Assessment van trainingsbehoeften

Steeds meer bedrijven investeren in de ontwikkeling en de employee experience van hun personeel. Voordat je een trainingsprogramma opstelt of een training geeft, moet je inventariseren waar behoefte aan is. Op die manier kom je erachter welke kennis en vaardigheden nog bijgespijkerd moeten worden. Dit proces vindt meestal plaats op organisatorisch, functie- of individueel niveau. Wil je de organisatorische behoeften achterhalen, onderzoek dan welke kennis en vaardigheden je bedrijf nodig heeft om competitief te blijven.

Op functieniveau wil je weten welke kennis, vaardigheden en capaciteiten medewerkers in een bepaalde functiegroep nodig hebben. Een individuele assessment richt zich op het vermogen van een medewerker om nieuwe vaardigheden te leren of extra taken op zich te nemen. Welk type assessment je ook uitvoert, soms moet je een grote hoeveelheid gegevens analyseren. AI kan daarbij helpen.

Met kunstmatige intelligentie kun je bijvoorbeeld verborgen patronen vinden in je HR-gegevens. Die patronen kun je weer inzetten voor trainings- en ontwikkelingsdoeleinden. AI ontdekt makkelijker aan welke vaardigheden het nog ontbreekt, zodat je kunt beslissen hoe je die hiaten opvult. Je kunt AI ook gebruiken om medewerkers in groepen te verdelen op basis van afdeling, vaardigheidsniveau of ervaring. Daardoor kom je er eenvoudiger achter waar nog op getraind moet worden.

Trainingsprogramma’s ontwikkelen met AI

Zodra je de trainingsbehoeften in kaart hebt gebracht, kun je passende trainingsprogramma’s gaan maken. Volgens de Amerikaanse Association for Talent Development duurt het gemiddeld 48 uur om een trainingsmodule met instructeur te maken en 55 uur om een online/virtuele trainingsmodule te ontwikkelen. Als je meerdere modules moet ontwikkelen, kun je daar maanden mee bezig zijn.

Zakelijke AI-trainingstools verminderen de tijd die je aan bepaalde taken besteedt drastisch, waardoor je sneller trainingsprogramma’s kunt ontwikkelen.

Brainstormen

Als je inspiratie nodig hebt, kun je AI gebruiken om te brainstormen. Dit is vooral handig voor L&D-professionals die trainingsprogramma’s moeten maken over onderwerpen buiten hun vakgebied. Als je trainingsprogramma bijvoorbeeld over nieuwe productieapparatuur gaat, heb je daar mogelijk niet zelf ervaring mee. Je kunt AI gebruiken om meer over de apparatuur te leren en om onderwerpen te bedenken.

Afbeeldingen maken

Veel trainingsprogramma’s hebben baat bij afbeeldingen, onder andere om emoties over te brengen of zodat cursisten weten hoe iets eruit zou moeten zien. Zo hebben fabrieksmedewerkers voordeel bij foto’s waarop staat hoe je veilig met materiaal omgaat.

Voordat AI op grote schaal beschikbaar werd, moesten L&D-professionals stockfoto’s gebruiken of een fotograaf inhuren. Dit is zowel tijdrovend als duur. Gelukkig kun je nu met AI afbeeldingen maken speciaal voor je bedrijf, waardoor elke afbeelding geschikt is voor de cursisten en de kosten voor trainingsontwikkeling lager zijn.

Contentoverzicht

Met zakelijke AI-trainingstools kun je in veel kortere tijd een contentoverzicht maken. Daarmee houd je beter zicht op de voortgang van cursisten en op welk niveau ze aan het eind van de training moeten zitten. Het is ook een goede manier om je medewerkers te stimuleren om te blijven leren.

Als je bijvoorbeeld wilt dat stagiairs een winst-en-verliesrekening kunnen maken met boekhoudsoftware, dan neem je in je overzicht alle stappen op om de software te openen, financiële gegevens in te voeren en de definitieve rekening op te maken. In plaats van modules te maken en vervolgens de beste volgorde voor die modules uit te zoeken, kun je een AI-overzicht gebruiken om de beste volgorde te bepalen.

Feedback van deelnemers analyseren

Aan het einde van een training is het gebruikelijk om feedback van deelnemers te vragen. Als je maar een paar cursisten hebt, is het vrij eenvoudig om de antwoorden te analyseren. Maar hoe meer cursisten je hebt, hoe langer dit duurt. 

Een van de vele voordelen van AI bij training en ontwikkeling is dat AI-tools routinetaken automatiseren. In plaats van elke ingevulde enquête zelf te controleren, kan AI de enquêtes verwerken en naar patronen zoeken. Een goede AI-tool kan bijvoorbeeld snel berekenen welk percentage medewerkers de training nuttig vond. Met deze feedback kun je vervolgens trainingsprogramma’s aanpassen aan de behoeften van de deelnemers.

Transcriptie maken

In sommige gevallen kunnen medewerkers vanwege andere werkverplichtingen niet meedoen aan trainingen. Of soms mist iemand een training vanwege ziekte of een privésituatie. Je wilt natuurlijk niet dat iemand belangrijke informatie mist, maar wat als je de training niet een tweede keer kunt geven?

Met AI maak je eenvoudig transcripties van elke training die je houdt. Medewerkers kunnen een sessie misschien niet fysiek bijwonen, maar met het transcript kunnen ze de training alsnog inhalen. Je kunt van de transcripties zelfs een trainingshandleiding maken, zodat toekomstige medewerkers er ook nog van profiteren.

Trainingseffectiviteit beoordelen met AI

Als je gaat investeren in training, moet die natuurlijk wel effectief zijn. Dus hebben je teamleden geleerd wat ze moesten leren? Als je bijvoorbeeld een training geeft over het nieuwe ethische beleid van je bedrijf, moeten je deelnemers daarna weten wat het beleid is.

Een goede manier daarvoor zijn tests voor en na de training. Met de test vooraf controleer je wat deelnemers van tevoren al over het beleid weten, terwijl je met de test achteraf checkt wat ze bijgeleerd hebben.

Met zakelijke AI-trainingstools is het veel eenvoudiger om de effectiviteit van trainingen te beoordelen. Daar heb je geen uitgebreide handmatige processen meer voor nodig. Veel L&D-professionals gebruiken AI bijvoorbeeld om testvragen en antwoorden te bedenken. Je kunt AI ook de afgenomen tests laten beoordelen en vragen of de gemiddelde score na de training hoger is.

Content vertalen

Als je voor een multinational werkt, moet je mogelijk trainingen in meerdere talen geven. Je kunt een vertaler vragen om de content geschikt te maken voor medewerkers in verschillende landen, maar AI kan hier ook een kosteneffectieve oplossing voor zijn. 

Trainingen op maat

Niet alle medewerkers hebben dezelfde trainingsbehoeften. Nieuwe medewerkers hebben misschien een uitgebreide training nodig, terwijl voor anderen een snelle opfriscursus voldoende is. Ook leert niet iedereen hetzelfde. De een luistert liever naar een spreker terwijl de ander graag praktische training op de werkvloer krijgt. Door AI voor trainings- en ontwikkelingsdoeleinden te gebruiken, speel je makkelijker in op de unieke behoeften van elke medewerker.

Voor een L&D-afdeling is AI ideaal als je voor elke medewerker een gepersonaliseerd leertraject wilt maken. Een leertraject bestaat uit verschillende gerelateerde cursussen. Deelnemers leren dan nieuwe vaardigheden of doen kennis op over een werkgerelateerd onderwerp. Het aanbieden van leer- en ontwikkelmogelijkheden speelt ook een belangrijke rol in je strategie voor langdurig personeelsbehoud.

Als je bijvoorbeeld in de detailhandel werkt, kun je leertrajecten maken voor kassamedewerkers, winkelmanagers en magazijnmedewerkers. Elk leertraject is relevant voor de specifieke groep deelnemers, wat voor een hogere motivatie kan zorgen.

Ondersteuning bij trainingen

Veel bedrijven bieden trainingen op eigen tempo aan, zodat elk teamlid voldoende tijd heeft om de stof te begrijpen en te onthouden. Hoewel zelfstandig leren veel voordelen heeft, kunnen medewerkers vaak wat extra ondersteuning gebruiken. Met AI kun je chatbots inzetten voor je trainingsprogramma’s, waardoor medewerkers de benodigde hulp krijgen zonder dat je L&D-personeel daar extra tijd aan kwijt is.

Als een medewerker een bepaald concept bijvoorbeeld niet begrijpt, kan die de chatbot een vraag stellen. De chatbot doorzoekt een database met voorgeprogrammeerde scripts op een antwoord. In veel gevallen geeft een chatbot binnen enkele seconden een antwoord, waardoor de medewerker naar de volgende trainingsmodule kan gaan.

Trainingsaanbevelingen van AI

Je kunt AI zelfs gebruiken om gegevens te analyseren en relevante trainings- en ontwikkelingsactiviteiten voor elke medewerker aan te bevelen om zo een persoonlijk carrièreplan te creëren. Als een AI-tool bijvoorbeeld merkt dat een bepaalde certificering van een medewerker bijna verloopt, kan het daarvoor relevante voorbereidingscursussen aanbevelen.