Wat is de digitale transformatie van HR?

De digitale transformatie van HR verwijst naar de integratie van technologie in alle processen gerelateerd aan personeelszaken. Deze technologie wordt onder andere ingezet om activiteiten te automatiseren en een efficiëntere samenwerking tussen teamleden te stimuleren. Daarnaast leveren digitale hulpmiddelen meer inzichten op in bedrijfsprestaties en dragen ze bij aan een betere werknemerservaring. Door HR-processen naar een digitale omgeving te verplaatsen, kunnen organisaties dus hun hele bedrijfsvoering stroomlijnen.

De digitale transformatie van HR is al jaren bezig, maar is door de pandemie in een stroomversnelling geraakt. Veranderingen op de arbeidsmarkt, zoals de behoefte aan autonomie en mogelijkheden om professioneel te groeien, dwingen organisaties om deze digitale evolutie te omarmen. Wat daarbij meespeelt, is dat het belang van medewerkersbetrokkenheid steeds meer aandacht krijgt. Medewerkers zijn de spil van iedere organisatie. Het bieden van een moderne werkplek waarin ze optimaal kunnen presteren en zich prettig voelen, is essentieel als je talent wilt aantrekken en behouden.

Gerelateerd artikel: Wat is de toegevoegde waarde van HR-Analytics voor je organisatie?

Digitaal transformeren in 4 fasen

Waarschijnlijk is je HR-afdeling (ongemerkt) al digitaal aan het transformeren. Zo is de online vergaderruimte van Zoom inmiddels niet meer weg te denken uit veel organisaties en vindt werving en selectie steeds vaker via sociale media plaats. Om je organisatie voor te bereiden op de toekomst, is het essentieel dat je stappen onderneemt om je HR-omgeving nog digitaler in te richten. Hieronder lees je hoe de vier fasen van deze transformatie er grofweg uitzien:

1. Bewustwording

Voordat de transformatie daadwerkelijk plaatsvindt, is het belangrijk dat er binnen je organisatie bewustwording wordt gecreëerd. In de eerste fase moet duidelijk worden waarom het digitaliseren van HR-processen geen luxe is, maar een noodzaak.

Tijdens deze fase is het ook zaak om HR-processen onder de loep te nemen en te identificeren waar de urgentie om te veranderen het hoogst is. Mogelijk zijn er bepaalde routinetaken die kunnen worden geautomatiseerd of is er behoefte aan een online omgeving waarin teamleden kunnen samenwerken aan projecten.

Een goede manier om de huidige stand van zaken in beeld te brengen, is je medewerkers om feedback te vragen. Vraag hen waar ze vastlopen en welke verbeteringen ze graag zouden zien. HR draait volledig om de mensen in je organisatie, dus laat hen bepalen wat er moet gebeuren om de bedrijfsvoering te verbeteren.

2. Planning

De tweede fase van de digitale transformatie draait om het stellen van doelen en het maken van een strategisch plan om deze te behalen. De doelstellingen kunnen het beste worden gedefinieerd met behulp van de SMART-methode. Dat houdt in dat deze specifiek, meetbaar, haalbaar, relevant en tijdsgebonden zijn.

Wanneer je goed in beeld hebt gebracht wat je met de digitalisering van een bepaald proces wilt bereiken en wat daarin je mogelijkheden zijn (bijvoorbeeld op financieel gebied), kun je op zoek gaan naar de juiste digitale tool om dat proces te ondersteunen. Als je bijvoorbeeld als doel hebt gesteld dat projecten volgend jaar 15% sneller moeten worden afgerond, is je volgende taak om een digitaal platform te vinden dat specifiek gericht is op projectmanagement.

3. Implementatie

Nu helder is wat er moet gebeuren en op welke manier, is het tijd voor de implementatiefase. In deze fase is het belangrijk dat iedereen actief aan de slag gaat met de nieuwe tool(s). Zorg ervoor dat je medewerkers wegwijs maakt in de nieuwe digitale omgeving. Het kan nodig zijn om hen extra training of begeleiding te geven.

Het is belangrijk om de implementatie met zorg aan te pakken. Geef medewerkers de ruimte en tijd om te wennen aan de nieuwe werkwijze en ondersteun waar nodig. Transformatie komt meestal met de nodige weerstand en het is belangrijk dat je daarop anticipeert door proactieve strategieën voor verandermanagement te hanteren. Vraag om feedback en maak duidelijk wie het aanspreekpunt is voor het oplossen van vraagstukken en problemen.

4. Integratie

De laatste fase van het transformatieproces draait om integratie. Nu werknemers wegwijs zijn gemaakt in hun nieuwe digitale werkomgeving, is het zaak dat ze zich deze eigen maken door deze naar eigen smaak in te richten. Zo kan het zijn dat bepaalde functies in de gekozen software overbodig blijken of dat de workflow met een paar eenvoudige aanpassingen nog meer kan worden verbeterd. Door de puntjes op de i te zetten, wordt de digitalisering optimaal benut.

Naast het stroomlijnen van de online processen, staat ook beveiliging in deze fase centraal. Zorg dat de systemen regelmatig worden gecontroleerd en dat je goede beveiligingsmaatregelen treft, zodat je technische problemen goed kunt opvangen en bovendien kunt garanderen dat de privacy van werknemers beschermd blijft.

Populaire HR-tools

HR-tools schieten als paddenstoelen uit de grond. Hieronder vind je voorbeelden van enkele gamechangers in de digitale transformatie van HR.

BambooHR

BambooHR is een alles-in-één HR-tool die als volwaardig teamlid van je HR-afdeling fungeert. Deze tool helpt je bij het bijhouden van personeelsdossiers, het beheren van verlofaanvragen en het inwerken van nieuwe medewerkers. Met BambooHR krijg je een duidelijk overzicht van uiteenlopende HR-activiteiten, waardoor je als werkgever altijd goed geïnformeerd bent en snel kunt inspelen op de behoeften van je medewerkers.

AFAS Software

AFAS Software verenigt HR en financiën. Zo biedt het platform tools voor salarisadministratie, prestatiebeheer en talentmanagement. Het resultaat is dat je administratieve processen efficiënt kunt regelen en betere beslissingen kunt nemen op het gebied van personeelsbeleid. Hierdoor houd je meer tijd over voor strategische bedrijfsvoering in plaats van dat je veel tijd kwijt bent aan administratieve rompslomp.

Slack

Slack is een handige chatapp die teamcommunicatie vereenvoudigt. Met kanalen voor verschillende projecten en de mogelijkheid tot direct messaging, heb je altijd een virtuele vergaderkamer bij de hand. Dit bevordert de samenwerking en communicatie binnen je team, waardoor je een dynamische en betrokken werkomgeving kunt creëren.

Trello

Trello fungeert als een digitaal prikbord waar je al je taken en projecten kunt organiseren. Zo kun je kaarten maken voor verschillende taken, deze toewijzen aan teamleden en daarna de voortgang bijhouden. Trello helpt je om alles netjes en overzichtelijk te houden, zodat je altijd een helder beeld hebt van de status van lopende projecten.

SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors is een slimme assistent voor het analyseren en verbeteren van prestaties binnen je organisatie. Zo biedt de tool oplossingen voor prestatiebeheer, werving, beloning en ontwikkeling van medewerkers. Met SAP SuccessFactors kun je als werkgever het beste uit je team halen en tegelijkertijd het werkgeluk vergroten.

De digitale transformatie van HR is essentieel voor organisaties die hun volle potentieel willen benutten en een competitieve speler willen zijn op de moderne arbeidsmarkt. Bedrijven die technologische ontwikkelingen omarmen zien hun productiviteit aanzienlijk stijgen en genieten van meer medewerkersbetrokkenheid. Door de vier fasen van de transformatie op de juiste manier te doorlopen en goede tools te kiezen, kun je als werkgever dus optimaal profiteren van een gestroomlijnde bedrijfsvoering.

Wil je meer tips voor het digitaliseren van je HR? Lees dan ook deze gids over het selecteren en implementeren vane-HRM-systemen. Veel succes!

Indeed is op geen enkele wijze gelieerd aan de in dit artikel genoemde bedrijven, instellingen of organisaties.