Wat is interne communicatie?

Interne communicatie omvat alle communicatie-uitingen die plaatsvinden binnen je organisatie. Dit kan informatie zijn die tussen je medewerkers onderling gedeeld wordt, maar ook informatie die vanuit het management naar de medewerkers wordt gezonden. Je kunt daarbij denken aan:

• Mails die dagelijks worden uitgestuurd;
• Updates via het intranet;
• Meldingen die via een zakelijk messaging platform worden gedeeld.

Interne communicatie kan alle kanten op gaan. Zo wordt er vaak top-down gecommuniceerd (van management naar werknemers), bottom-up (van werknemers naar management) en lateraal (communicatie tussen medewerkers of stafleden). Voor goede interne communicatie is het van belang dat al deze communicatiestromen snel en efficiënt verlopen en dat er nergens blokkades ontstaan.

Waarom is interne communicatie belangrijk?

Goede interne communicatie kan uitdagend zijn, zeker in grote bedrijven. Maar het is wel een van de belangrijkste aspecten als het om efficiënte en succesvolle bedrijfsvoering gaat. Vlotte interne communicatie zorgt er namelijk voor dat bedrijfsactiviteiten zo goed mogelijk op elkaar afgestemd worden. Maar het leidt ook tot verbinding tussen mensen. En dat leidt weer tot een hogere medewerkerstevredenheid, meer betrokkenheid, een lager personeelsverloop en een hogere productiviteit.

Kortom, goede interne communicatie zorgt ervoor dat je bedrijfsvoering in een opwaartse spiraal terechtkomt. Pure winst dus om hier genoeg tijd en energie in te steken.

Wat is de basis van goede interne communicatie?

Een ijzersterke communicatiestrategie is de basis van goede interne communicatie. In je communicatiestrategie zet je onder andere welke communicatiemiddelen je inzet en met welke frequentie, wie er verantwoordelijk is en wat je doelstellingen zijn. Daarnaast wil je de volgende richtlijnen aanhouden:

Breng de behoeften van je medewerkers in kaart

Interne communicatie mag geen eenrichtingsverkeer worden. Daarom wil je dat je medewerkers enthousiast worden van de manier waarop er naar hen toe gecommuniceerd wordt. Dit lukt alleen als je de juiste communicatiemiddelen inzet en een aantrekkelijke tone of voice gebruikt. Werken er bijvoorbeeld vooral jonge medewerkers binnen je bedrijf? Dan heeft het geen nut om je medewerkers op een heel zakelijke manier aan te spreken via communicatiemiddelen die ze amper gebruiken.

Gebruik niet te veel communicatiemiddelen

Er bestaan veel verschillende communicatiemiddelen, waaronder:

• E-mail
• Social media
• Blogs
• Intranet
• Messaging apps
• Projectmanagementtools
• Teamvergaderingen
• Digitale borden

Kies vooral een communicatiemiddel dat past bij je bedrijf, je employer branding en de behoeften van je medewerkers. Hiermee vergroot je de kans dat je berichten daadwerkelijk gelezen worden. Voorkom dat je allerlei communicatiemiddelen gaat inzetten om maar zoveel mogelijk mensen te bereiken. Dit werkt namelijk averechts.

Zorg voor afwisseling in het soort content dat je deelt

Interne communicatie mag leuk zijn. Aantrekkelijke communicatie zorgt namelijk voor een grotere betrokkenheid onder je medewerkers. Maar wat valt er onder ‘aantrekkelijke communicatie’? Onder andere het soort informatie dat je deelt. Natuurlijk wil je belangrijke bedrijfsinformatie delen, maar er mogen ook best persoonlijke updates van medewerkers gedeeld worden of relevante informatie uit de branche. Daarnaast wordt communicatie aantrekkelijker als je niet alleen tekst gebruikt, maar ook de aandacht pakt door video’s te delen, foto’s mee te sturen of content te ondersteunen met graphics.

Wees eerlijk in je communicatie

Je kunt niet alleen maar goed nieuws brengen als werkgever. Soms vallen bedrijfsresultaten tegen of vinden er op korte termijn ingrijpende veranderingen plaats in de bedrijfsstructuur. Communiceer hier eerlijk over naar je medewerkers toe. Ook als je mogelijk nog geen oplossing hebt gevonden. Juist de input van je medewerkers kan je helpen om tot de juiste oplossing te komen.

Meet de resultaten en vraag regelmatig om feedback

Hoe weet je of er veel gedaan wordt met de informatie die je intern communiceert? Door dit te meten. Maak je gebruik van blogs of intranet, dan kun je vaak statistieken bekijken waaruit je herleidt hoe vaak iets gelezen is. Maar vraag je medewerkers ook regelmatig om feedback. Dit kun je onder andere doen door eens in de zoveel tijd een enquête of medewerkerstevredenheidsonderzoek uit te sturen.

7 manieren om de interne communicatie te verbeteren

Goede communicatie begint dus met een duidelijke contentstrategie. Maar bedrijven veranderen en zo kan het gebeuren dat de interne communicatie op een gegeven moment niet zo lekker meer loopt. Of dat medewerkers geen interesse tonen om up-to-date te blijven. Hoe zorg je er in dit soort situaties voor dat werknemers zich aangesproken blijven voelen? Dat kan op zeven manieren:

1. Denk na over het doel van je communicatie

Alle informatie die je met je medewerkers deelt, moet een bepaald doel hebben. Dit doel kan bijvoorbeeld informeren zijn, maar ook de betrokkenheid onder medewerkers vergroten. Om te voorkomen dat je allerlei informatie deelt die oninteressant is voor je medewerkers, is het goed om na te denken over het doel van al je communicatie-uitingen. Begin with the end in mind wordt dit ook wel eens genoemd. Pas als dat helder is, creëer je de uiting.

2. Stel een verantwoordelijke aan

Wat je ook kunt doen om de interne communicatie te verbeteren, is iemand hier verantwoordelijk voor stellen. Deze persoon bemoeit zich vaak niet met de inhoud die verstuurd wordt. Maar houdt bijvoorbeeld wel in de gaten of informatie niet dubbel gecommuniceerd wordt, of alle communicatiestromen soepel, hoe werknemers erop reageren en of er ergens commentaar op is. Het grote voordeel hiervan is dat je snel kunt handelen als er ergens onvrede ontstaat over de interne communicatie.

3. Zet je medewerkers in de spotlights

Medewerkers voelen zich graag betrokken bij het bedrijf. Daarom is het van belang dat je voldoende aandacht aan ze besteedt. Dit kun je onder andere doen door regelmatig je medewerkers in de spotlights te zetten. Vaak is interne communicatie redelijk formeel. Maar je kunt het natuurlijk ook gebruiken om nieuwe medewerkers welkom te heten, persoonlijke mijlpalen te vieren, promotie aan te kondigen, bijzondere resultaten te delen of op een andere manier je waardering naar medewerkers te uiten. Ze zullen dit zeker waarderen.

4. Gebruik een interne communicatiekalender met inhakers

Je kunt veel profijt hebben van een interne communicatiekalender. Sommige informatie wil je met regelmaat delen. Neem bijvoorbeeld veiligheidsvoorschriften of bedrijfsdoelstellingen. Dit zijn items die je eens in de zoveel tijd terug wilt laten komen op de communicatiekalender. Tegelijkertijd is dit vaak ‘saaie’ informatie. Daarom kun je ook inhakers opnemen in je interne communicatiekalender. Inhakers zijn communicatie-uitingen die inspelen op actuele gebeurtenissen. 9 januari is bijvoorbeeld uitgeroepen tot ‘ruim je bureau op-dag’. Samen met de marketingafdeling kun je hier op een creatieve manier op inspringen in de interne communicatie.

5. Creëer een community waarin kennis uitgewisseld wordt

Je kunt interne communicatie verbeteren door een community te creëren waarin medewerkers de kans krijgen om informatie met elkaar te wisselen. Bij voorkeur praktische kennis, want dit levert iedereen alleen maar voordelen op. Hierdoor leren werknemers van elkaar, maar ze krijgen ook meer inzicht in elkaars talenten. Dit kan van pas komen op het moment dat iemand tegen een probleem aanloopt en hier hulp bij nodig heeft.

Onthoud wel dat medewerkers niet zomaar uit zichzelf een community vormen. Je zult deelname hieraan actief moeten aanmoedigen, bijvoorbeeld door team challenges te organiseren of leuke prijzen weg te geven. Eventueel kun je een community manager aanstellen die ervoor zorgt dat de community groeit en bloeit.

6. Voorkom een stortvloed aan informatie

Wat er uiteindelijk ook toe kan leiden dat interne communicatie niet goed (meer) opgepakt wordt, is de hoeveelheid informatie die verstrekt wordt. Als werknemers continu bedolven worden onder allerlei informatie, sluiten ze zich hiervoor af. Je kunt dit voorkomen door een vast moment in de week te nemen waarop je interne communicatie deelt. Tot die tijd verzamel je de informatie die je wilt delen en dit bundel je tot één geheel. Wat ook kan helpen is om de berichten die je verstuurt kort en bondig te houden. Veel van je werknemers hebben het waarschijnlijk al druk genoeg. Ze hebben daarom geen tijd en zin om grote stukken tekst te lezen.

7. Werk met doelgroepen

Je wilt zo transparant en eerlijk mogelijk blijven naar je werknemers toe. Maar dit hoeft niet te betekenen dat ze van alles op de hoogte zijn. Sommige informatie is alleen interessant voor bepaalde groepen binnen je organisatie. Stel dat er een belangrijk evenement vlakbij wordt georganiseerd voor hr-medewerkers. Dan wil je dat de hr-afdeling hiervan op de hoogte is, maar voor het overige personeel is dit oninteressant. Belast ze daarom ook niet met deze informatie en splits je interne communicatie op in doelgroepen.

Interne communicatie blijft een kwestie van nieuwe communicatievormen uitproberen en verbeteren. Vraag je medewerkers regelmatig om feedback en geef voldoende aandacht aan hun wensen en behoeften. Op deze manier verbeter je de interne communicatie op structurele basis.