Wat is een loonbelastingverklaring?

Een loonbelastingverklaring is een formulier dat de Belastingdienst nodig heeft voor het inhouden van de loonheffingen. Elke nieuwe medewerker die bij je in dienst komt, vult dit formulier in.

Wat zijn loonheffingen?

Als werkgever houd je iedere maand een aantal loonheffingen in op het salaris van je medewerker(s). Dat is om het proces te versimpelen. Zo hoeft je werknemer deze belasting niet alsnog achteraf te betalen. Van de loonheffingen betaalt de overheid de voorzieningen voor sociale zekerheid, zoals een uitkering als je werknemer werkloos of (deels) arbeidsongeschikt raakt.

Er zijn vier verschillende loonheffingen:

• inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet
• premies werknemersverzekeringen
• loonbelasting
• premie volksverzekeringen

Wat is een loonbelastingverklaring formulier?

Het formulier voor de loonbelastingverklaring wordt ook wel ‘Model Opgaaf gegevens voor de loonheffingen’ genoemd. Je kunt het formulier vinden op de website van de Belastingdienst. Hiervandaan kun je het formulier downloaden en/of printen.

Waaruit bestaat het formulier?

Het formulier bestaat uit slechts drie vragen. Het invullen ervan is dus zo gedaan. Als iets niet duidelijk is, staat onderaan het formulier nog een toelichting.

De medewerker vult de persoonsgegevens in, zoals voor- en achternaam, adres, burgerservicenummer en geboortedatum. Daarnaast geeft de medewerker aan of deze voorkeur heeft voor het wel of niet laten toepassen van de loonheffingskorting. Ten slotte ondertekent en dateert de medewerker het formulier.

Wat is loonheffingskorting?

Iemand die in loondienst werkt, kan gebruikmaken van korting op de loonheffingen. Het gaat hierbij dan om de algemene heffingskorting en de arbeidskorting. Samen worden ze de loonheffingskorting genoemd. Jij als werkgever betaalt hierdoor minder belasting en je (nieuwe) medewerker krijgt meer loon uitbetaald. Een win-winsituatie dus.

Je werknemer kan de loonheffingskorting bij jou aanvragen door op het loonbelastingverklaring formulier bij vraag 2 ‘Ja’ aan te kruisen. Mocht jij of je medewerker dat onverhoopt zijn vergeten, dan is dat geen ramp. De te veel betaalde belasting kun je alsnog aan het einde van het jaar terugvragen via de belastingaangifte.

Hoe vul je het loonbelastingverklaring formulier in?

Hieronder vind je de verschillende stappen op een rij.

1. Download het loonbelastingverklaring formulier.
2. Stuur het formulier via de e-mail naar je medewerker toe en vraag deze het volledig ingevuld en ondertekend weer te retourneren vóór diens officiële eerste werkdag. Vraag je medewerker ook om een kopie van het identiteitsbewijs mee te sturen.
3. Zodra je het ingevulde formulier en de kopie van het identiteitsbewijs hebt ontvangen, bevestig je dat alle gegevens kloppen en alles correct is ingevuld. Je kijkt ook of de gegevens die op het formulier zijn ingevuld overeenkomen met die op het identiteitsbewijs.
4. Je bewaart de loonbelastingverklaring in je salarisadministratie.

Nog twee belangrijke aandachtspunten:

• Doe je alles digitaal? Dat kan als de werknemer een wettelijk erkende elektronische handtekening heeft.
• Heb je minder dan tien werknemers in dienst? Dan stuur je zelf de loonbelastingverklaring naar de Belastingdienst voor controle.

Wanneer wordt een loonbelastingverklaring ingevuld?

Iedereen die bij een nieuwe werkgever aan de slag gaat, vult een loonbelastingverklaring in. Je doet dit het liefst meteen nadat je nieuwe medewerker het arbeidscontract heeft ondertekend. Het is vaak wel fijn om wat uitleg te geven over de loonheffingskorting (zie een paar paragrafen eerder) aan je medewerker. Het wel of niet toepassen van de loonheffingskorting kan namelijk een flink verschil maken in het salaris dat iedere maand wordt uitbetaald.

Wijzigingen 

Wil je werknemer iets wijzigen in de loonbelastingverklaring? Wel of juist geen loonheffingskorting laten toepassen? Geen zorgen. Je laat je medewerker gewoon het formulier opnieuw invullen. Vervolgens geef jij de wijzigingen door aan de Belastingdienst.

Wat als de loonbelastingverklaring mist of incorrect is?

Het kan soms gebeuren dat een medewerker het formulier bij je heeft aangeleverd, maar dat de gegevens daarop niet kloppen of dat je het formulier überhaupt niet hebt ontvangen vóórdat de medewerker is gestart.

Je kunt dan niet de juiste loonheffingen en eventuele loonheffingskorting berekenen. Helaas betekent dit dan dat het anoniementarief – het hoogste belastingtarief – wordt toegepast. Hierbij wordt er 52% aan loonbelasting en premie volksverzekeringen op het salaris van je medewerker ingehouden.

Hoe betaal je loonbelasting?

Als werkgever met personeel doe je iedere 4 weken loonaangifte. Hoe je aangifte doet, hangt af van het aantal werknemers dat bij je in dienst is:

• Tien of minder werknemers. Bij dit aantal kun je online loonaangifte doen via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Je logt in via je DigiD of e-Herkenning. Onder ‘Loonheffingen’ start je de loonaangifte van het tijdvak (de periode) waarover je aangifte wilt doen. Vervolgens beantwoord je een voor een de vragen van de aangifte. Na het afronden van de aangifte vind je deze onder ‘Ingestuurde aangiften’.
• Meer dan tien werknemers. Heb je meer dan tien werknemers in dienst, dan kun je alleen loonaangifte doen met commerciële software. De regels die hiervoor door de Belastingdienst zijn bepaald vind je in het ‘Handboek Loonheffingen’.

Om de aangifte van loonheffingen te kunnen doen (loonaangifte) houd je als werkgever een loonadministratie bij. De gegevens van die loonadministratie zijn namelijk de basis voor het doen van de loonaangifte.

Hoe houd je een loonadministratie bij?

Een goede loonadministratie zorgt ervoor dat lonen, belastingen en premies correct en op tijd worden verwerkt. Zelfs als je maar 1 of 2 medewerkers hebt, geeft het duidelijkheid en vertrouwen; je medewerkers weten dat hun salaris klopt en jij als werkgever komt niet voor verrassingen te staan.

Hieronder vind je de belangrijkste werkzaamheden die onderdeel zijn van de loonadministratie:

• Berekenen van de salarissen en de loonheffingen
• Loonheffingen opgeven aan de Belastingdienst
• Uitbetalen van salarissen
• Bijhouden van de personeelsadministratie (zoals arbeidscontract, persoonsgegevens en identiteitsbewijzen)
• Overzicht maken van secundaire voorwaarden per medewerker
• Registreren van overuren, verzuim en ziekte
• Verwerken en uitbetalen van ingediende declaraties
• Noteren en uitbetalen van bonussen
• Opstellen van de jaaropgave

Lees ook: 

• Loonsverhoging geven: hoe en wanneer?
• Verschillende manieren waarop je werknemers een bonus kunt geven

Hoe kun je besparen op de loonbelasting?

Als werkgever met personeel zijn er diverse subsidies waarvan je gebruik kunt maken. De loonkostenvoordelen zijn bedoeld om werkgevers tegemoet te komen en minder loonbelasting te betalen.

Hieronder vind je enkele loonkostenvoordelen:

• Scholingsbelemmerden: Gun je iemand met een scholingsbelemmering of iemand uit de UWV-doelgroep ‘banenafspraak’ een kans op een leuke baan in je bedrijf? Dan kun je maximaal € 2.000 per jaar, met een maximum van 3 jaar, ontvangen als loonkostenvoordeel.
• Oudere werknemer: Werk je graag samen met ervaren mensen die 56 jaar of ouder zijn? Dan kun je een vergoeding tot maximaal € 6.000 per jaar, voor maximaal 3 jaar, tegemoet zien.
• Arbeidsbeperkte medewerker: Zie je medewerkers met een arbeidsbeperking graag aan het werk binnen je bedrijf? Dan kom je in aanmerking voor een loonkostenvoordeel tot maximaal € 6.000 per jaar, voor maximaal 3 jaar.
• Herplaatste medewerker met arbeidshandicap: Is een van je werknemers onverhoopt arbeidsbeperkt geraakt terwijl deze bij jou in dienst was? Als deze werknemer vervolgens binnen je bedrijf (en met wellicht wat aanpassingen) kan blijven doorwerken, ontvang je voor één jaar een loonkostenvoordeel tot maximaal € 6.000.

Professionele werkgever

Na het lezen van dit artikel weet je een stuk meer over loonbelasting en salarisadministratie. Je hebt nu een idee wat er allemaal komt kijken bij het in dienst nemen van personeel, van het invullen van een loonbelastingverklaring tot het doen van loonaangifte. Als je net begint is lijkt het wellicht veel informatie, maar voor je het weet zit je er helemaal in. Door je werknemers goed te informeren, is de kans groot dat iedereen tevreden blijft.