Wat is een burgerservicenummer en waar kun je het vinden?

Een burgerservicenummer (BSN) noem je ook wel een persoonsnummer en het wordt gebruikt als identificatie en voor communicatie met overheidsinstellingen, bijvoorbeeld de Belastingdienst. Iedereen die ingeschreven staat in de basisregistratie personen (BRP) krijgt automatisch een BSN toegekend. Het is een uniek 9-cijferig nummer dat altijd verbonden blijft aan één persoon. Zelfs als een persoon overleden is, wordt het nummer niet opnieuw uitgegeven. Je vindt het BSN op:

• Paspoort: op de achterkant van de houderpagina en onderaan de pagina met persoonsgegevens in de cijferreeks.
• Identiteitskaart: in een QR-code en achterop de kaart.
• Rijbewijs: achterop het pasje linksboven.
• Online: via de website mijnoverheid.nl of de app MijnGegevens

Voor je administratie ben je als werkgever verplicht om een kopie van een ID-bewijs van iedere werknemer te bewaren. Een rijbewijs telt hierbij niet als geldig ID-bewijs. Daarnaast vult de nieuwe werknemer een loonheffingsverklaring in, waarop het BSN ingevuld moet worden.

Lees ook: Een solide digitaal personeelsdossier in 5 stappen

BSN en de bescherming van privacy

Als werkgever ben je verplicht om je te houden aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent onder andere dat je het BSN van je werknemers niet zomaar aan derden mag verstrekken. Je gebruikt het nummer in principe alleen voor het uitwisselen van loongegevens met de Belastingdienst. Het is dus niet de bedoeling dat je het BSN gebruikt als inlogcode voor werknemers of op toegangspasjes. 

Lees ook: In welke wet wordt gezond en veilig werken geregeld?

Personeel detacheren

Wanneer je personeel detacheert aan andere bedrijven mag je het burgerservicenummer van de medewerker verstrekken aan de inlener. Dit is geregeld in de Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN. Hier staat tegenover dat je geen kopie van het id mag aanleveren bij de inlener. Deze is nog wel steeds verplicht om zelf de identiteit van de uitzendkracht te controleren.

Lees ook: Een nieuwe arbeidsrelatie aangaan: uit welke soorten kun je kiezen?

Werken met zzp’ers

Als onderdeel van je strategische personeelsplanning kan je bedrijf besluiten om de diensten van zzp’ers te gebruiken. Ook dan ben je in een aantal gevallen verplicht om het burgerservicenummer te registreren. Namelijk wanneer:

• De zzp’er factureert zonder vermelding van btw, bijvoorbeeld omdat deze is vrijgesteld van btw.
• De zzp’er niet factureert.

In bovenstaande gevallen geef je niet alleen het BSN door aan de overheid, maar ook het bedrag van de uitbetaling, de naw-gegevens en de geboortedatum van de zzp’er. Dit wordt de Renseigneringsverplichting UBD genoemd.

Werknemers uit het buitenland aannemen

Ook nieuwe werknemers die niet de Nederlandse nationaliteit hebben, moeten over een BSN beschikken om te mogen werken in Nederland. Hiervoor moeten ook zij ingeschreven staan in de basisregistratie personen. Hierop is wel een uitzondering, namelijk voor werknemers die korter dan vier maanden komen werken. Zij moeten zich inschrijven in de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI) bij een van de 19 RNI-loketten. Als een buitenlandse werknemer al eerder in Nederland gewerkt heeft, dan is ook het eerder aangevraagde BSN nog geldig.

Lees ook: Een tijdelijke baan: een inleiding voor werkgevers

Buitenlandse studenten inhuren

Het kan voor je bedrijf aantrekkelijk zijn om buitenlandse studenten in te huren die wat willen bijverdienen tijdens hun verblijf in Nederland, bijvoorbeeld vanwege hun specifieke talenkennis of voor seizoenswerk. Internationale studenten die langer dan vier maanden in Nederland wonen, zijn verplicht om zich in te schrijven in de gemeente waar ze verblijven en ontvangen daarmee ook een burgerservicenummer. Maar daarnaast zijn er nog een aantal zaken om rekening mee te houden als je buitenlandse studenten wil aannemen:

• De student is ouder dan 18 jaar.
• De student beschikt over een geldige verblijfsvergunning voor het volgen van een studie.
• Je betaalt de student een marktconform salaris.
• De student mag maximaal 16 uur per week werken of fulltime in de maanden juni, juli en augustus.
• Je hebt voor de student een tewerkstellingsvergunning (TWV) aangevraagd. Deze is een jaar geldig.

Het aanvragen van een TWV is niet nodig voor studenten uit de EU of Zwitserland.

Lees ook: Wanneer huur je een werkstudent in?

Veelgestelde vragen

De volgende vragen worden regelmatig gesteld over werknemers en hun burgerservicenummer.

Wanneer moet een werknemer het BSN uiterlijk verstrekken?

Op de allereerste werkdag van je nieuwe werknemer moet je in bezit zijn van het burgerservicenummer van je werknemer. Heb je dit nummer nog niet ontvangen, dan gebruik je in je loonaangifte het personeelsnummer van deze werknemer. In dit geval pas je het anoniementarief toe. Dit betekent dat de werknemer het hoogste tarief inkomstenbelasting betaalt en er geen rekening wordt gehouden met loonheffingskortingen. Pas wanneer de werknemer de benodigde gegevens verstrekt heeft, mag je deze aangifte corrigeren. Dit moet wel gebeuren binnen hetzelfde kalenderjaar. Wanneer je kunt aantonen dat het ontbreken van het burgerservicenummer veroorzaakt wordt door een vertraging bij de gemeente, hoef je het anoniementarief niet toe te passen.

Lees ook: Checklist onboarding nieuwe werknemers

Mag je een BSN doorgeven aan de Arbodienst?

Ja, in het geval van een individuele re-integratie van een werknemer mag je het BSN van deze persoon doorgeven aan de Arbodienst of bedrijfsarts. En heeft je bedrijf te maken met de Wet Kinderopvang? Dan mag je het BSN uitwisselen met een inspecteur van de GGD. Het burgerservicenummer mag echter nooit gedeeld worden via regulier e-mailverkeer, maar moet beveiligd worden verzonden.

Gerelateerd: Zo gebruik je UWV-formulieren voor werkgevers

Kan mijn werknemer digitaal een BSN aanvragen?

Nee, dit kan niet. Als je werknemer al ingeschreven staat bij een Nederlandse gemeente, dan is de werknemer in het bezit van een burgerservicenummer. Dit nummer is te vinden op het paspoort, id of rijbewijs, maar bijvoorbeeld ook op eerdere loonstroken, de zorgpas of belastingaangifte. Je werknemer kan het (vergeten) BSN eventueel wel online opvragen via mijn overheid.nl.

Als werkgever krijg je te maken met veel regels en wetten die enerzijds de belangen van je werknemers behartigen, maar ook duidelijke richtlijnen bieden voor je HR-beleid. De regels rondom de identificatie en het veilig opslaan van de gegevens van je werknemer behoeden je voor vervelende consequenties in de toekomst. Door het gebruik van een BSN in combinatie met andere persoonsgegevens, weet je zeker dat je werknemers legaal in Nederland mogen werken en voorkom je eventuele naheffingen van de Belastingdienst.

Dit artikel is gebaseerd op de informatie die beschikbaar was op het moment van schrijven. Deze informatie kan op elk moment veranderen, waardoor Indeed de actualiteit hiervan niet kan garanderen. Raadpleeg een lokale bron voor actuele informatie over dit onderwerp.