Hoe technologie kan helpen bij het verbeteren van de employee journey: voorbeelden en tips

De employee journey omvat de totale 'reis' die een werknemer bij een organisatie maakt, vanaf het allereerste contact tot aan het moment van vertrek. In de strijd om talent is aandacht voor de kwaliteit van deze reis niet alleen wenselijk, maar pure noodzaak. Maar hoe pak je dat aan? Want de employee journey is voor elke individuele werknemer uniek. Toch zijn er bepaalde touchpoints en fasen die in elke werknemersreis terugkomen. En precies hier kan technologie ondersteuning bieden in het verbeteringsproces. Hoe dit werkt en welke mogelijkheden er zijn, ontdek je in dit artikel. 

Wat is de exacte betekenis van employee journey?

Zoals gezegd is de vertaling van employee journey 'werknemersreis'. In de praktijk bestaat deze reis uit alle interacties en ervaringen die een medewerker heeft met je organisatie, zoals het sollicitatieproces, onboarding, dagelijkse werkzaamheden, prestatiebeoordelingen, opleidingsmogelijkheden en het vertrekproces. Belangrijke touchpoints binnen de employee journey zijn onder andere:

• de eerste indruk van de organisatie
• de mate van betrokkenheid bij het werk
• ontwikkelingsmogelijkheden
• ondersteuning door leidinggevenden en collega's

Door deze elementen te begrijpen en te optimaliseren, kun je als organisatie een positieve employee journey creëren die medewerkers helpt in hun groei en ontwikkeling en zorgt dat ze zich verbonden voelen met je bedrijf.

Welke 5 fasen zijn er, en welke rol speelt technologie?

Om duidelijk te krijgen waar je als werkgever nu het meeste invloed hebt, is inzicht nodig. Dit inzicht krijg je door goed te kijken naar de fasen die werknemers gedurende hun reis doorlopen. Hieronder vind je meer uitleg over de vijf fasen van de employee journey, inclusief voorbeelden en tips voor passende technologische oplossingen.

1. Wervingsfase

De wervingsfase is de eerste fase van de employee journey en gaat vooral om talent aantrekken voor de organisatie. De uitdrukking 'Je krijgt nooit een tweede kans om een eerste indruk te maken' is een goede om te onthouden. Dit is het moment dat potentiële werknemers een eerste beeld krijgen van je organisatie. En dat bepaalt weer of ze al dan niet geïnteresseerd zijn om voor je te gaan werken. Een term die veel gebruikt wordt voor deze eerste ervaringen van een sollicitant is candidate experience. Het is cruciaal dat deze vlekkeloos verloopt. 

Technologie speelt een grote rol in moderne werving. Zo kan een Applicant Tracking System (ATS) je als werkgever helpen bij het stroomlijnen van het sollicitatieproces. Het systeem verzamelt en ordent sollicitaties en cv's, waardoor je sollicitanten eenvoudig volgt en beheert. ATS kan ook helpen bij het screenen van kandidaten en het selecteren van geschikte kandidaten voor verdere beoordeling. Hoe Indeed dit proces ondersteunt, lees je in het artikel over automatisering van talentwerving. 

2. Onboarding

De onboarding, of tweede fase van de employee journey, heeft als doel om nieuwe medewerkers op een gestructureerde en interactieve manier kennis te laten maken met de organisatie en hun nieuwe functie. Besteed je hier voldoende aandacht aan, dan voelen nieuwe mensen zich snel thuis in je organisatie. Een efficiënte manier om dit aan te pakken is bijvoorbeeld met een digitaal onboarding platform, waarop nieuwe medewerkers belangrijke informatie vinden en trainingen kunnen volgen. Natuurlijk is het ook belangrijk om ze persoonlijk welkom te heten, voor te stellen aan collega's en te zorgen voor een buddy waar ze hun vragen aan kunnen stellen. 

3. Ontwikkeling

De ontwikkelfase is de derde fase van de employee journey. In deze fase staat groei centraal. Het is enorm belangrijk om je medewerkers de kans te geven zich te ontwikkelen en hun ambities waar te maken. Daarbij wil je natuurlijk ook dat ze hun vaardigheden en kennis verbeteren en hun carrière binnen (en niet buiten) je organisatie voortzetten. Dit bereik je onder andere door het aanbieden van trainingen, coaching en mentorship-programma's.

Een Learning Management System (LMS) kan hierin ondersteuning bieden. Met een LMS maak en beheer je trainingsprogramma's, upload en deel je cursusinhoud, houd je de voortgang van medewerkers bij en evalueer je prestaties. Dit gebeurt allemaal online, waardoor het proces efficiënt en toegankelijk is, zowel voor jou als werkgever als voor je werknemers.

4. Retentie

De retentiefase is de vierde fase van de employee journey en staat in het teken van het behoud van medewerkers. De belangrijkste kernpunten in deze fase zijn betrokkenheid en een positieve, inclusieve werkomgeving. Concrete onderdelen hiervan zijn het welzijn van medewerkers, een goede werk-privébalans, concurrerende arbeidsvoorwaarden en voldoende ruimte voor opbouwende feedback. 

Op het gebied van technologie kun je in deze fase denken aan software voor employee engagement en feedback, zoals enquêtes, polls en sociale platforms waar medewerkers kunnen communiceren en feedback geven. Zo laat je merken dat er naar hen geluisterd wordt en blijven ze betrokken bij alles wat er in de organisatie gebeurt. 

5. Offboarding

Een positieve en respectvolle offboarding-ervaring draagt bij aan een goede reputatie van je organisatie en kan voormalige medewerkers motiveren om in de toekomst terug te keren of je bedrijf aan te bevelen bij anderen. Houd exit-interviews, waarin medewerkers feedback kunnen geven over hun vertrek en de organisatie. Zet technologie in om deze interviews en andere administratieve taken te stroomlijnen en te automatiseren, of om bijvoorbeeld alumni-netwerken op te zetten. In een dergelijk netwerk kunnen voormalige medewerkers contact houden met de organisatie en elkaar, waardoor ze zich onderdeel blijven voelen van je bedrijf en je merk. 

Tips voor het succesvol implementeren van technologie in de employee journey

Voordat je enthousiast aan de slag gaat met het aanschaffen van softwarepakketten, is het verstandig om eerst even een stap terug te doen en een strategie te bepalen. Enkele belangrijke aandachtspunten:

• Bepaal de behoeften van de organisatie en de werknemers. Wat hebben ze echt nodig? Vraag hiernaar en zorg dat je een duidelijk beeld krijgt van de aanwezige behoeften en wensen en welke technologie hierin voorziet.
• Zorg voor betrokkenheid. Betrokkenheid van alle belanghebbenden, inclusief het management, hr-medewerkers en werknemers, is van cruciaal belang voor een succesvolle implementatie van nieuwe technologie. Door iedereen bij het proces te betrekken, creëer je draagvlak en kunnen zorgen en vragen worden aangepakt.
• Zorg voor een naadloze integratie met bestaande processen en systemen. Dit zorgt niet alleen voor een soepele overgang, maar ook voor een minimale impact op de dagelijkse werkzaamheden.
• Denk aan een goede beveiliging van gegevens. Werknemers vertrouwen erop dat hun persoonlijke gegevens veilig worden opgeslagen en gebruikt. Het is dan ook van groot belang dat de technologie die je implementeert, voldoet aan de hoogste normen voor gegevensbeveiliging.
• Blijf up-to-date met de nieuwste technologieën en ontwikkelingen. Technologie verandert snel. Het is dan ook belangrijk om op de hoogte te blijven van de nieuwste ontwikkelingen en technologieën die relevant zijn voor de employee journey. 

Je ziet dat technologie een waardevolle bijdrage kan leveren aan het optimaliseren van de employee journey. Maar zie dit wel vooral als aanvulling, en niet als een vervanging van oprechte interesse en menselijk contact. Want de mensen maken uiteindelijk je bedrijf. Ben je op zoek naar meer tips? Lees zeker verder op Indeed Inspiration, waar je meer artikelen vindt over personeelsbehoud en talentontwikkeling.