Zit je in het managementteam van een grote onderneming? Dan heb je vast wel eens van een HR-vlootschouw of personeelsschouw gehoord. Wil je weten wat dit inhoudt, wat de voordelen ervan zijn en hoe je een vlootschouw succesvol inzet? Lees dan snel verder.

Wat is een HR-vlootschouw?

Een vlootschouw, soms ook wel personeelsschouw of talentschouw genoemd, is een soort analyse van de medewerkers van je bedrijf waarbij je specifiek kijkt naar hun kennis en vaardigheden. Deze resultaten van deze analyse worden dan vergeleken met de kennis en vaardigheden die de organisatie nodig heeft.

De personeelsschouwing maakt deel uit van strategische personeelsplanning. Over het algemeen wordt de schouw uitgevoerd door het managementteam van een onderneming, vaak met ondersteuning van een HR-adviseur.

Bij deze analyse worden alle medewerkers dus onder de loep genomen. Je kijkt hierbij niet alleen individueel naar elke medewerker, maar ook hoe ze het als groep doen. De focus ligt op hun prestaties, vaardigheden en potentieel. Voor een completer beeld kan de vlootschouw ook kijken naar de inzetbaarheid van de medewerkers. Als gevolg van uitval door burn-outs of bore-outs en een hele krappe arbeidsmarkt is inzetbaarheid steeds belangrijker binnen de strategische personeelsplanning.

Wanneer alles in kaart is gebracht, kunnen de medewerkers in verschillende categorieën worden ingedeeld, bijvoorbeeld ‘veel potentieel’, ‘matige prestaties’, enz. Voor het vergelijken van de resultaten kun je een matrix creëren aan de hand van de gegevens. De matrix is een veelgebruikt en handig hulpmiddel waarmee je in een oogopslag de resultaten ziet. Organisaties die een vlootschouw uitvoeren, doen dit meestal een keer per jaar.

Wat is het doel van een vlootschouw?

Wat zijn eigenlijk de concrete doelen van het uitvoeren van een personeelsschouw? Hieronder lees je een aantal voorbeelden van wat een bedrijf hiermee hoopt te bereiken:

Hoe ziet de uitkomst eruit?

Gewoonlijk worden de prestaties en het functioneren van de medewerkers in verschillende categorieën ingedeeld. Een model dat tegenwoordig in Nederland veel gebruikt wordt voor de personeelsschouw is het zogenaamde HR3P-model. Deze methode werd in 1993 ontwikkeld door de wetenschappers Evers, van Laanen en Sipkens. De afkorting HR3P staat voor Human Resource Prestatie Potentie Portfolio. Een ander model dat wereldwijd ook wel gebruikt wordt is het Nine Box-model. Dit is vooral in de Verenigde Staten populair. In Nederland wordt het echter minder gebruikt. Het grootste verschil tussen de twee modellen is dat het Nine Box-model drie assen met drie vlakken heeft (waardoor er dus negen vakken ontstaan) en het HR3P-model gebruik maakt van vier assen met vier vakken. In de onderstaande alinea lees je meer over het HR3P-model.

Het HR3P-model in het kort

Bij gebruik van het HR3P-model ontstaat er een matrix met de uitkomst van de analyse. De assen geven aan de ene kant de prestaties weer en aan de andere kant het potentieel.

Langs de as met prestaties kun je zaken verwachten als:

Langs de as met potentieel staan bijvoorbeeld zaken als:

Wat gebeurt er na de HR-vlootschouw?

Als je de personeelsschouw hebt uitgevoerd, is het tijd om actie te ondernemen. Je HR-managers zullen, al dan niet samen met jou, gesprekken voeren met de medewerkers. Vooral de medewerkers die beter presteren dan verwacht en mogelijk een promotie aangeboden krijgen en degenen die ondermaats presteren moeten op de hoogte gesteld worden van de uitkomsten. Uiteraard is het ook voor de werknemers die naar tevredenheid presteren fijn om te weten waar ze staan. Zorg er dus voor dat er met elke medewerker een gesprek wordt gevoerd.

Als er besloten is dat een bepaalde medewerker een promotie verdient, dan voer je die promotie ook door; hetzelfde geldt voor een demotie, salarisaanpassing of andere acties die op basis van de analyse worden uitgevoerd. Als je besluit de werknemer een salarisverhoging aan te bieden, vind je praktische tips hiervoor in het artikel Loonsverhoging geven: hoe en wanneer?

In het ergste geval kun je besluiten een werknemer te laten gaan en voer je een exitgesprek. Vergeet niet om je hier goed op voor te bereiden zodat je deze kans gebruikt om nuttige feedback te verzamelen.

Tips voor uitvoering personeelsschouw

Er zijn een aantal zaken waar je op moet letten bij het uitvoeren van een HR-vlootschouw:

Goed om te weten

Hoewel een HR-vlootschouw zeker een nuttig instrument is, zijn er een aantal dingen waarmee je rekening moet houden. Ten eerste kost het veel tijd en energie. Denk aan de voorbereiding, de uitvoering en de opvolging, zoals de gesprekken en het plannen van de acties die voortkomen uit de resultaten. Dit zijn allemaal zaken die nauwkeurig moeten worden uitgevoerd en niet zomaar iets dat je even ‘tussendoor’ doet. En als je de verwachting schept dat het een jaarlijks proces wordt, is het ook belangrijk dat je dit waarmaakt en niet na een jaar of twee weer laat vallen. 

Ten tweede is het natuurlijk niet alleen op feiten gebaseerd, maar ook op gevoel. Bijvoorbeeld wanneer je moet beoordelen of een werknemer de targets wel of niet heeft gehaald. Waar jij veel potentieel bij iemand ziet, kan een andere manager dit juist niet vinden. En wat doe je als de analyse aantoont dat een medewerker zijn of haar volledige potentieel binnen de organisatie al heeft bereikt? De kans is redelijk groot dat het moeilijk wordt om die persoon te behouden. Dit zijn ook zaken om over na te denken zodat je goed voorbereid aan de slag gaat.

Al met al is een HR-personeelsschouw een goed idee voor organisaties. Je weet daarna precies waar je staat en kunt je plannen en strategieën daarop baseren. Lijkt het je moeilijk om het hele proces op je te nemen of heb je geen tijd hiervoor, dan kun je het proces ook uitbesteden aan een extern bureau. Met een snelle zoektocht online vind je wel een bureau dat de juiste kennis en expertise heeft en jou deze taak gedeeltelijk of volledig uit handen kan nemen.