Medewerkers aannemen:

een stapsgewijze gids
Vacature plaatsen

Inzichten voor uitbreiding van het team

Het aannemen van een nieuwe medewerker heeft impact op je organisatie. Of dit nu je allereerste medewerker is of iemand die het huidige team komt versterken, je hebt iemand nodig die geschikt is voor de functie én past binnen het bedrijf. Met een formeel recruitmentproces kun je snel, doeltreffend en volgens de wet iemand aannemen. Maar het opzetten en beheren van je eigen recruitmentproces kan overweldigend zijn, zeker zonder de hulp van een gespecialiseerd hr-team.

Daarom hebben we deze gids samengesteld waarin we uitleggen hoe je in 13 eenvoudige stappen nieuwe medewerkers kunt vinden: van recruitment en sollicitatiegesprekken tot het doen van een aanbod en de onboarding van een nieuwe medewerker.

 

Signalen dat het tijd is voor een nieuwe medewerker

In kleinere organisaties nemen medewerkers vaak meerdere rollen op zich. Ze schakelen continu tussen taken die niet allemaal onder hun taakomschrijving vallen om te kunnen voldoen aan de eisen die het groeiende bedrijf met zich meebrengt. Het vermogen om voor verschillende afdelingen te werken duidt op flexibiliteit, vindingrijkheid en motivatie. Maar het kan ook een teken zijn dat je teveel van je medewerkers vraagt, wat op den duur kan leiden tot burn-outs, lage productiviteit en inefficiëntie binnen je bedrijf.

Als je wilt dat je bedrijf blijft groeien en je medewerkers gemotiveerd blijven, is het belangrijk om te weten wanneer je het team moet uitbreiden. Let daarom op de volgende signalen:

  • Hoog personeelsverloop
  • Opvallende pieken in het aantal klachten van klanten
  • Stijging van kosten voor overuren
  • Doelen worden regelmatig niet gehaald
  • Deadlines moeten vaak worden uitgesteld
  • Niet mogelijk om nieuwe projecten of klanten aan te nemen
  • Behoefte aan gespecialiseerde vaardigheden
  • Je hebt al maanden geen vrij genomen

 

Voordelen van teamuitbreiding

Nieuwe medewerkers bieden unieke mogelijkheden om je omzet, bedrijfscapaciteit en merkbekendheid te vergroten. De juiste nieuwe medewerker kan bovendien:

Je bedrijf naar een hoger niveau tillen

Door een nieuwe medewerker aan te nemen kun je iemand binnenhalen die beschikt over vaardigheden die jij zelf of je huidige medewerkers niet hebben en misschien jaren van ontwikkeling vergen. Hierdoor kun jij je richten op nieuwe inkomstenstromen, vaardigheidskloven binnen je bedrijf overbruggen en snelle groei bewerkstelligen.

Tijd vrijmaken zodat jij je kunt focussen op je doelstellingen

Draag taken over aan de nieuwe medewerker en breid je eigen capaciteit uit. Door taken te delegeren of herverdelen blijft er voor jou en je team meer tijd over om te focussen op belangrijke doelstellingen.

Inspiratie en perspectief bieden

Medewerkers met nieuwe, vooruitstrevende ideeën brengen creativiteit en innovatie met zich mee. Hierdoor kun je belangrijke procesverbeteringen doorvoeren en nieuwe mogelijkheden ontdekken. Het team krijgt een nieuw perspectief, wat kan leiden tot vooruitgang en groei.

Een nieuwe medewerker werven in 13 eenvoudige stappen

1. Begin met onderzoek

Bekijk vergelijkbare vacatureteksten en scan cv’s van gekwalificeerde kandidaten om inzicht te krijgen in de vereiste vaardigheden en ervaring voor functies zoals die van jou. Houd vacaturetrends in jouw regio en branche in de gaten om de populairste functienamen en zoekwoorden te identificeren die kandidaten gebruiken. Vergelijk salarissen om de juiste compensatie voor de rol te bepalen. Maak een lijst van de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden van je nieuwe medewerker en bedenk wat de kenmerken van je ideale kandidaat zijn. Gebruik deze als basis voor een aantrekkelijke, concurrerende vacaturetekst.

2. Kies een vacaturetitel die veel clicks oplevert

Plaats een gratis vacature op Indeed met een duidelijke, bondige vacaturetitel die hoog in de zoekresultaten komt en gekwalificeerde kandidaten aantrekt.* Kandidaten zullen niet snel zoeken op modewoorden zoals ‘goeroe’ of ‘ninja’, dus vermijd deze termen. Kies in plaats daarvan een standaardnaam waarop werkzoekenden wél zoeken. Een beschrijvende functienaam als ‘Full-stack software developer’ wordt bijvoorbeeld in meer zoekresultaten weergegeven dan ‘Softwaregoeroe’ of ‘Full-stack ninja’.

Tip: Vacaturetitels van maximaal 80 tekens ontvangen meer clicks op Indeed.

3. Schrijf een opvallende vacaturetekst

Als je wilt concurreren met grotere bedrijven, is het belangrijk om best practices te volgen voor een duidelijke, betekenisvolle vacaturetekst. Bedenk waar je ideale kandidaat naar zou zoeken en gebruik deze populaire zoekwoorden in je vacaturetekst om de zichtbaarheid te optimaliseren. Voeg een nauwkeurige beschrijving toe van de verantwoordelijkheden, vereisten en vergoedingen van de baan om de juiste kandidaten aan te moedigen te solliciteren. Zorg voor een informele, informatieve en vriendelijke toon. 

Tip: Plaats een Gesponsorde Vacature en ontvang tot 5 keer meer clicks.**

4. Bekijk cv’s van sollicitanten

Als de sollicitaties binnenkomen is het tijd om je kandidatenpool te verfijnen op basis van hun cv’s. Stuur een afwijzingsmail naar sollicitanten die niet aan de belangrijkste functievereisten voldoen. Indeed beschikt over een kant-en-klaar afwijzingsbericht dat je met slechts een klik op een knop kunt versturen. Let op de volgende punten om te bepalen of je de kandidaat markeert als ‘ja’ of ‘misschien’. Deze kunnen je meer vertellen over de motivatie, ervaring en werkstijl van de kandidaat:

  • Kwantitatief bewijs van eerdere prestaties
  • Lang dienstverband in eerdere functies (gaten in het werkverleden kunnen een waarschuwingssignaal zijn)
  • Duidelijke carrièreontwikkeling
  • Oog voor detail (zie je veel grammaticale en spelfouten in het cv?)
  • Vaardigheden en ervaring specifiek afgestemd op de vacaturetekst

Nadat je de cv’s hebt doorgenomen neem je contact op met de beste kandidaten om meer te weten te komen over hun kwalificaties. Vervolgens kun je een shortlist maken en bepalen met welke kandidaten je het recruitmentproces wilt voortzetten. Stuur e-mails om te informeren naar de ervaring van kandidaten of plan telefonische screenings- en sollicitatiegesprekken in.

5. Voer gesprekken met de beste kandidaten

Als je sollicitatiegesprekken gaat houden, kun je beginnen met korte telefonische screenings van 15 tot 30 minuten. Zo kun je erachter komen of de kandidaat voldoet aan de basisvereisten voor de functie en of er een wederzijdse klik is. Nodig minstens drie van de meest veelbelovende kandidaten uit voor een persoonlijk gesprek. Stel strategische vragen om meer te weten te komen over de vaardigheden en kwalificaties, belangrijke persoonlijkheidskenmerken en het enthousiasme voor de functie en het bedrijf.

In de Checklist arbeidsdiscriminatie van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid wordt beschreven hoe je discriminatie in het sollicitatieproces kunt voorkomen door bepaalde onderwerpen te vermijden, zoals leeftijd, etnische afkomst, burgerlijke staat, enzovoort. Hieronder volgen enkele algemene vragen die voor elke functie toepasselijk zijn:

  • Vertel me eens wat meer over jezelf.
  • Waarom ben je geïnteresseerd in deze functie/dit bedrijf?
  • Wat zijn je sterke en zwakke punten?
  • Noem een professionele prestatie waar je trots op bent.
  • Beschrijf jouw ideale werkomgeving.

Bekijk onze lijst met voorbeeldvragen voor sollicitatiegesprekken en gebruik functie- en branchespecifieke vragen om een set vragen voor te bereiden die is afgestemd op de vacature, zodat je de juiste nieuwe medewerker voor je bedrijf kunt vinden.

Tip: Maak direct na elk gesprek aantekeningen, zodat je de sterke en zwakke punten van elke kandidaat beter kunt onthouden wanneer het tijd is om een beslissing te nemen.

6. Ga referenties na

Door referenties na te gaan kun je meer inzicht krijgen, vaardigheden bevestigen en er zeker van zijn dat kandidaten eerlijk zijn over hun werkervaring en kwalificaties. Vraag minstens drie referenties op van je beste kandidaten en bel deze voor een kort gesprek.

Je kunt bijvoorbeeld drie tot vijf van de onderstaande vragen stellen aan de referenties van je kandidaat:

  • Kun je de functienaam, verantwoordelijkheden, datum in- en uitdiensttreding enzovoort van de kandidaat bevestigen?
  • Hoelang ken je de kandidaat al/hoelang heb je met de kandidaat gewerkt? 
  • Hoe is het om met de kandidaat te werken?
  • Waarom is de kandidaat bij jullie weggegaan?
  • Wat zijn de belangrijkste sterke en zwakke punten van de kandidaat?
  • Waarom moet ik deze kandidaat aannemen?

7. Bewaar het overzicht

Als je voor meerdere functies werft of tientallen sollicitaties voor één functie binnen je bedrijf ontvangt, kan het hele proces al snel onoverzichtelijk worden. Beheer het recruitmentproces daarom zorgvuldig en houd bij welke kandidaten interessant zijn door middel van kandidaatstatussen (Nieuw, Beoordeeld, Telefonisch geïnterviewd, Afgewezen, enzovoort). Maak nauwkeurige, gedetailleerde aantekeningen van de sterke en zwakke punten van je kandidaten.

8. Kies jouw perfecte kandidaat

Als er meerdere geschikte kandidaten zijn, kan het lastig zijn om de juiste te kiezen. Bedenk wat je allemaal te weten bent gekomen over de vaardigheden, persoonlijkheid en ervaring van de kandidaten op basis van hun cv’s, de gesprekken en de referenties. Overweeg of de kandidaten goed binnen het team en de bedrijfscultuur passen en overleg met iemand die ook bij de werving betrokken is geweest. Houd rekening met wat het bedrijf nodig heeft en kies de kandidaat die jou zal helpen je doelen te bereiken.

9. Doe een aanbod

Als je je favoriete kandidaat hebt geselecteerd is het tijd om een aanbod te doen. Voordat je het officiële bericht stuurt, e-mail je de kandidaat om een telefoongesprek te plannen. Hierin vertel je dat je de kandidaat graag wilt verwelkomen in het team en bespreek je de voorwaarden van je aanbod, waaronder het salaris, de secundaire arbeidsvoorwaarden, de startdatum, enzovoort. Als de kandidaat je mondelinge aanbod accepteert, stuur je een officiële aanbiedingsbrief. Hierin moet alle informatie staan die tijdens het telefoongesprek aan bod is gekomen.

Bekijk deze hulpbronnen om een aantrekkelijke en informatieve aanbiedingsbrief te schrijven:

Belangrijk: Laat de aanbiedingsbrief eventueel door een juridisch adviseur controleren voordat je deze verstuurt.

10. Stel afgewezen kandidaten zo snel mogelijk op de hoogte

Stel afgewezen kandidaten op de hoogte zodra je de keuze hebt gemaakt. Informeer kandidaten die deze stap van het sollicitatieproces hebben bereikt telefonisch. Wees eerlijk maar bemoedigend. Geef opbouwende feedback om de kandidaat uit te leggen waarom hij of zij is afgewezen en wens de kandidaat veel succes in de verdere zoektocht naar een baan. 

11. Handel je juridische verplichtingen af 

Als je een nieuwe medewerker in dienst neemt, moet je aan diverse juridische vereisten voldoen om de arbeidswetgeving na te leven, zeker als dit je eerste medewerker is. We raden altijd aan een juridisch adviseur in te schakelen voor deskundige hulp bij de juridische aspecten van het recruitmentproces. Hier volgt een overzicht van wat je moet doen.

  • Screen de kandidaat, bijvoorbeeld door referenties te checken of een verklaring omtrent gedrag (VOG) te vragen
  • Controleer de identiteit van de nieuwe werknemer aan de hand van een identiteitsbewijs
  • Meld je aan als werkgever bij de belastingdienst
  • Zet een loonadministratie op
  • Sluit een arbeidscontract af met de nieuwe medewerker
  • Betaal tenminste het wettelijke minimumloon en vakantiebijslag
  • Sluit een basiscontract af met een arbodienstverlener zoals vastgelegd in de Arbowet
  • Stel een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) op met hierin de veiligheids- en gezondheidsrisico’s voor het personeel en de maatregelen die je tegen deze risico’s neemt
  • Draag socialeverzekeringspremies af voor werknemers- en volksverzekeringen
  • Controleer of de werknemer een zorgverzekering heeft

12. Verfijn je onboardingproces voor nieuwe medewerkers

Met een goed onboardingproces voelen nieuwe medewerkers zich welkom en leg je bovendien de basis voor een loyaal, productief en succesvol dienstverband. Geef de medewerker op de eerste dag een rondleiding door het gebouw, laat zien waar de werkplek is en verstrek de benodigde informatie over toegang tot het gebouw, inloggegevens voor e-mail, welke tools nodig zijn, enzovoort.

Hieronder vind je meer tips voor een onboardingproces dat je kandidaat niet snel zal vergeten:

  • Organiseer een teamlunch op de eerste dag (of in de eerste week) zodat alle teamleden kennis kunnen maken.
  • Geef de nieuwe medewerker een goodiebag met gepersonaliseerde items, zoals een pen, T-shirt, mok, enzovoort om de band met je merk te versterken.
  • Wijs een mentor toe aan de nieuwe medewerker om deze te begeleiden bij zijn of haar nieuwe rol.

13. Meet je succes

Houd je resultaten bij om de effectiviteit van je recruitmenttools te checken en te controleren of je investeringen resultaat opleveren. Genereer een prestatierapport via het Indeed-dashboard om erachter te komen hoe je vacatures presteren. Dit rapport biedt informatie over het aantal weergaven, clicks en sollicitaties dat je vacatures ontvangen. Aan de hand hiervan kun je toekomstige vacatures verbeteren, zoekwoorden voor vacatureteksten identificeren die de meeste clicks opleveren en ervoor zorgen dat je vacatures in meer zoekresultaten worden weergegeven.

 

* Het gratis plaatsen van vacatures is niet van toepassing op vacaturesites, alle wervings- en selectiebureaus of bepaalde andere soorten vacatures naar eigen goeddunken van Indeed. Algemene voorwaarden, kwaliteitsstandaarden en gebruikslimieten zijn van toepassing.

** Bron: Gegevens van Indeed (wereldwijd)

Vacature plaatsen
It's quick and easy to post jobs on Indeed. Post your job today.Vacature plaatsen