Stap 1. Een goede voorbereiding
Een goede voorbereiding is key. Knal dus niet ‘snel even’ een vacature met een standaard functieomschrijving online, maar denk eerst goed na over wie en wat je nu eigenlijk zoekt. Dit doe je in drie stappen:
- Vaststellen functievereisten. Schets een profiel van de ideale kandidaat. Denk hierbij niet alleen na over gewenste vaardigheden en ervaring, maar ook over de minder tastbare zaken zoals persoonlijkheid, werkhouding en de mate waarin de kandidaat past binnen de organisatiecultuur. Een nauwkeurige afbakening van deze criteria zorgt ervoor dat je in het selectieproces gericht kunt zoeken naar de juiste persoon voor de baan.
- Formuleer een functieomschrijving. Een sterke functieomschrijving is helder en aantrekkelijk, met een gestructureerde opsomming van taken, verantwoordelijkheden en verwachtingen. Vergeet ook niet om te vermelden wat jouw bedrijf uniek maakt en welke kansen je biedt. Een goed geschreven functieomschrijving trekt niet alleen geschikte kandidaten aan, maar fungeert ook als een promotiemiddel voor je bedrijf en kan helpen bij het versterken van je werkgeversmerk.
- Kies de juiste kanalen. Om je doelgroep te bereiken is het van belang dat je je vacature op de juiste kanalen plaatst. Afhankelijk van de sector en de functie kan dit variëren van je eigen website, jobboards als Indeed, sociale media of op branchespecifieke platforms. Het is belangrijk om een mix van kanalen te gebruiken om een brede, maar gerichte groep kandidaten te bereiken. Hierbij moet je ook de kracht van het eigen netwerk niet onderschatten. Soms is een verwijzing van een huidige medewerker of een connectie binnen je professionele netwerk de sleutel tot het vinden van de perfecte kandidaat.
Stap 2. Ontvangst en beoordeling van sollicitaties
Wanneer de vacature eenmaal de wereld in is gestuurd, wil je binnenkomende sollicitaties vlot kunnen verwerken. Dit kan eenvoudig per e-mail, maar je kunt ook kiezen voor een geavanceerd Applicant Tracking System (ATS). Welk systeem je ook kiest, een goede organisatie zorgt ervoor dat je geen enkele potentieel waardevolle kandidaat over het hoofd ziet en dat het proces vanaf het begin soepel verloopt.
De eerste screening
Nadat je sollicitaties hebt ontvangen, is de volgende stap het doen van een eerste screening. Je krijgt een indruk van wie de kandidaat is en wat iemand in huis heeft. In deze fase scheid je duidelijke missers van de veelbelovende kandidaten. Dit doe je op basis van de vooraf bepaalde criteria zoals werkervaring, opleiding, en specifieke vaardigheden. Verder kijk je naar communicatieve vaardigheden, de mate van enthousiasme en de persoonlijke waarden van de sollicitant. Een scherpe eerste selectie legt een stevige basis voor de volgende fases van de sollicitatieprocedure. Maar, wees niet meteen te streng. Wie weet word je wel verrast door een kandidaat die op het eerste gezicht misschien niet helemaal in het functieprofiel past. Het is dus zaak om een ‘open mind’ te houden.
Lees ook: Ontdek ondergewaardeerd talent via inclusieve wervingsmethoden.
Stap 3. De selectiefase
Na de eerste screening is het tijd om te bepalen welke kandidaten je graag wilt spreken. Neem bij voorkeur telefonisch contact op met de kanshebbers. Een persoonlijk gesprek geeft je direct al een beter beeld van de persoon achter de sollicitatie en je komt geïnteresseerd over. Vergeet nooit dat een sollicitatieprocedure niet alleen bestaat uit een werkgever die een potentiële werknemer beoordeelt, maar dat dit ook andersom van toepassing is! Nodig de geselecteerde kandidaten uit voor een sollicitatiegesprek. Dit kan een gesprek op locatie zijn, maar ook online sollicitatiegesprekken zijn steeds meer in opkomst.
Stap 4. Beoordelingscriteria en testmethoden bepalen
Voordat de sollicitatiegesprekken plaatsvinden, wil je een aantal zaken vastleggen:
Beoordelingscriteria
Waar ga je de kandidaten op beoordelen? Het is hierbij belangrijk om zowel op harde als zachte competenties te letten. Bijvoorbeeld, een kandidaat voor een marketingfunctie kan worden beoordeeld op zijn kennis van digitale marketingtools, maar ook op zijn vermogen tot creatief denken en teamwerk.
Competentietests en casestudies
Deze kun je inzetten om de praktische kennis en probleemoplossende vaardigheden van kandidaten te meten. Een sollicitatieprocedure voor een salesfunctie kan bijvoorbeeld een rollenspel bevatten waarin de kandidaat een product moet verkopen, of een casestudy waarbij een verkoopstrategie voor een nieuw product moet worden ontwikkeld.
Persoonlijkheidstesten en vaardigheidstesten
Deze geven inzicht in hoe een kandidaat zou passen binnen het team en de bedrijfscultuur. Zo kan een DiSC-assessment bijvoorbeeld helpen bepalen of een potentiële leidinggevende de neiging heeft tot een dominante of juist ondersteunende leiderschapsstijl.
Lees ook: Het nut van assessments in drie tinten.
Stap 5. Het sollicitatiegesprek
Dit is het moment om echt de diepte in te gaan en zoveel mogelijk te weten te komen over de kandidaten die je hebt uitgenodigd. En natuurlijk ook om jezelf als organisatie en werkgever voor te stellen. Hieronder vind je 5 tips voor het voeren van een sterk sollicitatiegesprek:
- Begin het gesprek met een informele ijsbreker om de kandidaat op zijn gemak te stellen. Een ontspannen kandidaat toont vaak zijn ware zelf meer dan iemand die nerveus is.
- Stel open vragen die de kandidaat uitnodigen om te vertellen over specifieke ervaringen en resultaten. Zo krijg je inzicht in hoe iemand in de praktijk functioneert.
- Wees transparant over de rol en de verwachtingen. Door duidelijkheid te scheppen kunnen jullie allebei beoordelen of er sprake is van een goede match.
- Let op non-verbale communicatie, zoals iemands houding en gelaatsuitdrukking. Dit kan soms meer zeggen over de zelfverzekerdheid en persoonlijkheid van de kandidaat dan wat iemand zegt.
- Zorg dat je aan het einde van het gesprek tijd inruimt voor vragen van de kandidaat. De vragen die iemand stelt kunnen verrassend veel inzicht geven in de mate van motivatie en interesse in de functie.
Lees ook: Hoe voer je een goed sollicitatiegesprek met een kandidaat?
Stap 6. Communicatie
Transparante communicatie is enorm belangrijk tijdens de hele sollicitatieprocedure. Informeer kandidaten altijd over de stappen in het sollicitatieproces en de verwachte tijdslijnen. Daarnaast is het belangrijk dat je na elke ronde constructieve feedback geeft, zodat kandidaten weten waar ze aan toe zijn.
Stap 7. De beslissing
Na een of meerdere sollicitatierondes is het tijd om de knoop door te hakken. Gebruik de verzamelde gegevens om een weloverwogen keuze te maken. Voer referentiechecks uit en controleer indien nodig de achtergrond van de finalisten. Stel vervolgens een passend aanbod samen met betrekking tot salaris, contract en secundaire arbeidsvoorwaarden.
Lees ook: Wat zijn de belangrijkste arbeidsvoorwaarden?
Stap 8. Onboarding
Een sollicitatieprocedure houdt niet op bij het binnenhalen van een nieuwe medewerker. Ook een goede onboarding hoort erbij. Want een goede start is heel belangrijk voor het verdere verloop van iemands carrière binnen je organisatie. Zorg dat de onboarding van elke nieuwe werknemer soepel verloopt door alles voor de eerste werkdag te regelen. Denk aan het klaarzetten van de werkplek, introducties binnen het team en uitleg over de bedrijfscultuur en -processen.
Stap 9. Evaluatie
De laatste stap in dit sollicitatieprocedure voorbeeld is evalueren. Want optimaliseren kan alleen als je af en toe kijkt naar wat er beter kan. De beste manier om dit te doen is nieuwe medewerkers vragen naar hun ervaring. Gebruik de inzichten die je hieruit krijgt om je proces verder bij te schaven.
Een doordachte aanpak van de sollicitatieprocedure verhoogt de kans op het vinden van de juiste kandidaat en draagt bij aan een positieve ervaring voor alle betrokkenen. Door deze negen stappen te volgen, creëer je een solide basis voor succesvolle werving.
Wil je graag meer weten over het vinden en binden van professionals voor je bedrijf? Op Indeed Inspiration vind je een uitgebreid overzicht van artikelen die gericht zijn op werkgevers. Je leest hier de beste tips, tricks en adviezen over recruitment, personeelsmanagement en het inrichten van je bedrijfscultuur.