks bezig bent met de planning. Deze tijd wil je misschien liever aan andere taken besteden.

Met roostersoftware

Als je merkt dat het maken van een rooster in Excel te veel tijd kost, te complex wordt of dat je te vaak fouten maakt, dan kun je er ook voor kiezen om roostersoftware te gebruiken. In roostersoftware zijn veel processen geautomatiseerd. Je geeft bijvoorbeeld aan hoeveel uur een werknemer werkt en wanneer deze werknemer beschikbaar is. De software plant met deze gegevens de werknemer zelf in. Dit scheelt veel tijd en de kans op fouten in het werkrooster zijn daardoor aanzienlijk lager.

Timesheets maken kun je dus op verschillende manieren doen. Kies de methode die het beste bij jou en je onderneming past en ga van start met het maken van je eerste werkroosters.

Vacature plaatsen

Klaar om te beginnen?

Vacature plaatsen

*Indeed biedt deze informatie aan als een gunst voor de gebruikers van deze site. Merk op dat we niet je adviseur zijn voor juridische zaken of zaken met betrekking tot aanwerving. We zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van je vacatures en geen van de hier opgenomen informatie vormt een garantie voor de prestaties.