Wat is een antecedentenonderzoek?
Een antecedentenonderzoek is onderdeel van een achtergrondonderzoek en wordt ook wel een background check of pre-employment screening genoemd. Het bestaat uit het verzamelen van informatie die van belang is voor het uitvoeren van een bepaalde functie. Bij het onderzoeken van antecedenten gaat het voornamelijk om het persoonlijke en strafrechtelijke verleden van een persoon, terwijl een achtergrondonderzoek vaak wat breder is.
Dit kan inhouden dat je wilt controleren of een kandidaat over de juiste diploma’s en kwalificaties beschikt, een strafblad heeft, geregistreerd staat bij het BKR (Bureau Krediet Registratie), een geldig ID-bewijs kan overleggen of voldoet aan de integriteitseisen van het bedrijf. Het is hierbij van belang dat de screening voldoet aan de AVG (bescherming van persoonsgegevens) en noodzakelijk is voor de functie.
Belangrijke overwegingen bij het uitvoeren van een achtergrondonderzoek
Om kandidaten te beschermen, niet onnodig te belasten en problemen achteraf te voorkomen, is het goed om rekening te houden met de volgende zaken:
- Kondig in je vacaturetekst aan dat een achtergrondonderzoek deel uitmaakt van de sollicitatieprocedure. Kandidaten die hier, om wat voor reden dan ook, problemen mee hebben, zullen dan vaak niet de moeite nemen om te solliciteren.
- Zorg ervoor dat het onderzoek een gerechtvaardigde grondslag heeft. Het onderzoek moet aantoonbaar relevant zijn voor de functie, bijvoorbeeld voor de omgang met vertrouwelijke informatie, bedrijfsveiligheid of werken met kinderen of andere kwetsbare groepen.
- Vraag altijd expliciet toestemming aan de persoon in kwestie voordat je een screening gaat uitvoeren en besef dat deze toestemming alleen rechtsgeldig is wanneer de screening gerechtvaardigd is.
- Zorg ervoor dat je AVG-beleid goed op orde is en voorziet in een veilige verwerking, opslag en vernietiging van persoonsgegevens (AVG).
Welke achtergrondonderzoeken zijn er?
Zoals gezegd moet een achtergrondonderzoek gerechtvaardigd zijn en relevantie hebben voor de functie en/of de sector. Je wilt natuurlijk graag zoveel mogelijk te weten komen over je potentiële nieuwe medewerker, maar beperk je tot informatie die er echt toe doet en soms zelfs wettelijk vereist is. Lees hieronder welke soorten screenings je kunt uitvoeren en waarom deze van belang kunnen zijn.
Id verifiëren
Controleer of het identiteitsbewijs van de medewerker geldig is, de foto klopt bij de persoon en, bij een buitenlands identiteitsbewijs, of de medewerker een werkvergunning heeft of nodig heeft. Controleer ook het bsn-nummer en bewaar een kopie van het identiteitsbewijs in het personeelsdossier als je de medewerker besluit aan te nemen.
Kwalificaties controleren
Wanneer je twijfelt aan de echtheid van een diploma, kun je deze tegenwoordig controleren via DUO. Voor sommige functies vind je werkervaring of bepaalde vaardigheden misschien belangrijker dan diploma’s en dat is je goed recht. Maar voor het uitoefenen van bepaalde beroepen zijn kwalificaties toch echt noodzakelijk, denk aan:
- BIG-registratie voor personeel in medische beroepen
- lesbevoegdheid voor docenten
- diploma Sociale Hygiëne voor leidinggevenden in de horeca
- EHBO-certificaat Kinderen voor medewerkers in de kinderopvang
- Wft-certificaten voor medewerkers in de financiële sector
Er zijn natuurlijk nog veel meer verplichte diploma’s of certificaten te noemen die nodig zijn voor de uitoefening van een bepaalde functie. Denk alleen al aan een rijbewijs voor taxichauffeurs. Voor sommige functies of beroepen kun je de kandidaat intern opleiden en de certificaten tijdens werktijden laten behalen, maar een advocaat moet toch echt ingeschreven staan bij het Landelijk Advocaten Tableau (LAT) en een verpleegkundige moet een geldige BIG-registratie hebben.
Antecedentenonderzoek en Verklaring omtrent gedrag (VOG)
Een VOG is een verklaring die wordt uitgegeven door Justis. Dit is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Een VOG is een onderdeel van een antecedentenonderzoek dat vrij veel voorkomt, vooral in bepaalde beroepsgroepen. Bij een VOG-onderzoek wordt gekeken naar het strafrechtelijk gedrag van een kandidaat in het verleden en in hoeverre dit een bezwaar zou kunnen opleveren voor de uitvoering van een bepaalde functie.
Een kandidaat die strafrechtelijk vervolgd is voor rijden onder invloed, kan in principe zonder risico bij een financiële instelling gaan werken, maar niet als privéchauffeur aan de slag gaan. Het gaat er bij een VOG dus niet om of er sprake is van een strafrechtelijk verleden, maar alleen of dit van invloed zou kunnen zijn op de functie en bedrijfsvoering.
BKR en FAD
In de financiële sector en andere branches, zoals winkels of horeca, waar medewerkers met geld om moeten gaan, kunnen financiële privéproblemen een risicofactor zijn. Het komt dan ook voor dat werkgevers vragen om een uittreksel uit het BKR (Bureau Krediet Registratie). Nu is het natuurlijk niet zo dat iemand die schulden of betalingsachterstanden heeft, ook direct misbruik zou maken van de werkgever of diens klanten.
Bij fraudegevoelige functies is het soms eerder aan te raden om het waarschuwingsregister Fraude Aanpak Detailhandel (FAD) te raadplegen. Hierin kunnen ondernemers in de detailhandel personen toevoegen of opvragen die eerder fraude gepleegd hebben op hun werk.
Sociale mediakanalen
Tegenwoordig heeft vrijwel iedereen een account op sociale media. Het is dan ook een goede bron van informatie voor werkgevers om meer te weten te komen over een kandidaat. Maar ook hier geldt dat je toestemming moet vragen aan de kandidaat om diens online activiteiten te bekijken.
Referentiecheck
Het uitvoeren van een referentiecheck is een goede manier om meer te weten te komen over de werkervaring, zwakke punten en talenten van een kandidaat. Voormalige collega’s, leidinggevenden of werkgevers kunnen een goed beeld schetsen van de werkhouding, prestaties en verbeterpunten van een potentiële nieuwe medewerker. Referenten worden altijd aangedragen door de kandidaat zelf en ook hier moet deze weer expliciet toestemming geven voor het benaderen van de referent.
Integriteitsverklaring
Een vrij eenvoudige manier om ingewikkelde screenings te vermijden, is het opstellen van een integriteitsverklaring. Hierin kun je onder andere de volgende vragen opnemen:
- Is er sprake van nevenactiviteiten die een risico vormen voor de integriteit van je werk of vormen deze activiteiten een risico op belangenverstrengeling?
- Ben je bekend met de gedragscode van onze organisatie en verklaar je dat je je aan de integriteitseisen en richtlijnen voor omgang met vertrouwelijke gegevens zult houden?
- Is er sprake van een strafrechtelijke vervolging of veroordeling die van invloed is op de functie?
Je kunt de vragen aanpassen aan de gedragscode voor je personeel, de sector en de specifieke functie. Het is natuurlijk wel belangrijk dat de kandidaat of medewerker de verklaring ondertekent en dat je deze goed bewaart.
Aanvullende screeningsmethoden
Om meer te weten te komen over de persoonlijkheid, vaardigheden en andere relevante kenmerken van een kandidaat, kun je naast een achtergrondonderzoek ook een pre-screening uitvoeren, bijvoorbeeld door een assessment of psychologische test af te nemen. Hiermee kun je veel ontdekken over de sociale vaardigheden, de stressbestendigheid en cognitieve vaardigheden van een kandidaat.
Ook rollenspellen tijdens een sollicitatieprocedure zijn soms heel geschikt om een kandidaat te beoordelen, bijvoorbeeld het naspelen van een telefoongesprek met klanten.
Medische keuring
Een bijzonder onderdeel van pre-screening is het afnemen van een medische keuring. Voor kandidaten in een sollicitatieprocedure noem je dit een aanstellingskeuring. Zo’n keuring mag alleen uitgevoerd worden als dit voor een bepaald beroep wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld voor een brandweerman, politieagent of piloot.
Een antecedentenonderzoek uitvoeren als onderdeel van je sollicitatieprocedure kan belangrijke informatie over kandidaten opleveren en helpen bij je besluitvorming. Voer alleen die onderzoeken uit die relevant zijn voor de functie of die wettelijk verplicht zijn, informeer kandidaten altijd over het onderzoek en ga integer om met de opgevraagde gegevens. Hierbij hoort ook het zorgvuldig vernietigen van gegevens van kandidaten die niet in aanmerking komen voor de baan.
