Planningsgesprek, functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek
Er zijn drie soorten gesprekken die je met medewerkers kunt voeren die deel uitmaken van de zogenaamde ‘performance management cyclus’: het planningsgesprek, het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek. Hieronder ontdek je wat elk gesprek inhoudt.
Drie soorten gesprekken met je werknemers
Het eerste gesprek dat je met je medewerkers voert, is het planningsgesprek. Hierin bespreek je samen met de werknemer wat de doelstellingen zijn voor het komende jaar. Je legt alles vast in een zogenaamd persoonlijk ontwikkelingsplan (POP). Dit plan is de leidraad die je bij de twee andere gesprekken, het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek, gebruikt. Deze laatste twee lijken op elkaar en kunnen enige overlap hebben. Daarom worden de twee termen vaak door elkaar gehaald. Het is echter belangrijk om te weten dat ze niet hetzelfde zijn. De verschillen lees je hieronder.
Beoordelingsgesprek versus functioneringsgesprek
Het grootste verschil tussen deze twee gesprekken is dat in het functioneringsgesprek de communicatie tweezijdig is, waarbij beide partijen aan het woord komen. Het beoordelingsgesprek is eenzijdig en jij als leidinggevende of HR-medewerker bent de spreker. Een functioneringsgesprek is feitelijk een tussentijdse evaluatie van de voortgang. Er zijn bijvoorbeeld in het planningsgesprek of bij indiensttreding bepaalde doelen gesteld en tijdens dit gesprek wordt bekeken of de medewerker op schema ligt. Als dat het geval is, hoeft er niets aangepast te worden.
Als de medewerker achter op schema loopt, wordt er gekeken naar de reden daarvoor. Misschien waren er speciale omstandigheden, bijvoorbeeld de uitbraak van covid-19, of de medewerker heeft de doelen niet juist begrepen. Wat de reden voor de vertraging ook is, er wordt ook gekeken naar mogelijkheden om dit te verhelpen. Heeft de medewerker misschien bepaalde ondersteuning vanuit het bedrijf nodig? Of schort het aan motivatie? De medewerker krijgt in dit gesprek de ruimte om uitleg te geven. In een beoordelingsgesprek daarentegen is de HR-medewerker en/of manager aan het woord en is er geen inbreng van de medewerker. Het beoordelingsgesprek vindt dan ook plaats na verstrijken van de deadline van de gestelde doelen. Wil je meer informatie over het functioneringsgesprek, bekijk dan het artikel Hoe houd je een functioneringsgesprek?
Lees hieronder meer over het beoordelingsgesprek.
Het doel van een beoordelingsgesprek
Een beoordelingsgesprek voer je met je medewerker om het functioneren van de afgelopen periode te bespreken. Het is dus echt een terugblik. Het gesprek omvat zaken als de resultaten en behaalde doelen, evenals het gedrag, de inzet, de persoonlijke ontwikkeling of de competenties van de medewerker. Als dit naar tevredenheid was of zelfs de verwachtingen overtrof, dan is dit gesprek een mooie gelegenheid om de medewerker je waardering te tonen, bijvoorbeeld in de vorm van een promotie of loonsverhoging. Het kan natuurlijk ook zijn dat een werknemer ondermaats heeft gepresteerd. In dat geval bespreek je waarin de medewerker precies tekortschiet en wat de consequenties daarvan zijn.
Het gesprek voorbereiden
Aangezien de toekomst van de medewerker tijdens het beoordelingsgesprek wordt besproken, is het niet een gesprek dat je even tussendoor voert. Het is belangrijk dat je je goed voorbereidt. Dit geldt zowel voor een positieve beoordeling als voor een negatieve. Hieronder volgen enkele tips waarmee je goed beslagen ten ijs komt.
Als het goed is, heb je voorafgaand aan het beoordelingsgesprek al een plannings- en functioneringsgesprek met je werknemers gevoerd. De uitkomsten hiervan kun je gebruiken voor het beoordelingsgesprek. Als tijdens het functioneringsgesprek bijvoorbeeld bleek dat de medewerker achter liep met de gestelde doelen, bekijk je nu wat de huidige status is. Was de medewerker in staat de achterstand in te halen en zijn de doelen toch behaald? Of zijn de doelen nog niet behaald, maar werd er wel (voldoende) vooruitgang geboekt? Het kan natuurlijk ook zijn dat een medewerker eerst op schema lag, maar nu niet meer. De uitkomst van het functioneringsgesprek moet je dus zien als hulpmiddel, niet als een vaststaand feit.
Tijdens het gesprek is het fijn als je een document bij de hand hebt waarin de onderwerpen die je wilt bespreken staan beschreven. Hiervoor stel je een gespreksformulier op. Dit formulier vul je zelf voorafgaand aan het gesprek in. Na afloop kun je het formulier door de werknemer laten ondertekenen om het vervolgens aan het personeelsdossier van de werknemer toe te voegen. Dit is vooral belangrijk bij een negatieve beoordeling. Mocht het zo ver komen dat je de werknemer wilt ontslaan, dan is een gedegen dossieropbouw van belang om aan te tonen dat het ontslag van de werknemer gerechtvaardigd is. Als jullie beiden het beoordelingsformulier hebben ondertekend, geef je de werknemer ook een kopie.
Gerelateerd artikel: Gebruik een functioneringsgesprek formulier.
Tijdens het gesprek
Een beoordelingsgesprek kan een behoorlijke stressvolle en emotionele gebeurtenis zijn voor werknemers. Zeker bij (vooral) negatieve feedback. Het is belangrijk dat je de impact van het gesprek op de werknemers niet onderschat. Je hebt zelf het gesprek in alle rust kunnen voorbereiden, maar dit geldt niet voor de werknemer. Als het goed is, heeft die wel een idee van wat de beoordeling zal zijn, zeker na het functioneringsgesprek, maar toch kunnen er voor hem of haar onverwachte zaken in voorkomen.
Zorg ervoor dat je rustig en helder communiceert. Een open en kalme houding kan de werknemer geruststellen. Blijf wel duidelijk en standvastig. Je hebt de beoordeling zorgvuldig uitgevoerd en kunt die goed onderbouwen. Eventuele bewijsstukken zijn hierbij prettig om tijdens het gesprek tot je beschikking te hebben. Ook als de beoordeling (minder) positief is, probeer je het gesprek toch met een positieve toon af te sluiten.
Na het gesprek
Na het beoordelingsgesprek onderteken je het beoordelingsformulier en vraag je de medewerker hetzelfde te doen. Verder maak je een verslag van het gesprek. Dit document kun je ook aan het personeelsdossier toevoegen. In het beoordelingsverslag komen algemene zaken te staan, zoals naam en functie, en verder natuurlijk de beoordeling waarmee je antwoord geeft op vragen als: heeft de medewerker de doelen behaald, wat vind je verder van het functioneren, als er verbetering nodig is, welke afspraken zijn er gemaakt, wat zijn eventuele gevolgen van de beoordeling?
Nu je weet wat een beoordelingsgesprek precies is en hoe je je erop kunt voorbereiden, wordt het gesprek vast een succes.
