Wat kost een werknemer? 

De kosten van personeel kunnen worden opgedeeld in acht afzonderlijke kostenposten. Niet al deze posten zijn voor elke werknemer altijd gelijk. Hoeveel je uiteindelijk gaat betalen hangt onder andere af van wat je met individuele medewerkers afspreekt, wat er in een cao is vastgelegd en welke inspanningen je verricht om jezelf van concurrenten op de arbeidsmarkt te onderscheiden en je personeel te behouden. 

1. Salaris en vergoedingen

Het salaris van een werknemer vormt de basis van de werkgeverskosten. Hier valt niet alleen het bruto maandsalaris onder, maar ook eventuele overuren, onregelmatigheidstoeslag, vakantiegeld (minimaal 8% van het brutoloon) en de premies die worden ingehouden en afgedragen aan de overheid (loonheffingen).

Het bruto salaris van een werknemer wordt bepaald op basis van de functie, ervaring en de arbeidsmarkt. Een deel van dit salaris draag je af aan de overheid in de vorm van loonbelasting. De overheid stelt overigens twee keer per jaar het minimumloon vast. Dit betaal je dus minimaal aan salaris. Val je onder een cao, dan kan hierin een hoger minimumloon dan het wettelijke minimumloon zijn afgesproken. 

Secundaire arbeidsvoorwaarden

Je kunt ervoor kiezen om je werknemers een aantal extra’s te bieden, de zogenaamde secundaire arbeidswaarden. Denk hierbij aan:

• dertiende maand
• winstuitkering
• bonussen
• reiskosten
• leaseauto
• smartphone of laptop van de zaak
• anw-hiaatverzekering

Prestatiegerelateerde beloningen zijn, zeker in de huidige krappe arbeidsmarkt, belangrijk, omdat ze medewerkers motiveren om betere prestaties te leveren en het concurrentievoordeel ten opzichte van andere werkgevers vergroten. 

2. Sociale verzekeringspremies en bijdragen (loonheffingen)

De kosten die onder loonheffingen vallen zijn:

• Premies Volksverzekeringen: Dit zijn premies voor sociale verzekeringen zoals de Algemene Ouderdomswet (AOW), Algemene Nabestaandenwet (ANW), en de Wet langdurige zorg (WLZ). Net als de loonbelasting worden deze ingehouden op het brutoloon.
• Premies Werknemersverzekeringen: Dit zijn premies voor sociale verzekeringen die zorgen voor inkomenszekerheid bij werkloosheid, arbeidsongeschiktheid (WIA), en ziekte (ZW). Deze premies betaal je als werkgever wel zelf. Je kunt ze dus niet inhouden op het loon van de werknemer. 
• Bijdrage Zorgverzekeringswet (ZVW): Deze bijdrage wordt gebruikt om de kosten van het zorgstelsel te financieren. Ook deze kosten betaal je zelf. 

3. Pensioen

Het Nederlandse pensioenstelsel is wereldberoemd vanwege de solide opzet. Als werkgever heb je een bepaalde verantwoordelijkheid om een pensioenregeling aan te bieden aan je werknemers. Je geeft ze hiermee een stukje financiële zekerheid voor na hun pensioen..

4. Ziektekosten en arbeidsongeschiktheid

Wordt een van je medewerkers langdurig ziek? Dan kan dit financiële impact hebben. Naast de doorlopende loonkosten vraagt een zieke medewerker vaak extra aandacht en inzet rondom verzuimbegeleiding en terugkeer naar werk. Dit kan leiden tot aanvullende kosten, zoals begeleidingstrajecten of aanpassingen op de werkplek. Om deze risico’s beter beheersbaar te maken, kiezen veel werkgevers ervoor een verzuimverzekering af te sluiten. 

Gerelateerd: Hoe kun je als werkgever ziekteverzuim verlagen?

5. Werkplek en apparatuur

Een aspect dat de laatste jaren steeds relevanter wordt, zeker met de opkomst van flexibel werken, is de investering in de werkplek en benodigde apparatuur voor werknemers. Denk aan computers, software, ergonomische bureaustoelen en andere werkgerelateerde benodigdheden, maar bijvoorbeeld ook aan werkkleding en veiligheidsbrillen of -helmen. Hoewel deze kosten per werknemer misschien niet extreem hoog lijken, kunnen ze op organisatieniveau aanzienlijk zijn. 

Gerelateerd: De werkplek van de toekomst draait om hoe we werken, niet om waar we werken.

6. Opleiding en ontwikkeling

Wil je je personeel behouden, dan is het verstandig om te investeren in hun professionele en persoonlijke ontwikkeling. Dit kun je doen door interne opleidingen, trainingen of workshops aan te bieden. Houd er rekening mee dat je als werkgever niet alleen de directe kosten van deze opleidingen draagt, maar ook de indirecte kosten, zoals de tijd die werknemers besteden aan leren in plaats van werken.

Lees ook: Training en ontwikkeling van medewerkers in 5 stappen.

7. Administratieve kosten

Het beheren van personeelszaken en administratieve processen brengt administratieve kosten met zich mee. Dit omvat salarisadministratie, HR en het bijhouden van personeelsdossiers. Daarnaast kunnen de kosten voor HR-software en -systemen ook aanzienlijk zijn.

8. Werving en selectie

Zelfs voordat je een medewerker in dienst neemt, maak je al kosten. Onder kosten voor werving en selectie vallen bijvoorbeeld vacatureplaatsingen op verschillende platforms en mogelijk ook het inhuren van een wervingsbureau. Het selectieproces zelf vereist ook tijd en middelen, met inbegrip van de kosten van sollicitatiegesprekken en evaluatie.

Overige kosten

Naast de eerder genoemde kosten zijn er ook kleinere kostenposten die bijdragen aan de totale kosten van een werknemer. Denk hierbij aan bedrijfsuitjes, kerstpakketten en andere personeelsgerelateerde uitgaven. 

Hoe zit het met flexibel personeel?

Flexibel personeel zoals uitzendkrachten en zzp’ers kosten natuurlijk ook geld, maar de kosten zijn wat rechtlijniger. Zo hoef je voor flexibele krachten geen premies Werknemersverzekeringen te betalen en zijn secundaire arbeidsvoorwaarden meestal ook niet van toepassing. Let wel: draagt een uitzendbureau geen loonheffingen voor zijn uitzendkrachten af, dan kan de Belastingdienst jou als opdrachtgever aansprakelijk stellen!

Kosten werknemer berekenen: een voorbeeld

Om je een concreet antwoord op de vraag ‘wat kost personeel?’ te geven, vind je hieronder een voorbeeldberekening. Je kunt ook een snelle schatting maken door de volgende vuistregel toe te passen: brutoloon + 20% tot 35%. Uiteraard is dit maar een grove inschatting en kunnen de werkelijke kosten variëren op basis van verschillende factoren.

Een uitgebreider rekenvoorbeeld zou er als volgt uit kunnen zien:

1. Bruto maandsalaris: € 3000,-
2. Vakantiegeld: € 3000,- × 0,08 = € 240,-
3. Werkgeverspremie pensioen (8% van € 3000,-): € 240,-
4. Premies werknemersverzekeringen en Zvw: (20% van het bruto loon + vakantiegeld – pensioenpremie werknemer): € 3000+240-240) × 0.2 = € 600,-
5. Training en ontwikkeling: € 100,-
6. Werkplek en apparatuur: € 100,-
7. Overige secundaire arbeidsvoorwaarden: € 200,- (bijv. reiskosten en dertiende maand)

Opgeteld kom je uit op een bedrag van € 4.480,- per maand. Jaarlijks kost deze medewerker je € 53.760,-.

Meer lezen over werkgeverschap?

Je hebt nu een antwoord op de vraag wat een werknemer kost en je weet hoe je dit kunt berekenen. Wil je je verder verdiepen in wat er allemaal komt kijken het hebben van personeel? Op Indeed Inspiration vind je een uitgebreid overzicht van artikelen die gericht zijn op werkgevers. Je leest hier de beste tips, tricks en adviezen over onder andere recruitment, personeelsmanagement en het inrichten van je bedrijfscultuur.