Wat is een virtueel sollicitatiegesprek?

Een virtueel sollicitatiegesprek is een interview dat online wordt gevoerd via een videoverbinding, bijvoorbeeld via Zoom, Teams of Indeed Sollicitatiegesprek. Net als bij een fysiek sollicitatiegesprek wil je kandidaten beter leren kennen en vragen stellen over hun cv en motivatie. Hoewel virtuele sollicitatiegesprekken inhoudelijk vaak hetzelfde zijn als interviews op locatie, zijn er toch zaken om rekening mee te houden om het ontbreken van persoonlijk contact te compenseren.

Op het moment van schrijven kunnen de bedrijven, instellingen of organisaties die in dit artikel worden genoemd al dan niet gelieerd zijn aan Indeed. 

Een virtueel sollicitatiegesprek optimaliseren

Met deze stappen kun je ervoor zorgen dat je videogesprek zo effectief en soepel mogelijk verloopt.

1. De techniek voorbereiden

Niets verstoort een online sollicitatiegesprek zo erg als haperende techniek. Dit kun je zoveel mogelijk voorkomen door de volgende zaken goed voor te bereiden:

• Kies een videoplatform: kom professioneel over door een platform te gebruiken waar je vertrouwd mee bent en goed mee kunt werken.
• Test de systemen: controleer je internetverbinding, microfoon en camera.
• Controleer je omgeving: kies een rustige schermachtergrond (echt of afbeelding) en vermijd omgevingsgeluiden. Controleer ook de lichtval.
• Zorg voor een back-up: verstrek een telefoonnummer of alternatieve link voor het geval de verbinding niet werkt.
• Bescherm je eigen privacy: wanneer het nodig is om je scherm te delen, bijvoorbeeld voor een presentatie, zorg dan dat andere tabbladen niet zichtbaar zijn. 

2. De structuur vastleggen

Een gespreksstructuur is voor ieder professioneel gesprek nuttig, maar dat is het zeker voor een online sollicitatiegesprek. Bij een videogesprek kan verwarring ontstaan over wie wanneer aan het woord is. Een heldere structuur kan dit zoveel mogelijk voorkomen:

• Stel een agenda op: hierbij kun je denken aan een voorstelrondje, uitleg over de functie of over het bedrijf, sollicitatievragen en afsluiting.
• Overleg met collega’s: deel de agenda met interne gesprekspartners en bepaal wie welke rol heeft in het gesprek. 
• Bepaal de gespreksduur: door af te spreken hoe lang een gesprek mag duren kun je de agenda makkelijker volgen en bovendien kandidaten inlichten over de verwachte tijdsduur.

3. De inhoud voorbereiden

Net als bij een ‘gewoon’ sollicitatiegesprek is het belangrijk om je inhoudelijk voor te bereiden. Dit kun je doen door:

• motivatiebrieven en cv’s te bestuderen: maak notities over gerichte vragen die je wil stellen en leg de documenten op volgorde als je meerdere virtuele gesprekken achter elkaar afneemt.
• gerichte sollicitatievragen te formuleren: maak een goede combinatie van ervaringsvragen, competentiegerichte vragen en situationele sollicitatievragen.
• ruimte voor extra vragen te reserveren: zorg dat er genoeg tijd en ruimte in de agenda is om door te kunnen vragen bij interessante of onverwachte antwoorden van een kandidaat.

4. De kandidaat informeren

Kandidaten zijn vaak gespannen voor een sollicitatiegesprek en willen zich ook graag voorbereiden. Stuur daarom op tijd de uitnodiging voor de sollicitatie met daarin de volgende punten:

• Datum en tijd van het videogesprek (denk aan tijdzones bij internationale gesprekken).
• De vergaderlink en de vermelding van het te gebruiken platform.
• Naam en functie van de contactpersoon.
• Duur en opzet van het gesprek.

Vergeet ook niet te vermelden of je een presentatie of een elevator pitch verwacht van de kandidaat.

5. Het gesprek starten

Zorg dat je op tijd de vergadering opent en klaarzit wanneer de kandidaat de link gebruikt. Loopt je vorige gesprek uit, stuur dan een kort bericht zodat de kandidaat zich geen zorgen maakt. Heet iedereen persoonlijk welkom, stel jezelf voor en licht het verloop van het gesprek toe. Creëer een open en ontspannen sfeer en voer het sollicitatiegesprek uit zoals voorbereid.

6. Een eerlijk verloop bewaken

Net als bij een persoonlijk interview is het goed om een vaste lijst met beoordelingscriteria bij te houden en kandidaten objectief op dezelfde punten te vergelijken. Maak korte aantekeningen tijdens of vlak na het gesprek. De meeste videoplatforms bieden de optie om gesprekken op te nemen, zodat je ze later kunt terugluisteren of met collega’s kunt bespreken. Kandidaten worden hierover vaak graag vooraf geïnformeerd.

7. Het gesprek afronden

Een professionele afronding is een onmisbaar onderdeel van een interview. Geef de kandidaat de ruimte om zelf nog vragen te stellen en geef uitleg over de vervolgstappen van de sollicitatieprocedure. Bedank alle aanwezigen en sluit de verbinding.

De voor- en nadelen van virtuele sollicitatiegesprekken

Voor veel situaties kan het voordelen bieden om virtuele sollicitatiegesprekken te voeren in plaats van traditionele gesprekken op locatie, bijvoorbeeld om de volgende redenen:

• Tijd- en kostenbesparing: geen reistijd, geen reiskosten, makkelijker te plannen en geschikt om meerdere kandidaten te beoordelen in een kennismakingsronde.
• Flexibiliteit: makkelijker om verschillende agenda’s te combineren, snel in te plannen voor een vervolggesprek of korte screening.
• Groter kandidatenbereik: heel geschikt om kandidaten uit het hele land of zelfs het buitenland te screenen, zeker voor online functies.
• Gemak voor kandidaten: kandidaten voelen zich meer op hun gemak in hun eigen omgeving en hoeven geen reisplannen te maken.
• Efficiënt wervingsproces: videogesprekken lenen zich goed voor een eerste selectie bij een grote kandidatenpool.
• Goed alternatief bij noodgevallen: in situaties zoals noodweer en uitval van het openbaar vervoer kunnen virtuele sollicitatiegesprekken ervoor zorgen dat het wervingsproces geen vertraging oploopt.

Dat klinkt allemaal goed, maar toch zijn er ook redenen waarom veel recruiters toch liever een persoonlijk sollicitatiegesprek op locatie voeren. Aandachtspunten bij virtueel solliciteren zijn:

• Technische problemen: zorg voor een stabiele internetverbinding om vertraging in gesprekken of een korrelig beeld te voorkomen.
• Minder persoonlijk: minder zicht op non-verbale signalen, moeilijker om een indruk te geven van de bedrijfscultuur of sfeer.
• Meer afleiding: zowel kandidaten als recruiters kunnen sneller afgeleid raken en minder focus houden.
• Structuur handhaven: online is het moeilijker om iedereen de ruimte te geven om te praten en de agenda en structuur van het gesprek te bewaken.

Virtuele sollicitatiegesprekken kunnen een goede keuze zijn voor een eerste selectie bij een groot aanbod van kandidaten, kennismakingen en vervolggesprekken na een eerste persoonlijk gesprek. Daarnaast zijn videogesprekken zeer geschikt voor functies waarbij kandidaten zelfstandig en op afstand werken. Je kunt ervoor kiezen de hele selectieprocedure digitaal te voeren of persoonlijke en virtuele gesprekken te combineren om effectief geschikte werknemers te vinden.