Hoe maak je een functieomschrijving voor een kantoormedewerker (m/v)?

Een kantoormedeweker, soms algemeen kantoormedewerker genaamd, voert ondersteunende en administratieve werkzaamheden uit op een kantoor voor een organisatie. Hij plant bijeenkomsten en afspraken, verwerkt facturen en andere documenten en neemt binnenkomende oproepen en meldingen aan.

Stel nu een vacaturetekst op

Ben je een werkzoekende? Vind banen

Taken en verantwoordelijkheden van een kantoormedewerker

Het werk van een kantoormedewerker is in de eerste plaats ondersteunend van aard. Hij heeft tal van secretariële, administratieve en receptionele taken die hij dagelijks uitvoert. De dagelijkse gang van zaken binnen een organisatie verloopt zo soepeler dankzij een kantoormedewerker. Tot de taken en verantwoordelijkheden van een kantoormedewerker kunnen behoren:

beantwoorden en doorschakelen van de telefoon, reageren op e-mails, afhandelen van post
maken van afspraken voor anderen binnen het bedrijf
invoeren en verwerken van gegevens zoals bijvoorbeeld offertes, financiële transacties, overeenkomsten of opdrachten
afdrukken, kopiëren en faxen van documenten
verzenden en verwerken van facturen
plannen van vergaderingen en andere bijeenkomsten op basis van beschikbare ruimte en tijd
ondersteunende werkzaamheden voor marketing
ontvangen en inschrijven van bezoekers

Voorbeelden van vacatureteksten voor Kantoormedewerker:

Example 1

Allround kantoormedewerker (customer service/administratief) – 1 FTE (37,5 uur)

Fitness Seller is een webshop en groothandel gespecialiseerd in fitnessartikelen. Er worden dagelijks vele bestellingen verwerkt en verpakt in ons magazijn in Sittard. Dit wordt in goede banen geleid door ons hechte team van kantoor- en magazijnmedewerkers. Wij hanteren een no-nonsense mentaliteit en bieden jou een uitdagende en veelzijdige baan aan in een leuk team. Als allround kantoormedewerker heb je afwisselende taken en verantwoordelijkheden op het gebied van customer service en administratie.

Welke werkzaamheden ga je uitvoeren?

Klantenservice taken zoals het beantwoorden van e-mails en telefoontjes

Het helpen en adviseren van klanten die de showroom bezoeken

Aanspreekpunt voor leveranciers, verzekeraars, adviseurs etc.

Het boeken van dagelijkse transportzendingen die de deur uit gaan

Het verwerken van retourzending en terugbetalingen

Het controleren van binnenkomende facturen

Facilitaire zaken zoals het op orde houden van de voorraad kantoorspullen

Het bijhouden van de personeelsadministratie/urenlijsten

Het ondersteunen van collega's bij diverse werkzaamheden

Wat zijn de eisen voor deze functie?

MBO werk- en denkniveau

Klantgerichte instelling en representatief voorkomen

Goede communicatieve vaardigheden

Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk)

Goede beheersing van de Engelse taal (schriftelijk)

Beheersing van de Duitse taal is een pré

Accuraat, gestructureerd en zelfstandig kunnen werken

Behendigheid met computers en digitale processen

Ervaring met Microsoft Office en Outlook en/of vergelijkbare software

Werkervaring in een soortgelijke functie is een pré

Je bent beschikbaar van maandag t/m vrijdag tussen 8.00 uur en 16.00 uur (afwijkende werktijden in overleg mogelijk)

Wat kunnen wij jou bieden?

Een uitdagende functie binnen een dynamische werkomgeving

Veelzijdige taken en de mogelijkheid om in verantwoordelijkheid te groeien

Een fulltime dienstverband van 37,5 uur per week

Een marktconform salaris

25 vakantiedagen per jaar

Een uitstekende pensioenregeling

Reiskostenvergoeding van € 0,21/km

Ons kantoor is goed bereikbaar met het openbaar vervoer

Ben jij de collega die wij zoeken? Stuur ons dan je CV door!

Soort dienstverband: Fulltime

Rooster:

ma-vr
Secundaire arbeidsvoorwaarden:

Kosteloos parkeren

Pensioen

Productkorting werknemers

Reiskostenvergoeding
Soorten aanvullende Fysiek

Example 2

Wil jij graag parttime aan de slag in een kantoorfunctie waar je als allrounder aan de slag kan? Dan hebben wij een leuke baan voor je! Het gaat om een ondersteunende allround administratieve functie, waarin je een eigen takenpakket hebt met de daarbij behorende verantwoordelijkheden. Het is van belang dat je al ervaring hebt in een vergelijkbare functie, want je kunt direct aan de slag.

Wat je gaat doen?

Je verzorgt het afletteren van bankafschriften

Je bent verantwoordelijk voor het debiteurenbeheer

Je bereidt het crediteurenbeheer voor

Je verzorgt het inboeken van nieuwe verkooporders

Je beheert diverse agenda’s

Je bent het eerste klantcontact bij serviceaanvragen

Je verwerkt maandelijks de urenlijsten van jou en je collega’s

Wat wij verwachten?

Je hebt minimaal MBO niveau 3 afgerond (bij voorkeur in een financiële richting)

Je hebt enkele jaren ervaring in een financiële functie

Je bent servicegericht, enthousiast en komt afspraken na

Je kunt zelfstandig werken, maar hebt ook een teamspirit

Je bent woonachtig in de buurt van Eersel

Wat bieden wij?

Een leuke baan in een wervelend bedrijf dat zich voor de volle 100% inzet voor tevreden klanten.

Een parttime baan waarbij de werkuren in overleg afgestemd mogen worden op schooltijden (bij voorkeur dagelijks van 09:00 – 13:00 uur).

Zie jij het wel zitten om jouw bijdrage te leveren? Laat het ons vandaag dan nog even weten. Stuur een mail en overtuig ons van jouw kennis en kunde.

Bel met ons: (+31) 497- 820 220

Soort dienstverband: Parttime
Parttime uren: 20 per week

Rooster:

ma-vr
Soorten aanvullende Eén locatie

Example 3

Wie zijn wij?
SIW is een veelzijdige Nederlandse uitwisselingsorganisatie zonder winstoogmerk . Al meer dan 65 jaar worden Nederlandse vrijwilligers uitgezonden naar projecten in Europa, Azië, Afrika en Latijns Amerika, en ontvangt SIW buitenlandse vrijwilligers op diverse projecten in Nederland. In totaal betreft het (vóór corona) circa 250 uitzendingen en ontvangsten per jaar. SIW participeert in een drietal Internationale netwerken (Alliance, CCIVS en SCI).

SIW wil mensen stimuleren hun horizon te verbreden door vrijwilligers in contact te brengen met andere culturen. Op deze manier wil SIW intercultureel begrip vergroten, bijdragen aan persoonlijke ontwikkeling van vrijwilligers en hen aanmoedigen zich belangeloos in te zetten voor een betere samenleving. “Voor en door vrijwilligers”: de activiteiten van SIW worden georganiseerd door circa 70 enthousiaste vrijwillige medewerkers met een kantoor in het hart van Utrecht. In verband met de coronamaatregelen wordt momenteel vanuit huis gewerkt, met gebruik van de samenwerksoftware Microsoft Teams. De verwachting is dat het kantoor in de komende 1 à 2 maanden weer geopend zal worden.

Wat ga jij doen?

Samen met de andere medewerkers op kantoor zorg je voor:

· Het beantwoorden van vragen van (potentiële) vrijwilligers;

· Het zorgen voor een correcte administratie van projecten en vrijwilligers;

· Het overleggen met SIW’s regiospecialisten over uitzendingen;

· Het (online en offline) participeren in voorlichtingsactiviteiten (bijvoorbeeld de tweemaandelijkse voorlichtingsdagen, op schoolbijeenkomsten en/of op social media);

· Het bijdragen aan een goed werkend kantoor, en waar nodig verbeterpunten aangeven.

Wie ben jij?

· Je bent enthousiast over de projecten, doelstellingen en missie van SIW;

· Je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands en Engels;

· Je vind het leuk om (potentiële) vrijwilligers te helpen met het vinden van een passend project en je kunt ze overtuigen van de waarde van SIW;

· Je werkt nauwkeurig, beheerst het digitaal werken PC gebruik, social media, etc.) en hebt enige ervaring met administratieve systemen en Microsoft Office;

· Je kunt uitstekend zelfstandig werken, maar je functioneert ook goed in teamverband;

· Je bent creatief in het oplossen van problemen;

· Je bent minimaal 8 uur per week beschikbaar en je wilt je voor minimaal 1 jaar binden aan SIW;

Je bent bij voorkeur woonachtig in de omgeving van Utrecht;

Jongeren en mensen met een multiculturele achtergrond en/of betrokken bij het onderwijs aan jongeren, worden uitdrukkelijk uitgenodigd te solliciteren om een zo divers mogelijk team te vormen.

Wat bieden wij jou?

· Een leuke en interessante organisatie met veel enthousiaste mensen met een passie voor vrijwilligerswerk en internationaal reizen;

· De mogelijkheid om relevante werkervaring op te doen en je vaardigheden verder te ontwikkelen;

· Ruimte voor eigen initiatief en volop mogelijkheden om jouw ideeën vorm te geven;

· Gemaakte (reis)kosten worden vergoed,alsmede korting op een internationaal vrijwilligersproject via SIW.

Interesse?

Meer informatie over SIW vind je op onze website Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met afdeling P&O of bellen naar [phone number]. Je motivatie met CV kun je sturen naar ons mailadres t.a.v. Jochem van Dinther, onder vermelding van “Kantoormedewerker uitzendingen”.

Soort dienstverband: werkrooster

Example 4

Functieomschrijving:

Je voornaamste taak is het opnemen van orders. Dit gebeurt telefonisch. Verder ga je teksten van receptuur corrigeren en de receptuur compleet maken. Ook ga je documenten ordenen.

*Alleen reageren als je in het bezit bent van een Wajong-uitkering en/of indicatie banenafspraak*

Functie-eisen:

- Je bent gemotiveerd om te werken in een kleine organisatie

- Je kunt nauwkeurig werken

- Je kunt schakelen aangezien je te maken krijgt met binnenkomende telefoontjes

Arbeidsvoorwaarden:

We starten met een proefplaatsing van 2 maanden. Daarna volgt een contract van minimaal een half jaar. Je wordt begeleid door een jobcoach.

Ben jij op zoek naar een leuke en afwisselende baan en herken jij jezelf in dit profiel? Reageer dan direct en pak deze kans!

Soort dienstverband: Deeltijds
Parttime uren: 12-20 per (Vereist)

Plaats binnen enkele minuten een vacature en ontvang vandaag
al cv’s van geschikte kandidaten.

Geen creditcard vereist

Eenvoudig vacatures plaatsen

Geen contracten vereist

Stel een vacaturetekst op

Wat doet een kantoormedewerker?

De kantoormedewerker heeft een algemene, ondersteunende functie die zich richt op alles wat er plaatsvindt op kantoor. De kantoormedewerker is een administratieve duizendpoot en is op tal van manieren aanwezig en actief binnen de organisatie. Hij kan de receptiedesk beheren, binnenkomende telefoontjes aannemen en digitale meldingen en e-mails verwerken. De kantoormedewerker stelt rapporten op voor andere afdelingen, houdt zich bezig met personeelsgegevens en -archivering, en doet een deel van de boekhouding. Ook kan de kantoormedewerker gevraagd worden om voorraden zoals kantoorbenodigdheden bij te bestellen en bijeenkomsten te plannen.

Vaardigheden en kwalificaties van een kantoormedewerker

Een goede kantoormedewerker is iemand die in staat is om te multitasken en een servicegerichte persoonlijkheid heeft. Hij voelt zich prettig bij het werken in teamverband en het ondersteunen van het werk van anderen. Daarnaast beschikt hij over een gevarieerde set aan vaardigheden waardoor hij in staat is om verschillende en soms uiteenlopende taken succesvol uit te voeren. De kantoormedewerker dient over goede communicatieve vaardigheden te beschikken en nauwkeurig in zijn werk te zijn. Belangrijke vaardigheden en kwalificaties voor een kantoormedewerker zijn:

sterke communicatieve vaardigheden, zowel in woord als geschrift
zelfstandig kunnen werken, maar tegelijkertijd een echte teamspeler
nauwkeurig van aard, altijd oog voor detail
doener, iemand die de handen uit de mouw steekt, nooit om werk verlegen
klantvriendelijk, vlot in de omgang, servicegericht
talent voor multitasken
financieel onderlegd om belangrijke financiële administratie als facturen succesvol te kunnen verwerken

Benodigde werkervaring voor een kantoormedewerker

De kantoormedewerker dient goed bekend te zijn met kantoorwerkzaamheden en administratie. Hiervoor dient hij meestal kennis van en ervaring te hebben met veelgebruikte computersystemen en -programma’s, denk aan het Microsoft Office softwarepakket. Ook kan worden gevraagd om ervaring met contactbeheerplatforms. Ook is het een pre wanneer de kantoormedewerker reeds ervaring heeft opgedaan binnen dezelfde branche zodat hij al bekend is met specifieke taken en de inhoud van documenten. Van de kantoormedewerker wordt om deze redenen meestal minstens twee jaar aan relevante werkervaring gevraagd.

Benodigde opleidingen en cursussen voor een kantoormedewerker

Voor een kantoormedewerker volstaat doorgaans een afgeronde opleiding op mbo-niveau. Dat kan zijn administratief medewerker, bedrijfsadministratie, financiële administratie, frontoffice of secretaresse. Daarnaast wordt van de kantoormedewerker verwacht dat hij een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift heeft, en eventueel ook van een vreemde taal. Eventueel kan de werkgever vragen om gevolgde cursussen of training met veelgebruikte computersoftware.

Salarisindicatie voor een kantoormedewerker

Volgens de salarisinformatie van Indeed is het gemiddelde salaris voor een kantoormedewerker

€ 2.435 per maand. Het salaris kan afhankelijk zijn van ervaring, locatie en bedrijf.

Voorbeelden van functieomschrijvingen voor vergelijkbare functies

Was de functieomschrijving voor een kantoormedewerker toch niet precies hetgeen wat je zocht en wil je graag nog verder rondkijken? Mogelijk ben je wel geïnteresseerd in een van deze beschikbare functieomschrijvingen voor vergelijkbare functies:

Ben je op zoek naar een Kantoormedewerker?Stel een vacaturetekst op

Veelgestelde vragen over kantoormedewerker

Waar werkt een kantoormedewerker?

In principe kan een kantoormedewerker bij allerlei soorten organisaties werkzaam zijn. Immers dient elke organisatie een administratie te onderhouden en facturen te verwerken. Zeker de grotere bedrijven hebben behoefte aan kantoormedewerkers. De werkomgeving voor een kantoormedewerker is dus divers. Zowel in het bedrijfsleven, de overheid als in de non-profitsector bestaat deze functie. Enkele voorbeelden van organisaties met een vacature voor een kantoormedewerker zijn een hoveniersbedrijf, horeca, een zorginstelling of een gemeente.

Met wie krijgt een kantoormedewerker te maken?

Binnen een bedrijf is het mogelijk contact te hebben met administratieve medewerkers, de afdeling personeelszaken, managers, de marketingafdeling of secretaresses. De kantoormedewerker kan met al deze collega’s te maken krijgen bij het rapporteren of ontvangen van informatie, het doorverwijzen van binnenkomende oproepen of via vergaderingen en andere overlegmomenten. De kantoormedewerker heeft daarnaast ook vaak extern contact met bezoekers en klanten. Dit kan zowel fysiek contact betreffen, door hen te ontvangen in een receptieruimte, maar ook via de telefoon of door het beantwoorden van e-mails.

Welke verschillende types kantoormedewerker zijn er?

Normaliter heeft een kantoormedewerker een uitgebreid pakket aan werkzaamheden. Het zal van de organisatie afhangen op welke aspecten de nadruk ligt. Soms bestaat het merendeel van de werkzaamheden uit het verrichten van administratief werk. Terwijl in een ander geval kan worden gewenst dat een kantoormedewerker zich wat meer bezighoudt met marketing of klantcontacten. Ook zijn er kantoormedewerkers die zich vooral richten op het ondersteunen van de personeelsafdeling of de afdeling financiën.

Wat is een goede functieomschrijving van een kantoormedewerker?

Een functieomschrijving kan kandidaten helpen te beslissen of hun vaardigheden, ervaring, opleiding en opvattingen aansluiten bij de wensen van de potentiële werkgever. Het is belangrijk de hoofdtaken goed onder de aandacht te brengen en aan te geven wat de dagelijkse werkzaamheden zijn. Presenteer de gewenste vaardigheden, opleiding en ervaring aan de hand van diverse punten. Houd een functieomschrijving kort om van uiteenlopende types kandidaten een reactie te krijgen en zo uit bredere pool aan kandidaten te kunnen kiezen.

Voorbeelden van vacatureteksten

Heb je hulp nodig bij het schrijven van een vacaturetekst voor een specifieke functie? Gebruik deze voorbeelden van functieomschrijvingen om je volgende vacature op te stellen. En als je al klaar bent om sollicitaties te ontvangen, kun je je vacature op Indeed plaatsen.

No search results found

*Indeed biedt deze informatie aan als een gunst voor de gebruikers van deze site. Merk op dat we niet je adviseur zijn voor juridische zaken of zaken met betrekking tot aanwerving. We zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van je vacatures en geen van de hier opgenomen informatie vormt een garantie voor de prestaties.

In Nederland mag er geen onderscheid worden gemaakt tussen gekwalificeerde kandidaten volgens de gelijkebehandelingswetgeving. Deze wetgeving beschermt mensen tegen discriminatie op verschillende gronden zoals leeftijd, ras, geslacht of handicap. Houd hier rekening mee bij de keuze voor een vacaturetitel en bij het schrijven van de vacaturetekst.

Begin met werven met een tegoed van € 100 om je eerste vacature te sponsoren.*