Medewerkers aannemen in 7 stappen

Een succesvolle werving begint met een goede voorbereiding. Met onderstaande stappen leg je de basis voor een zorgvuldig recruitmentproces en een succesvolle indiensttreding.

1. Bereid de werving voor

Bepaal welke werkzaamheden de functie omvat, welke kennis en vaardigheden nodig zijn en welke ervaring je van kandidaten verwacht. Kijk ook naar vergelijkbare vacatures en verwante salarissen binnen jouw branche om een realistisch functieprofiel en aantrekkelijk aanbod op te stellen. 

2. Schrijf en publiceer een duidelijke vacature

Kies een herkenbare functietitel en beschrijf duidelijk wat de functie inhoudt, welke verantwoordelijkheden erbij horen en wat kandidaten van jouw organisatie mogen verwachten. Een overzichtelijke vacature helpt geschikte kandidaten sneller te beslissen of de functie bij hen past.

Tip: Plaats een Gesponsorde Vacature voor betere zichtbaarheid en het sneller bereiken van geschikte kandidaten.

3. Selecteer geschikte kandidaten

Wanneer de sollicitaties binnenkomen, beoordeel je cv’s en motivatiebrieven op basis van vooraf vastgestelde criteria. Let daarbij niet alleen op werkervaring, maar ook op relevante vaardigheden, carrièreontwikkeling en de aansluiting op de functie. Een telefonische kennismaking kan helpen om snel te bepalen welke kandidaten je uitnodigt voor een sollicitatiegesprek. 

Tip: Gebruik Indeed Smart Sourcing om snel kandidaten te zoeken en te benaderen, workflows te beheren en kandidaatgegevens en -activiteiten te delen met je team.

4. Voer gestructureerde sollicitatiegesprekken

Een goed sollicitatiegesprek geeft inzicht in de ervaring, vaardigheden, motivatie en competenties van een kandidaat. Gebruik voor iedere kandidaat zoveel mogelijk dezelfde sollicitatievragen, zodat je sollicitanten eerlijk met elkaar kunt vergelijken.

Houd tijdens de selectie rekening met de regels rondom gelijke behandeling en voorkom discriminatie tijdens het sollicitatieproces. Beoordeel kandidaten uitsluitend op criteria die relevant zijn voor de functie.

5. Kies de juiste kandidaat

Vergelijk kandidaten op basis van de informatie uit hun cv, sollicitatiegesprekken en eventuele referenties. Let niet alleen op ervaring, maar ook op vaardigheden, ontwikkelmogelijkheden en de aansluiting bij je organisatie en team. 

Nodig geschikte kandidaten uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek. Stel afgewezen kandidaten op de hoogte, geef opbouwende feedback en wens de kandidaat succes in de verdere zoektocht naar een baan.

6. Doe een aanbod en regel de indiensttreding

Bespreek tijdens een telefoongesprek de arbeidsvoorwaarden zoals salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden en de gewenste startdatum. 

Bevestig vervolgens de gemaakte afspraken in een aanbiedingsbrief of een aanbiedingsmail zodat voor beide partijen duidelijk is welke afspraken zijn gemaakt. Laat de aanbiedingsbrief of e-mail door een juridisch adviseur controleren voordat je deze verstuurt. 

Nadat de kandidaat het aanbod heeft geaccepteerd, kun je de arbeidsovereenkomst opstellen. Hierin leg je de definitieve arbeidsvoorwaarden en afspraken vast voordat de nieuwe medewerker in dienst treedt.

7. Zorg voor een goede onboarding

Een goede onboarding helpt nieuwe medewerkers sneller productief te worden en zich welkom te voelen binnen de organisatie. Denk aan een rondleiding, toegang tot systemen, een duidelijk inwerkprogramma en kennismaking met collega’s. Ook het aanwijzen van een mentor of buddy kan bijdragen aan een soepele start.

Een positieve eerste indruk vergroot de betrokkenheid van nieuwe medewerkers. Dit draagt bij aan een succesvolle samenwerking op de lange termijn.

Wettelijke verplichtingen bij het aannemen van personeel

Naast het vinden van de juiste kandidaat krijg je ook te maken met verschillende wettelijke verplichtingen. Door deze op tijd te regelen voorkom je problemen en zorg je ervoor dat je voldoet aan de Nederlandse wet- en regelgeving.

Afhankelijk van de situatie dien je onder andere rekening te houden met:

• het controleren van de identiteit van de nieuwe medewerker
• het opstellen van een arbeidsovereenkomst
• het inrichten van de loonadministratie
• het betalen van ten minste het wettelijke minimumloon en vakantiebijslag
• het naleven van de arbowet, waaronder een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)
• het afdragen van sociale verzekeringspremies voor werknemers- en volksverzekeringen
• het aanvragen van een verklaring omtrent het gedrag (VOG) als dit voor de functie nodig is

Blijf je recruitmentproces verbeteren

Een effectief recruitmentproces blijft zich ontwikkelen. Door resultaten bij te houden, zoals het aantal clicks op je vacature, het aantal reacties, de kwaliteit van kandidaten en de tijd die nodig is om een vacature in te vullen, krijg je goed inzicht in wat goed werkt en waar nog verbeteringen mogelijk zijn.

Gebruik deze inzichten om de toekomstige vacatures en sollicitatieprocedures verder te optimaliseren. Zo vergroot je de kans dat je in de toekomst (nog) sneller de juiste medewerkers aantrekt.

Meer weten over medewerkers aannemen?

Door iedere fase in het recruitmentproces zorgvuldig aan te pakken vergroot je de kans op een succesvolle match en een duurzame samenwerking. Lees verder in onze verdiepende artikelen, functieomschrijving voorbeelden, voorbeelden van sollicitatievragen en templates voor meer informatie en praktische tips die je ondersteunen tijdens iedere stap van het recruitmentproces.