De wettelijke vereisten

Voor je personeel kunt gaan zoeken, zijn er een aantal administratieve zaken die je in orde moet maken om werknemers te kunnen aannemen.

Registreren als werkgever

Ten eerste moet je je registreren als werkgever wanneer je personeel aanneemt. Dat doe je bij de Belastingdienst en bij de KVK. Van de Belastingdienst ontvang je een loonheffingennummer, dat je nodig hebt om de vereiste heffingen in te houden op het loon van je werknemer en deze ook aan te geven.

Je kunt trouwens altijd personeel aannemen als ondernemer, ook als je een zogenaamde eenmanszaak hebt. De ‘eenmanszaak’ is een rechtsvorm, maar dat betekent niet dat je deze zaak ook letterlijk alleen draaiende moet houden. Personeel aannemen kan prima zonder je rechtsvorm te wijzigen.

De arbeidsvoorwaarden vastleggen

Heb je je eerste werknemer gevonden? Dan is het tijd om samen de arbeidsvoorwaarden te bespreken. In het arbeidscontract leg je onder andere de volgende zaken vast:

• het salaris
• de werktijden en de arbeidsduur
• of de werknemer proeftijd moet lopen
• hoeveel vakantiedagen en feestdagen de werknemer krijgt
• het vakantiegeld (iedere werknemer heeft wettelijk recht om minstens 8%)

Verder bevat het arbeidscontract een overzicht van de rechten en plichten van zowel werkgever als werknemer. Let wel: in veel sectoren geldt een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) waarin al een aantal arbeidsvoorwaarden vastgelegd zijn. Als werkgever moet je je houden aan de voorwaarden in de cao van je sector. Verdere bepalingen in het arbeidscontract mogen daar niet tegenin gaan.

Een risico-inventarisatie doen

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor de veiligheid van je werknemers. Daarom moet je verplicht een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) laten uitvoeren wanneer je personeel aanneemt. Er zijn verschillende manieren om dat aan te pakken. Meer informatie vind je op de speciale website Route naar RI&E.

Loonadministratie aanleggen

Uiteraard moet je administratie op orde zijn als werkgever. Daarvoor heb je om te beginnen de juiste gegevens van je werknemer(s) nodig. Hiermee leg je een loonadministratie aan, waarin onder andere een loonstaat is opgenomen. Ook moet je je werknemers periodiek een loonstrook sturen. Meer informatie over het bijhouden van loonadministratie vind je op de website van de Belastingdienst.

Een pensioensregeling aanbieden

Sommige bedrijfstakken hebben een bedrijfstakpensioenfonds (bpf). In dat geval ben je als werkgever verplicht om je werknemers een pensioenregeling aan te bieden volgens het geldende bpf. Via het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid vind je een lijst met bedrijfstakken waarvoor een verplicht bpf bestaat.

Ook als er geen bpf bestaat voor je sector, kan er in de cao voor je sector wel zijn vastgelegd dat je je werknemers een pensioenregeling moet aanbieden. Lees de cao er dus goed op na. Als dat niet het geval is, kun je als werkgever zelf kiezen of je pensioen aanbiedt en op welke manier. Je hebt ook een zorgplicht om de juiste informatie te verstrekken aan je werknemers wanneer ze in dienst komen of weggaan, en je mag niet zomaar je pensioenregeling wijzigen. Alle informatie hierover vind je bij Ondernemersplein.

Arbodienstverlening regelen

Als werknemer moet je je verplicht laten ondersteunen door een arbodeskundige voor alles wat te maken heeft met de gezondheid van je werknemers. Je kunt daarvoor een arbodienst inschakelen – dit heet de vangnetregeling – of zelf een arbodeskundige in dienst nemen – dit heet de maatwerkregeling. Alle informatie hierover vind je bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Personeel zoeken

Nu weet je wat je als werkgever allemaal in orde moet brengen om je eerste werknemer aan te nemen, maar daarmee weet je nog niet hoe je personeel moet zoeken. Ongetwijfeld wil je als eerste werknemer iemand aannemen die echt geschikt is en met wie je goed kunt opschieten. Maar hoe begin je daaraan? In dit deel lees je de verschillende stappen die je kunt volgen wanneer je personeel zoekt.

De vacature uitschrijven

Ten eerste zul je moeten bepalen wat je zoekt in een medewerker. Maak een lijstje met taken die je deze persoon wilt laten uitvoeren en bepaal aan de hand daarvan welke kwalificaties en vaardigheden je ideale kandidaat moet bezitten. Met deze informatie kun je de vacature gaan schrijven.

Houd bij het schrijven van de vacature in gedachten welke boodschap je wilt overbrengen en wat voor vacaturetekst je zelf graag zou lezen (of net niet). Vermijd een lange muur tekst: verdeel de vacature in paragrafen en gebruik lijstjes om het overzichtelijk te houden. Meer gedetailleerde tips voor het schrijven van een goede vacature vind je in ons helpcenter voor werkgevers.

De vacature verspreiden

Wanneer je tevreden bent met je vacaturetekst, kun je deze verspreiden zodat hij de juiste kandidaten bereikt. Met Indeed kan dat heel eenvoudig. Daarnaast kun je sociale media gebruiken of adverteren in de lokale krant. Gebruik ook je netwerk aan contacten: een persoonlijke doorverwijzing is altijd beter dan iemand aannemen over wie je nog niets weet.

De kandidaten evalueren

Wanneer je genoeg antwoorden hebt op je vacature is het tijd om de kandidaten te evalueren. Ook daarvoor hebben we verdere tips in ons helpcenter voor werkgevers. Beoordeel het cv en de motivatiebrief van iedere kandidaat en maak een lijstje met pluspunten en minpunten. Op basis daarvan kun je een beslissing nemen over wie je uitnodigt voor een sollicitatiegesprek.

Lees ook: Hoe nodig je een kandidaat uit voor een sollicitatiegesprek?

Sollicitatiegesprekken voeren

Het moment is aangebroken om je kandidaten te ontmoeten, maar wat moet je hen vragen? Hier lees je hoe je een goed sollicitatiegesprek voert. Natuurlijk is het belangrijk dat je peilt naar de ervaring en geschiktheid van de kandidaten, maar vergeet ook niet dat je zelf nauw met je nieuwe werknemer zult moeten samenwerken. Kies dus vooral ook iemand bij wie je je goed voelt.

Het loon en de arbeidsvoorwaarden onderhandelen

Heb je je ideale werknemer gevonden, dan is het tijd om de laatste details te bespreken zodat deze persoon bij jou aan de slag kan. Zoals hierboven al aangegeven zul je het loon en de arbeidsvoorwaarden moeten onderhandelen en een contract moeten opstellen. Daarna is het tijd om je nieuwe medewerker in te werken. Onze richtlijnen voor onboarding helpen je om dat proces vlot te laten verlopen. Voor het eerst personeel aannemen kan een reusachtige taak lijken, maar als je de juiste stappen volgt, valt het best mee. Bovendien is dit een grote stap in je eigen professionele ontwikkeling. Vergeet dus niet om dit moment ook te vieren!