Wat is een gedragscode?

Een gedragscode is een document waarin je als werkgever duidelijk maakt welk gedrag wel en niet aanvaardbaar is in je bedrijf. Het gaat daarbij over de omgang met andere collega’s op de werkvloer, maar ook over het gedrag naar klanten of leveranciers toe. Ook veiligheid en privacy kunnen aan bod komen in een personeelsbeleid. Een gedragscode stelt bepaalde standaarden binnen het bedrijf en zorgt ervoor dat je bij conflicten of problemen een maatstaf hebt om de gebeurtenis te evalueren. Natuurlijk kun je niet voor elke mogelijke situatie beleidsregels opstellen. Het is daarom belangrijk om in te gaan op onderwerpen die van belang en van toepassing zijn op jouw bedrijf. Een gedragscode is een formeel document, maar het is in principe geen contract. Als je het laat ondertekenen door je medewerker, is het wel bindend. In een rechtszaak zou een rechter er dan rekening mee houden om te bepalen wie gelijk heeft.

Wat hoort er in een gedragscode?

Een gedragscode geeft in de eerste plaats voorschriften voor wenselijk gedrag in de omgang, bijvoorbeeld met collega’s en klanten, maar ook met materiaal en infrastructuur, zoals computers, data en het gebouw waar je personeel werkt. De gedragscode kan daarbij ook voorbeelden geven van gedrag dat niet getolereerd wordt, en sancties die kunnen volgen bij het vaststellen van ongewenst gedrag. Welke onderwerpen je aansnijdt in de gedragscode kun je zelf kiezen. Helemaal volledig zijn in een gedragscode kan niet. Kies dus voor de onderwerpen die belangrijk zijn voor jou en je zaak. Heeft een groot deel van je personeel veel klantencontact, dan is het logisch om enkele paragrafen toe te voegen over gewenst gedrag met klanten. Verwerkt je bedrijf veel data, dan voeg je een stuk toe over privacy en gegevensbeheer.

Onderwerpen voor een gedragscode

Hieronder noemen we enkele veelvoorkomende onderwerpen in gedragscodes. Uiteraard is deze lijst niet volledig: je kunt er vrij uit kiezen, en zoveel andere onderwerpen aan toevoegen als je wilt.

Normen en waarden

Veel gedragscodes beginnen met een algemene inleiding waarin wordt uitgelegd wat de belangrijkste waarden van het bedrijf zijn. Dat zet de toon voor de rest van het document en legt de nadruk op wat voor jou belangrijk is. Deze inleiding gaat vaak niet te diep op de materie in: je beschrijft geen concreet gedrag of sancties, maar wel de algemene verwachting die je hebt als werkgever. Voorbeeld: ‘Wavewood Vertical zet steeds de klant op de eerste plaats en hecht bijzonder veel waarde aan vriendelijke en eerlijke communicatie.’

Omgaan met klanten

Hebben je medewerkers veel klantcontact, dan is het aan te raden om richtlijnen op te stellen over hoe je wil dat ze dat aanpakken. Je kunt het bijvoorbeeld specifiek hebben over wat een medewerker moet doen of vermijden wanneer een klant boos wordt. Je kunt ook kledingvoorschriften opstellen in je beleidsregels. Voorbeeld: ‘Wanneer een klant boos of geagiteerd reageert, dient de medewerker rustig te blijven en de situatie zo goed als mogelijk te kalmeren. Wavewood Vertical tolereert echter niet dat haar personeel beledigd wordt. Gaat een klant over de schreef, dan mag de medewerker beslissen om het gesprek af te kappen en een leidinggevende op de hoogte te brengen.’

Gedrag op sociale media

Wat medewerkers in privécapaciteit doen is in principe hun eigen zaak, maar op sociale media kijkt de hele wereld toe. Daarom vragen veel bedrijven tegenwoordig of medewerkers zich aan bepaalde regels houden op sociale media, bijvoorbeeld door aan te geven dat wat ze op hun profiel zetten geen weergave is van de visie van hun werkgever. Voorbeeld: ‘Wavewood Vertical vraagt medewerkers om op sociale media met evenveel respect te reageren als wanneer je een face-to-face conversatie voert. Als medewerkers op sociale media aangeven dat ze bij Wavewood Vertical werken, voeg dan de volgende disclaimer toe: “Dit is mijn persoonlijke mening”.’

Discriminatie en seksuele intimidatie

Het is als werkgever belangrijk om aan te geven dat er een nultolerantiebeleid geldt voor zaken als discriminatie en seksuele intimidatie op de werkvloer. Als je wil streven naar een diverse werkplaats waar iedereen zich thuis kan voelen, is het noodzakelijk om grensoverschrijdend gedrag heel duidelijk af te keuren. Geef daarbij ook helder aan hoe medewerkers grensoverschrijdend gedrag kunnen melden. Voorbeeld: ‘Wavewood Vertical tolereert geen enkele vorm van discriminatie op basis van etniciteit, achtergrond, gender, klasse, gezondheid, enz. Iedere melding van discriminatie of grensoverschrijdend gedrag wordt serieus genomen. Heb je iets meegemaakt of gezien waarbij je je niet comfortabel voelt, dan kun je dat anoniem of persoonlijk melden via de volgende kanalen.’

Omgaan met materiaal

Afhankelijk van hoe je werkplaats eruitziet en met wat voor materiaal je medewerkers dagelijks werken, kan een paragraaf over het omgaan met materiaal er heel divers uitzien. Het kan gaan over voorwaarden voor thuisgebruik van werkcomputers en inloggegevens tot het veilig gebruik van zware machines, of simpelweg hoe je samen de keuken schoon houdt. Voorbeeld: ‘Wavewood Vertical verwacht dat alle medewerkers samen streven naar een schone en leefbare werkvloer. Al het gerei in de keuken is beschikbaar voor gemeenschappelijk gebruik zolang de medewerker er met respect mee omgaat. Was daarom je bekers en borden af na gebruik en zet ze meteen terug op hun plek.’

Andere onderwerpen

Andere veelvoorkomende onderwerpen om aan te snijden in een gedragscode zijn onder andere:

• omgaan met concurrentie
• roken/drinken
• geheimhouding
• bijbanen
• veiligheid op het werk
• relaties op de werkvloer
• bullying en geweld
• belangenvermenging
• privacy en dataverwerking
• uiterlijk voorkomen/kleding
• procedures voor melding en handhaving

Sancties in de gedragscode

Niemand schrikt nieuwe medewerkers graag af met het vooruitzicht van allerlei mogelijke sancties als ze het personeelsbeleid overtreden. Het is echter beter om wel duidelijk te maken wat de gevolgen zijn als een medewerker de beleidsregels niet volgt. Dat biedt duidelijkheid voor iedereen. Het doel van sancties is niet om als dreigement te dienen om mensen tot beter gedrag te dwingen. Het gaat er wel om dat je bepaalde standaarden behoudt binnen je bedrijf. Sancties in je gedragscode moeten niet helemaal zwart op wit zijn: situaties zijn altijd genuanceerd. Concrete sancties kun je daarom beter bekijken per situatie. Wel kun je bijvoorbeeld schrijven: ‘Wavewood Vertical neemt klantvriendelijkheid bijzonder serieus. Als de medewerker onaanvaardbaar gedrag stelt tegenover een klant zoals gedefinieerd in bovenstaande alinea, kan schorsing volgen of ontslag bij herhaaldelijk gedrag.’ Dit laat enige ruimte voor interpretatie van jouw kant, maar toont wel dat klantonvriendelijkheid zeker niet zomaar getolereerd zal worden.

Hoe implementeer je een gedragscode?

Nu je gedragscode alle relevante informatie bevat, is het tijd om deze te implementeren. Dat gaat echter niet zomaar van de ene op de andere dag. Organiseer eerst een testfase: laat het document door je medewerkers lezen, controleer of iedereen de clausules begrijpt en het ermee eens is, en sta open voor suggesties. Je gedragscode heeft geen effect als deze niet ondersteund wordt door je medewerkers. Zodra de eindversie klaar is, kun je aan de implementatie beginnen. Het is daarbij van groot belang dat leidinggevende figuren in het bedrijf de code promoten en uitdragen. Beleidsregels moeten nu eenmaal voor iedereen gelden, en het goede voorbeeld geven heeft het beste effect. Herinner medewerkers regelmatig hoe ze feedback kunnen geven of meldingen kunnen maken en stimuleer open communicatie. Maak de gedragscode ook een vast onderdeel van het welkomstpakket voor nieuwe medewerkers en besteed er specifieke training aan. Lijkt je gedragscode weinig effect te hebben? Evalueer dan waar het probleem kan liggen. Gedragscodes die te vaag en algemeen zijn werken niet, omdat ze te veel ruimte voor interpretatie laten. Gedragscodes die overmatig gedetailleerd zijn en te veel focussen op pietluttige details werken ook niet, omdat medewerkers die al snel als belachelijk gaan beschouwen. De juiste balans vinden kan wat tijd kosten. Regelmatig evalueren en aanpassen is daarom de boodschap. Op zoek naar meer tips voor het werven of organisatiebeheer? In het helpcenter voor werkgevers van Indeed vind je alle informatie die je nodig hebt.