Speciale aanbieding 

Begin met werven met een tegoed van € 100 om je eerste vacature te sponsoren.*

Met Gesponsorde Vacatures ontvang je gemiddeld 2x meer sollicitanten dan met niet-gesponsorde vacatures.**
  • Trek het talent aan waar je naar op zoek bent
  • Verbeter je zichtbaarheid in de zoekresultaten
  • Verschijn langer bij meer kandidaten

Wat is een ATS en waarom gebruik je het in recruitment?

Het vinden van de juiste medewerkers kan een tijdrovend proces zijn. Daarom maken recruiters en HR-medewerkers maar al te graag gebruik van ATS. Maar wat is ATS en wat zijn de voordelen ervan voor je bedrijf? In dit artikel lees je er meer over.

Vacature plaatsen

Waar staat ATS voor?

ATS staat voor Applicant Tracking System en is een software die binnen recruitment wordt gebruikt. Met een ATS kun je het wervingsproces van begin tot eind automatiseren en beheren. Hiermee kunnen recruiters en HR-medewerkers op een efficiënte manier nieuw talent aantrekken voor je bedrijf.

Er bestaan verschillende benamingen voor Applicant Tracking Systemen. Zo wordt ATS ook wel kandidaatvolgsysteem, recruitmentsysteem of werving & selectie-software genoemd. Daarnaast zijn er tientallen bedrijven die zo’n dergelijk systeem op de markt hebben gebracht. Uiteindelijk hebben al deze systemen hetzelfde doel: het recruitmentproces voor zowel recruiters als kandidaten effectiever te laten verlopen.

Gerelateerd aan: Hoe nodig ik een kandidaat uit voor een sollicitatiegesprek?

Waarom gebruik je een ATS voor recruitment?

Als je binnen je bedrijf regelmatig op zoek bent naar goed personeel, dan kan een ATS erg nuttig zijn. Wervingsprocessen bestaan vaak uit tijdrovende procedures. Het kost niet alleen tijd om een vacature op te maken, maar ook om de juiste kandidaten te vinden, de kandidaten te screenen, uitnodigingen te versturen, sollicitatiegesprekken te voeren, kandidaten af te wijzen en nieuwe medewerkers aan te nemen en klaar te maken voor een onboardingprogramma. Zeker als je verschillende vacatures open hebt staan, kunnen er makkelijk fouten in het proces sluipen.

Vaak hebben deze fouten te maken met communicatie. Er wordt niet of onduidelijk met sollicitanten gecommuniceerd. Er komen ook veel administratieve taken op de schouders van recruiters te rusten. En dat is waar een ATS bij kan helpen. Je kunt namelijk met een ATS veel van deze procedures automatiseren. Een ATS kan bijvoorbeeld vacatures aanmaken, cv’s screenen en automatisch berichten sturen naar kandidaten. Zo verloopt het wervingsproces een stuk vlotter en met minder fouten.

Wat kan een ATS doen?

Je kunt een ATS vergelijken met een databank. Deze databank staat vol met gegevens over potentiële kandidaten, waaronder hun motivatiebrieven, cv’s en andere relevante informatie. De software kan deze gegevens onder andere koppelen aan vacatures en mailings.

De exacte mogelijkheden van een ATS hangen af van het systeem dat je aanschaft, maar over het algemeen doet een recruitmentsysteem het volgende:

  • Vacatures aanmaken en publiceren op verschillende job boards
  • Talent zoeken in de database
  • Match maken tussen kandidaten en vacatures
  • Cv’s screenen en beoordelen
  • Background checks uitvoeren
  • Kandidaten uitnodigen voor een sollicitatiegesprek
  • Kandidaten op de hoogte houden van het sollicitatieproces
  • Sollicitanten afwijzen
  • Workflows inrichten
  • Rapportages opstellen
  • Prestaties evalueren

Sommige systemen hebben nog meer opties en kunnen gekoppeld worden aan andere HR-systemen.

De voordelen van een ATS

Een ATS heeft dus als groot voordeel dat het processen automatiseert en de hoeveelheid administratieve taken voor recruiters aanzienlijk vermindert. Daar komen ook nog de volgende voordelen bij kijken:

Meer aandacht voor kandidaten

Omdat recruiters minder tijd kwijt zijn aan administratieve taken, blijft er meer tijd en aandacht over voor sollicitanten. Een recruiter kan bijvoorbeeld vlotter communiceren met een kandidaat en gerichter antwoord geven bij tussentijdse vragen.

Gerelateerd aan: Koude acquisitie: tips en voorbeelden voor het benaderen van talent

Een positievere kandidaatervaring

Door gebruik te maken van een ATS, is de kans aannemelijk dat een sollicitatieprocedure soepel verloopt; niet alleen voor recruiters, maar ook voor de kandidaten die bij je bedrijf solliciteren. Hierdoor houden ze een goed gevoel over aan hun sollicitatie, zelfs als ze afgewezen worden. Dit heeft ook een positieve impact op je employer branding en de reputatie van je bedrijf.

Meer overzicht voor recruiters

In een ATS kan vrijwel alles geautomatiseerd worden. Daarnaast werk je met lijsten, labels en andere handige functies. Hiermee maak je een interne database waarin je heel gemakkelijk informatie kunt opzoeken. Dit scheelt veel tijd en zorgt voor meer overzicht. Recruiters of HR-medewerkers zien hierdoor in een oogopslag wat er allemaal gebeurd is en wat er nog gedaan moet worden.

Resultaten eenvoudiger analyseren

Doordat je alle informatie en gegevens rondom vacatures en sollicitaties opslaat in een database, kun je achteraf heel eenvoudig rapporten samenstellen. Deze rapporten zijn heel waardevol. Ze geven namelijk inzicht in hoe een sollicitatieprocedure verlopen is. Dit helpt je om een wervingstraject in de toekomst nog soepeler te laten verlopen. Bovendien kun je deze resultaten makkelijk koppelen aan doelstellingen, KPI’s of HR Analytics en controleren of deze behaald zijn.

Koppeling met andere systemen

Werving & selectie-software heeft op zichzelf al veel toegevoegde waarde voor je bedrijf. De software kan echter nog waardevoller worden als je deze koppelt aan andere systemen. Een ATS kan bijvoorbeeld gekoppeld worden aan een CRM-systeem (Customer Relationshop Management) of andere HR-systemen.

Gerelateerd aan: 10 wervingsstrategieën voor het aannemen van nieuw talent  

Waar moet je op letten bij een ATS?

Zoals elke software werkt een ATS alleen goed als het recruitmentsysteem goed geïmplementeerd wordt binnen je bedrijf. Een aantal tips om je ATS goed in te zetten: 

  • Zorg ervoor dat je de mogelijkheden goed benut. Neem de tijd om het systeem goed te leren kennen en precies te weten wat je ermee kunt doen. Anders loop je de kans dat recruiters nog steeds taken blijven uitvoeren die eigenlijk geautomatiseerd kunnen worden.
  • Alles draait om communicatie. Voor een goede kandidaatbeleving is het belangrijk dat je sollicitanten snel en duidelijk informeert over hun sollicitatieproces. Controleer dat het systeem op de juiste manier wordt ingericht om berichten te verzenden zodat kandidaten altijd weten waar ze aan toe zijn.
  • Neem de tijd voor de implementatie van een ATS. Controleer dat je alle functies correct gebruikt en zorg ervoor dat alle gebruikers voldoende training krijgen. Bovendien is het aan te raden om genoeg onderzoek te verrichten naar het vinden van het juiste kandidaatvolgsysteem.

Hoe kies je een ATS voor je organisatie?

Er zijn tientallen Applicant Tracking Systemen op de markt gebracht. Het kan dus een uitdaging zijn om een systeem te vinden dat perfect past bij je organisatie. Daarom lees je hier nog een aantal tips om een ATS te kiezen.

  • Breng je doelen in kaart. Wat wil je uiteindelijk bereiken met een ATS? Dit is misschien wel de belangrijkste vraag die je kunt stellen voor je bepaalde software aanschaft. Betrek ook recruiters of de HR-afdeling bij het vaststellen van deze doelen.
  • Schrijf op welke functionaliteiten een ATS nodig heeft. Denk daarbij ook aan de mogelijkheid om koppelingen met andere systemen te maken.
  • Maak een overzicht van de huidige workflow. Door de manier waarop wervingsprocessen nu verlopen inzichtelijk te maken, kun je makkelijk een systeem vinden dat daarop aansluit. Hiermee voorkom je dat je naast het implementeren van nieuwe software ook nieuwe bedrijfsprocessen moet gaan ontwikkelen. 
  • Bepaal wat je budget is. De prijzen voor recruitmentsystemen lopen nogal uiteen. Onderzoek daarom goed wat je nodig hebt. Een prijs kan ook samenhangen met het aantal gebruikerslicenties of bijvoorbeeld het aantal vacatures dat automatisch geplaatst wordt.
  • Beoordeel verschillende systemen. Als je duidelijk weet wat je wensen zijn, kun je verschillende systemen uitproberen. Vaak is het mogelijk om een proefversie te laten draaien, zodat de mensen die ermee gaan werken er vertrouwd mee raken. Vraag feedback en beslis daarna welk systeem de voorkeur heeft.

Je weet nu wat een ATS is en wat de voordelen ervan zijn. Zeker in grote bedrijven is een Applicant Tracking System onmisbaar voor recruiters. Het zal je een hoop tijd en uiteindelijk ook kosten besparen om nieuw talent aan te trekken. 

Vacature plaatsen

Klaar om te beginnen?

Vacature plaatsen

*Indeed biedt deze informatie aan als een gunst voor de gebruikers van deze site. Merk op dat we niet je adviseur zijn voor juridische zaken of zaken met betrekking tot aanwerving. We zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van je vacatures en geen van de hier opgenomen informatie vormt een garantie voor de prestaties.