Hoe voer je een gestructureerd interview?
Niet elke functie vraagt om hetzelfde type gesprek, en natuurlijk stem je je interviewvragen af op het functieprofiel. Soms is één sollicitatiegesprek voldoende, maar vaak volgt er een tweede, meer verdiepend gesprek en een derde ronde om arbeidsvoorwaarden te bespreken en details af te stemmen. Ook een assessment kan deel uitmaken van de selectieprocedure.
In de kennismakingsronde of het eerste sollicitatiegesprek wil je zoveel mogelijk informatie verzamelen om te bepalen welke kandidaten het beste aansluiten bij de functie. Dit eerste gesprek is vaak het meest tijdrovende onderdeel, en juist daarom is het belangrijk om hier structuur in aan te brengen. Je brengt die structuur aan door het sollicitatiegesprek in vier stappen te verdelen:
- voorbereiding
- gesprek
- beoordeling
- terugkoppeling
Met deze leidraad kun je de stappen individueel gaan invullen.
1. Voorbereiding
Een goede voorbereiding is het halve werk: cliché, maar waar. Waarschijnlijk heb je in je hoofd wel een idee van wat je zoekt in een kandidaat die goed aansluit bij de functie en de bedrijfscultuur. Om dit te toetsen is het nuttig om een duidelijk competentieprofiel op te stellen. Welke vaardigheden zijn onmisbaar, moet de kandidaat een echte teamspeler zijn, welke kennis moet de kandidaat absoluut in huis hebben?
Stel met deze gegevens een standaardvragenlijst op die je bij elke kandidaat gebruikt, zodat je eerlijk kunt vergelijken. Bedenk voor de belangrijkste competenties gedragsgerichte interviewvragen en leg de cv’s en motivatiebrieven in dezelfde volgorde klaar.
Tip: een standaardvragenlijst kan als leidraad dienen voor jezelf, maar maakt het zeker makkelijker wanneer je met meerdere mensen een interview afneemt.
2. Gesprek
Het eigenlijke sollicitatiegesprek is natuurlijk het belangrijkste onderdeel van de procedure. Je wil nu gaan ontdekken of de kandidaat echt matcht met de motivatiebrief, het cv en natuurlijk de functie en het bestaande team. Om het gesprek te structureren, verdeel je dit in vijf kleinere stappen:
Introductie
Stel jezelf en eventuele collega’s voor aan de kandidaat, bied de kandidaat eventueel iets te drinken aan en vertel kort iets over het bedrijf, de functie en het verloop van het gesprek. Zo geef je de kandidaat de tijd en ruimte om zich op zijn gemak te voelen.
Vragen over motivatie
Vraag de kandidaat waarom deze functie en dit bedrijf aanspreken. Gebruik de informatie uit het cv om door te vragen naar de professionele achtergrond en hoe die aansluit bij de openstaande functie. In dit onderdeel ontdek je meer over de intrinsieke motivatie van de kandidaat en de moeite die deze heeft genomen om zich in het bedrijf te verdiepen.
Competentiegerichte vragen
Stel situationele sollicitatievragen die hypothetische situaties schetsen om te ontdekken hoe groot het probleemoplossend vermogen van de kandidaat is, hoe deze zich aanpast aan onverwachte situaties en of de kandidaat creatief is bij het vinden van een antwoord. Daarnaast wil je in dit stadium te weten komen of de kandidaat daadwerkelijk beschikt over de opgegeven en gevraagde competenties. Dit doe je door competentiegerichte vragen te stellen.
Deze vragen hebben betrekking op waargebeurde situaties uit de professionele loopbaan van de kandidaat. Je kunt de kandidaat bijvoorbeeld vragen hoe deze een vervelende situatie met een boze klant heeft opgelost of de kandidaat zelf laten vertellen over een prestatie of behaald positief resultaat. De STARR-methode (Situatie, Taak, Actie, Resultaat, Reflectie) helpt om antwoorden gestructureerd te beoordelen.
Om het iets concreter te maken: “Wat was de situatie of uitdaging, wat was hierin jouw taak (rol), welke actie heb je ondernomen, wat was het resultaat en wat zou je de volgende keer eventueel anders doen?”
Tip: vermeld in je vacaturetekst al een aantal selectievragen om alleen kandidaten die aan de basiseisen voldoen uit te nodigen voor een interview.
Functie-inhoudelijke vragen
In dit onderdeel toets je of de kandidaat de taken en verantwoordelijkheden van de functie goed begrijpt en of de verwachtingen aansluiten bij die van de organisatie. Gebruik dit moment om dieper in te gaan op de werkwijze van het team, de afdeling en het bedrijf.
Afronding
Aan het einde van het gesprek geef je de kandidaat de gelegenheid om vragen te stellen en licht je de vervolgstappen toe. Geef aan wanneer de kandidaat een terugkoppeling kan verwachten, of er nog een assessment of referentiecheck volgt en of een VOG vereist is. Sluit af door de kandidaat te bedanken voor het gesprek en de interesse in de functie en het bedrijf.
3. Beoordeling
Door de structurering van je sollicitatiegesprek en het gebruik van vragenformulieren, kun je een eerlijke beoordeling geven per kandidaat. Wanneer je het interview met meerdere collega’s hebt afgenomen, kun je scores geven per antwoord en zo tot een gewogen oordeel komen. Hiermee onderdruk je het menselijke onderbuikgevoel en je persoonlijke voorkeuren. Zo zul je kiezen voor de beste kandidaat en discriminatie of de schijn daarvan te voorkomen.
4. Terugkoppeling
Bespreek de resultaten van de sollicitatiegesprekken en stuur de afgewezen kandidaten zo snel mogelijk een e-mail of brief om ze te bedanken voor de genomen moeite en wens ze succes bij hun volgende carrièrestappen. Zijn er meerdere kandidaten die geschikt lijken? Nodig deze dan uit voor de volgende ronde in de procedure en bepaal goed wat je nog verder wil onderzoeken.
Heb je de perfecte kandidaat gevonden? Gefeliciteerd! Laat de kandidaat het goede nieuws weten, stuur een aanbiedingsmail en bereid je voor op de onboarding.
Template voor een gestructureerd vragenformulier
Om je op weg te helpen, kun je onderstaand template gebruiken ter inspiratie en de vragen aanpassen aan je specifieke selectiecriteria.
Functie:
Kandidaat:
Datum:
Interviewer(s):
Deel 1 Motivatievragen
- Waarom heb je voor ons bedrijf gekozen in je sollicitatieproces?
- Wat spreekt je het meeste aan in de functie waarop je solliciteert?
- Hoe groot was het team waar je in je vorige functie leiding aan gaf?
Deel 2 Competentiegerichte vragen
- Kun je een situatie omschrijven waarbij je moest samenwerken met een collega en jullie het niet eens waren over het plan van aanpak. Hoe ben je hiermee omgegaan? (samenwerkingsvaardigheden)
Score: (gebruik bijvoorbeeld een schaal van 1 tot en met 5, waarbij 1 uitstekend is, 3 voldoende en 5 te laag)
Notities:
- Kun je een voorbeeld geven van een prestatie waar je trots op bent. Wat was hierin je rol en hoe kijk je terug op het proces? (resultaatgerichtheid)
Score:
Notities:
- Stel dat je een klant beloofd hebt dat een order binnen twee dagen verstuurd wordt en blijkt dat je dit niet waar kunt maken? Hoe los je dit op? (oplossingsgerichtheid, klantgerichtheid)
Score:
Notities:
- Hoe vertaal je ingewikkelde technische specificaties naar minder technisch onderlegde collega’s en klanten? (communicatieve vaardigheden)
Score:
Notities:
Deel 3 Functiegerichte vragen
- Hoe combineer je je verantwoordelijkheden als manager met de dagelijkse uitvoering van je taken?
- Waar zie je jezelf over vijf jaar?
- Heb je nog professionele ontwikkelingsdoelen?
Score: (algehele indruk)
Notities:
Deel 4 Conclusie
Totaalscore:
Algemene indruk:
Conclusie: ja/nee/twijfel
Valkuilen bij sollicitatiegesprekken
Om de aangebrachte structuur in je sollicitatiegesprekken niet in gevaar te brengen, is het belangrijk om de volgende valkuilen te vermijden:
- Ga niet af op persoonlijke voorkeuren, maar vergelijk kandidaten eerlijk.
- Geef de kandidaten de ruimte om te antwoorden en zelf vragen te stellen
- Hou je zoveel mogelijk aan het script.
- Stel geen vragen over privézaken, bijvoorbeeld politieke standpunten, geloofsovertuiging, medisch verleden of seksuele voorkeuren.
Door je sollicitatiegesprekken te structureren, bespaar je tijd en selecteer je kandidaten die zowel goed bij de functie als het bedrijf passen en intrinsiek gemotiveerd zijn om een nieuwe stap in hun loopbaan te zetten. Bovendien is de kandidatenervaring een belangrijk onderdeel van je employer branding, zelfs als kandidaten afgewezen worden.
