Wat is outsourcing?

Outsourcing is de Engelse term voor uitbesteden. Outsourcen van je HR-processen betekent dus het uitbesteden van werk aan een derde, gespecialiseerde partij. Dit wil overigens niet zeggen dat je, als je kiest voor outsourcing, per definitie afscheid neemt van je complete HR-afdeling. HR-outsourcing kent vele vormen en kan volledig naar wens ingericht worden. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om alleen bepaalde taken uit te besteden of alleen op piekmomenten externe hulp in te schakelen. Veelvoorkomende oplossingen voor Outsourcing zijn:

1. Tijdelijke ondersteuning

Tijdelijke HR-outsourcing kan flexibel ingeschakeld worden op momenten dat het nodig is. Door ziekte heb je bijvoorbeeld tijdelijk te maken met onderbezetting. De werkdruk op het eigen team is kortstondig erg hoog omdat er veel nieuwe krachten tegelijk starten en het onboardingproces gaan doorlopen. Of er wordt binnenkort een nieuw project uitgerold waar je je eigen werknemers graag voor wilt inzetten. In dat geval kunnen eenvoudige, repetitieve taken tijdelijk uitbesteed worden. Er zijn tal van redenen te bedenken waarom het heel fijn is om, wanneer het nodig is, te beschikken over wat extra handen.

2. Hulp bij digitalisering en standaardisering van HR-processen

Met datagedreven recruitment en het standaardiseren/digitaliseren van HR-processen kun je een enorme efficiencyslag maken. Wil je de strijd om goede, bekwame medewerkers winnen, dan is het optimaliseren van je personeelsmanagement een van de eerste stappen om te zetten. Het voorkomt verlies van kostbare tijd aan tijdrovende, eenvoudig uit te voeren taken en maakt de weg voor je HR-medewerkers vrij om zich te focussen op zaken als het versterken van employer branding, het verminderen van personeelsverloop en training en ontwikkeling van medewerkers. Externe partijen die gespecialiseerd zijn in HR-automatisering en kunnen je hierbij helpen.

3. Structurele outsourcing

Bij structurele outsourcing kies je ervoor om (een deel van je) HR-activiteiten volledig en langdurig uit te besteden. Dit kan om personeelsadministratie of payrolladministratie gaan, maar ook om werving en selectie of bepaalde specialistische taken. De praktijk leert dat vooral repetitieve, tijdrovende en technische taken structureel uitbesteed worden.

Wat zijn de voordelen van HR-outsourcing?

Outsource een deel van je HR-werkzaamheden en je creëert ademruimte voor je HR-team. Outsource alle HR-werkzaamheden en je hebt geen eigen HR-afdeling en kantoorruimte meer nodig. Door het werk over te laten aan specialisten weet je zeker dat je kunt bouwen op hun expertise en dat alle HR-gerelateerde werkzaamheden gestroomlijnd en soepel verlopen. En jij kunt je volledig bezig houden met dat wat je het liefste doet: ondernemen. De belangrijkste voordelen van HR outsourcing op een rij:

• Werknemerstevredenheid. Een HR-afdeling die er is voor je werknemers en snel en efficiënt werkt, vergroot de tevredenheid van je werknemers. En een tevreden werknemer zal vanzelfsprekend minder snel op zoek gaan naar een andere baan.
• Kostenbesparing. Door professionals in te huren bespaar je jezelf de kosten van het in huis halen van goed opgeleid personeel en het faciliteren van hun werkzaamheden. Dit zorgt voor een flinke besparing op overheadkosten. De kosten van uitbesteding zijn in de meeste gevallen lager en kunnen altijd naar wens op- of afgeschaald worden.
• Efficiëntie. Door bepaalde of alle HR-services uit te besteden aan experts zorg je voor de juiste kennis op de juiste plek. Processen worden geoptimaliseerd en tijdrovende klussen worden je uit handen genomen. Zo blijft er meer tijd over voor andere belangrijke zaken.
• Flexibiliteit. Een heel belangrijk voordeel van outsourcen is de hoge mate van flexibiliteit. Hierdoor wordt de continuïteit van je HR-diensten gegarandeerd en kun je snel meebewegen met de groei of krimp van je bedrijfsactiviteiten en werknemers.
• Lagere bedrijfsrisico’s. Externe HR-bureaus hebben HR als specialisatie, waardoor ze altijd op de hoogte zijn van nieuwe of aangepaste wetten en regels, cao-informatie en veranderingen op de arbeidsmarkt. Dit zorgt voor minder druk op je organisatie en een verlaging van je bedrijfsrisico’s.

Heeft HR-outsourcing ook nadelen?

Naast de vele voordelen zijn er ook een aantal nadelen te noemen van het outsourcen van HR-activiteiten:

• Je verliest (een stukje) controle. Uitbesteden van werk betekent ook voor een deel loslaten. Je hebt invloed op wát je uitbesteedt, maar minder op hoe de werkzaamheden vervolgens opgepakt en uitgevoerd worden.
• Personeelsinformatie is waardevol voor je organisatie. Door intern te focussen op de ontwikkeling van datagedreven HR-processen krijg je inzicht in belangrijke informatie die je, wanneer je dit uitbesteedt, zou missen. Personeelsinformatie die extern is opgeslagen is namelijk per definitie moeilijker toegankelijk dan info die je gewoon in huis hebt. Maar ook ‘analoge’ informatie, zoals signalen die je oppikt door rechtstreeks contact met personeel, komt sneller bij je binnen waardoor je hier ook direct op kunt inspelen.
• Door digitalisering hoeven personeels- en salarisadministratie niet onnodig veel tijd meer te kosten. De reden voor uitbesteding is veelal dat tijdrovende klussen extern neergelegd kunnen worden. Maar door gebruik te maken van e-HRM kun je deze klussen steeds sneller en eenvoudiger zelf klaren.

HR outsourcen? Zorg voor een goed stappenplan

Heb je alle voor- en nadelen van outsourcen overwogen en ben je tot de conclusie gekomen dat je (een deel van) je HR-werk wilt uitbesteden? Dan is het tijd voor een gedegen stappenplan. Alleen door vooraf goed na te denken over het hoe, wat, en waarom van uitbesteden zorg je ervoor dat het succesvol wordt. Gebruik hiervoor het volgende stappenplan:

1. Start met een onderzoek

Alleen met de juiste data kun je de stap naar outsourcen zetten. Ga daarom op zoek naar het antwoord op de volgende vragen:

• Welke processen spelen er binnen HR?
• Hoe staat het met de efficiëntie van deze processen? Is verbetering mogelijk?
• Welke taken zijn bedrijfsspecifiek en welke kunnen makkelijk uitbesteed worden?
• Welke taken voeren HR-medewerkers wel en niet graag uit?
• Hoeveel middelen heb ik intern nodig voor alle bestaande HR-taken en/of de ontwikkeling ervan?

2. Bepaal het doel van uitbesteding

Na het maken van een interne analyse is het tijd om te bepalen wat de belangrijkste reden is voor het outsourcen. Dit kan bijvoorbeeld zijn om medewerkers tijd te geven voor andere HR-zaken, om continuïteit te garanderen of om altijd te kunnen voldoen aan de geldende wet- en regelgeving.

3. Zorg dat alle processen worden vastgelegd

Om een externe partij een soepele start te geven en duidelijkheid te creëren binnen je organisatie is het belangrijk dat alle HR-processen vooraf goed worden gedocumenteerd. Dit geeft je direct de kans om deze te optimaliseren en eventueel al een start te maken met het automatiseren ervan.

4. Kies een leverancier

Het loont de moeite om goed te vergelijken. Benader daarom meerdere leveranciers en kijk wat ze voor jouw organisatie kunnen betekenen. Controleer niet alleen op het zakelijke aanbod, maar bijvoorbeeld ook op stijl van communiceren en of deze past bij je organisatie en de mensen die er werken. Zo vergroot je de kans op een positieve ervaring voor je werknemers.

5. Houd werknemers op de hoogte

Bij outsourcing van HR verandert er vaak best veel voor werknemers. Ze krijgen een ander aanspreekpunt, werkwijzen veranderen en ze kunnen niet meer even binnenlopen bij HR om iets door te geven. Het is van belang dat je je personeel goed voorbereidt op deze wijzigingen en ze meeneemt in het hele proces van outsourcen.

De keuze voor het wel of niet outsourcen van HR-processen is voor elke organisatie anders. Misschien kom je er na de eerste analyse wel achter dat je het prima zelf aankan. Maar het kan ook zo zijn dat je, door wél te kiezen voor uitbesteden, een belangrijke stap zet naar het wendbaarder en flexibeler maken van je bedrijf. Het is hoe dan ook verstandig om je focus te houden op de toekomst van werk en hoe je organisatie hierin mee kan groeien. Alleen zo blijf je aantrekkelijk voor talent en zorg je voor een futureproof organisatie.