Wat is e-HRM?

Electronic human resource management, oftewel e-HRM, is human resource management dat gedigitaliseerd verloopt, bijvoorbeeld via een webtoepassing of in de cloud. Daarom wordt e-HRM soms ook wel webbased HRM, online HRM of HRM in de cloud genoemd. Het verschil met gewone HRM is dat werknemers belangrijke HR-zaken rechtstreeks kunnen wijzigen of raadplegen in het online systeem, terwijl dit bij gewone HRM steeds via de HR-afdeling verloopt.

Waarom is e-HRM belangrijk voor je bedrijf?

Digitalisering zit in alle sectoren. Het gebruik van technologie is voor bedrijven dan ook een cruciale factor om hun concurrentievoordeel te behouden en om bedrijfsdoelen te bereiken. Enkele voordelen van e-HRM zijn:

• Efficiëntere HR-processen. HR-medewerkers hoeven minder gegevens te registreren: e-HRM neemt hen veel tijdrovende taken uit handen door zaken te automatiseren. HR-processen verlopen hierdoor gestroomlijnder. HR-medewerkers kunnen zich dan meer focussen op strategie en beleid; de zaken die echt het verschil kunnen maken voor organisaties en hun personeel.
• Nauwkeurigere analyse van gegevens. HRM-software kan gegevens heel nauwkeurig analyseren op basis van real-time informatie. Dit kan de besluitvorming versnellen. Denk bijvoorbeeld aan een snellere invulling van openstaande vacatures, doordat de online HRM-tool heel precies cv’s kan screenen en het wervingsproces dus sneller verloopt. Ook voor preciezere HR analytics is zo’n systeem handig.
• Handig voor medewerkers. e-HRM zorgt voor een betere ’employee experience’. Werknemers hebben eenvoudig toegang tot informatie en kunnen zelf zaken aanpassen, zonder dat ze hiervoor langs de HR-afdeling moeten.
• Kostenbesparing. Over het algemeen heeft digitaal human resource management een hoge return on investment (ROI). Doordat veel processen geautomatiseerd verlopen, hoef je minder HR-medewerkers in te zetten om de basistaken gedaan te krijgen. Ook besteden werknemers aanzienlijk minder tijd aan hun personeelsgegevens.

Hoe werkt e-HRM?

De werking van een e-HRM-systeem verschilt naargelang de specifieke tool waarmee je aan de slag gaat, maar in het algemeen hebben moderne e-HRM-tools een reeks functies om diverse aspecten van HR-management te ondersteunen. De meeste systemen hebben de volgende functionaliteiten:

• Selfservice portals waarin medewerkers hun gegevens kunnen beheren, verlof kunnen aanvragen en zich kunnen inschrijven voor trainingen. Dit wordt ook wel employee self service (ESS) genoemd.
• Databeheersystemen om gegevens van werknemers bij te houden.
• Ingebouwde tools om prestaties te registreren en op te volgen.
• Geautomatiseerde processen voor acquisitie van nieuwe medewerkers: vacatures uploaden, cv’s ontvangen en analyseren, kandidaten registreren en opvolgen, een talentpool creëren, inwerkprogramma’s opstellen, noem maar op.
• Opleidingsmanagement om opleidingen voor te stellen aan medewerkers, de trainingen online te faciliteren en het curriculum van je personeel up-to-date te houden.

e-HRM implementeren in je organisatie

Als je als organisatie beslist om je personeelszaken te optimaliseren met een e-HRM-systeem, zijn er enkele stappen die je kunt volgen om dit soepel in je bedrijf te implementeren.

Een e-HRM-systeem kiezen

Met welk soort e-HRM ga je werken? Tegenwoordig zijn er enorm veel mogelijkheden, maar niet elke tool is ook daadwerkelijk geschikt voor je bedrijf. Als kleine onderneming zul je andere behoeften hebben dan een multinational. Het is daarom een goed idee om verschillende e-HRM-systemen op een rijtje te zetten en ze te toetsen aan de volgende criteria:

• Bedrijfsbehoeften op het vlak van HR
• Belangrijkste functionaliteiten van de tool
• Budget
• Gebruiksvriendelijkheid voor medewerkers
• Integratie met je andere systemen

Ook interessant: Vijf HRM-softwareprogramma’s voor het mkb

Alle partijen betrekken

Een nieuw systeem implementeren waar iedereen in de organisatie mee moet werken, betekent een verandering. Om dit op een succesvolle manier te doen, heb je draagvlak nodig. Dit kun je alleen verkrijgen als je alle partijen hier zorgvuldig bij betrekt.

Breng vooraf in kaart wie met de nieuwe tool gaat werken en voor welk doel ze het precies gaan gebruiken. Een HR-medewerker zal immers het e-HRM-systeem op een andere manier gebruiken dan andere medewerkers. Ook ondersteuning vanuit de top van het bedrijf is noodzakelijk voor een gestroomlijnde ingebruikname van de tool.

Hou hierbij rekening met feedback van medewerkers en het management, en bekijk waar je eventueel aanpassingen kunt doorvoeren.

Lees ook: Verandermanagement, wat is het en hoe pas je het toe?

Training en hulp bieden

Wanneer je e-HRM-tool is ingevoerd, is het belangrijk dat medewerkers weten hoe ze hiermee aan de slag gaan. Besteed daarom voldoende aandacht aan de training. Maak bijvoorbeeld interactieve handleidingen met tekst en video die de basisfunctionaliteiten toelichten en laten zien hoe je als werknemer je gegevens kunt registreren, verlof kunt aanvragen en je kunt inschrijven voor een opleiding. Je kunt ook opleidingssessies organiseren om in groepsverband te leren werken met het nieuwe systeem.

Om electronic human resource management vlot in je organisatie te implementeren, is het goed dat je naast training ook structurele hulp biedt bij vragen of technische problemen. Sommige e-HRM-tools hebben een geïntegreerde helpdesk, maar je kunt ook zelf hulpmogelijkheden aanbieden. Denk aan een bundeling van veelgestelde vragen of een HR-medewerker die beschikbaar is om vragen te beantwoorden.

Goed beveiligen

Een e-HRM-systeem zit vol persoonlijke gegevens van je personeel. Het is dan ook logisch dat je hiervoor voldoende maatregelen neemt op het vlak van beveiliging en privacy. Meestal werken bedrijven hiervoor samen met de IT-afdeling en de juridische dienst. Je kunt uiteraard ook een expert inhuren die de beveiliging van het systeem helpt opzetten en juridisch advies inwinnen over je digitale HRM-tool en de regels rondom privacy en AVG.

Wat zijn de valkuilen van een digitaal HRM-systeem?

Hierboven las je al waarom een e-HRM-systeem belangrijk is voor je bedrijf. Er zijn echter ook nadelen of valkuilen verbonden aan zo’n systeem, vooral als de implementatie van het systeem in je organisatie niet goed verloopt. Let op voor de volgende valkuilen:

• Gebrek aan draagvlak. Dit is een van de grootste valkuilen. Dit mogelijke probleem duikt vooral op wanneer medewerkers terughoudend zijn om een nieuwe technologie te omarmen. De beste aanpak is om alle partijen vanaf het begin te betrekken bij het invoeren van het nieuwe systeem.
• Onvoldoende training en ondersteuning. Als medewerkers niet goed weten hoe ze het systeem dienen te gebruiken of als ze geen ondersteuning krijgen wanneer ze een vraag of probleem hebben, dan is dat funest voor een soepele implementatie van het e-HRM-systeem in de organisatie.
• Het e-HRM-systeem is niet juist geconfigureerd. In dit geval kan de digitale HR-oplossing juist een omgekeerd effect hebben en leiden tot inefficiëntie en onnauwkeurige gegevens.
• Geen goede integratie met bestaande systemen. Dit is vergelijkbaar met de valkuil hierboven. Een e-HRM-systeem dat niet naadloos integreert met je bestaande tools kan leiden tot inefficiëntie.
• Risico’s op het vlak van beveiliging en privacy. Het digitaliseren van personeelsgegevens brengt ook risico’s voor beveiliging en privacy met zich mee. Als je hiervoor onvoldoende maatregelen getroffen hebt, kan dit voor flink wat problemen zorgen.
• Te afhankelijk zijn van technologie. Een e-HRM-systeem is bijzonder waardevol voor een bedrijf, maar een te grote afhankelijkheid ervan kan gevaarlijk zijn. Maak een duidelijk onderscheid tussen HR-processen die geautomatiseerd kunnen worden en zaken waarvoor menselijke interactie gewenst blijft.

De toekomst van e-HRM

Hoewel niemand een glazen bol heeft, lijkt de trend van digitalisering zich voort te zetten. Dit is niet alleen het geval in human resources, maar ook in veel andere diensten. Zo wordt artificiële intelligentie (AI) steeds vaker toegepast in tools en diensten. AI heeft bovendien het potentieel om e-HRM nog krachtiger te maken. Voor bedrijven is het daarom een goede zet om zich aan te passen aan dit digitaliserende HR-landschap en voortdurend te vernieuwen op het vlak van human resource management.

Kort samengevat: electronic human resource management is voor zowel kleine als grote bedrijven een slimme zet om het hele HR-proces te optimaliseren. Voor HR-medewerkers betekent het een efficiëntere manier van werken, waardoor er meer tijd overblijft voor de kerntaken van human resources. Daarnaast is het voor werknemers eenvoudiger om hun eigen personeelszaken te beheren. De implementatie van zo’n e-HRM-tool hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn, zolang je rekening houdt met de mogelijke valkuilen.