Terug naar kantoor: zo maak je het aangenamer voor je medewerkers

Terug naar kantoor na een lange periode van thuiswerk: het vergt een grote aanpassing. De relatie van medewerkers met het vertrouwde kantoorleven is voorgoed veranderd en niet iedereen is bereid om elke dag naar kantoor te pendelen. Met de versnelde introductie van een telewerkbeleid in veel bedrijven, zijn ook videovergaderingen en digitale thuiswerktools voor projectmanagement helemaal ingeburgerd. Hoe ga je als leidinggevende om met die fundamenteel nieuwe verhouding tussen thuiswerk en werken op kantoor? En hoe maak je de terugkeer naar kantoor aangenaam en productief voor je medewerkers? In dit artikel lees je tips voor een vlotte overgang naar hybride werken.

Terug naar kantoor: uitdagingen

De afgelopen jaren is de manier van werken voor veel mensen essentieel gewijzigd. De trend naar thuiswerk was voor een groot aantal organisaties de perfecte kans om het werkbeleid aandachtig te bekijken en bij te sturen. Onderzoek van Indeed in de VS toont aan dat het verplichte thuiswerk tijdens de coronapandemie de ideeën van werknemers over de rol van het kantoor fundamenteel veranderde. Terwijl medewerkers over de hele wereld bewezen dat ze thuis net zo productief kunnen zijn als op kantoor, bracht het werken op afstand andere uitdagingen met zich mee. Zo is het bijvoorbeeld niet altijd even eenvoudig om nieuw talent te integreren in een bestaand team als je werknemers voornamelijk van thuis uit aan de slag zijn.

Terug naar kantoor: de juiste balans vinden

Het nieuwe kantoor is afgestemd op flexibel werken. Medewerkers zijn meer geneigd om thuiswerk te combineren met enkele dagen op kantoor. Dat vermindert je rechtstreekse contact als leidinggevende met je teams. Ook je bedrijfscultuur kan onder druk komen te staan. Daarom is het belangrijk dat je een beleid organiseert dat hybride werken ondersteunt. Zo komen je medewerkers met plezier weer naar de werkplek en versterk je hun onderlinge samenwerking.

Het moderne kantoor vervult daarin een functie als ontmoetingsplek waar medewerkers elkaar inspireren en samen kunnen brainstormen. Thuiswerk dient voornamelijk om geconcentreerd te werken aan cognitief belastende taken, het zogeheten deep work. Dat betekent dat kantoor een aangename plek moet zijn waar medewerkers vlot aan de slag kunnen in bijvoorbeeld flexwerkplekken en goed ingerichte vergaderruimtes, zowel voor fysieke als virtuele meetings.

Tips voor een succesvolle mix van thuiswerk en kantoorwerk

Planning is cruciaal. Sommige medewerkers zijn intussen gewend geraakt aan een nieuwe, persoonlijke thuiswerkroutine. Ze willen niet van de ene dag op de andere weer in het klassieke kantoorritme terechtkomen. Daar kun je als leidinggevende op anticiperen met een beleid waarmee je je werknemers motiveert en individuele variatie toelaat (bijvoorbeeld met flexibele werktijden). 

Laat daarbij zeker ruimte voor open communicatie tussen jou en je medewerkers: het is belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen de voorkeur geeft aan hybride werken. Als dit nieuwe kantoorbeleid feilloos aansluit bij je bedrijfscultuur, verhoogt dit de kans op succes. De resultaten hiervan zie je pas op lange termijn. Daarom volstaat het niet om dit beleid eenmalig aan te passen. Het gaat erom dat je flexibel bent, en blijft communiceren over de manier waarop het nieuwe kantoorbeleid inhaakt op je bedrijfscultuur. Met de concrete tips hieronder maak je voor je teams een vlotte overgang mogelijk van thuiswerk naar kantoorwerk.

1. Ga voor een geleidelijke aanpak

Thuiswerk heeft de individuele werkritmes van je teams grondig door elkaar geschud. Leidinggevenden kunnen niet anders dan aanvaarden dat de overgang van thuiswerk naar een klassieke kantoorwerkdag niet voor iedere medewerker zonder slag of stoot verloopt. Wie maandenlang heeft thuisgewerkt en alleen maar collega’s of klanten heeft gezien op een computerscherm, heeft wat tijd nodig om zich opnieuw aan te passen. Bijkomende vermoeidheid in de eerste weken is normaal. Je kunt dit opvangen door bijvoorbeeld een vast terugkeerplan op te stellen. Daarin geef je duidelijk aan wat de verwachtingen zijn en hoeveel dagen per week een medewerker weer op kantoor verwacht wordt. Flexibele werkuren en een geleidelijke overgang naar meer kantoordagen kunnen de verandering draaglijker maken. Het terugkeerplan kun je in je hr-beleid gebruiken voor iedereen die langdurig afwezig is geweest op kantoor.

2. Vertrouw op de kracht van je medewerkers

Talent dat zich prettig voelt bij je organisatie weet zelf heel goed hoe het de werkdag op de meest productieve manier kan indelen. Sommige medewerkers hebben tijdens het telewerk misschien wel herontdekt dat ze het best werken in korte blokken van diepe concentratie. Andere collega's hebben juist weer behoefte aan veel sociaal contact om op hun best te zijn. Een slimme aanpak als leidinggevende bestaat uit het bieden van ondersteuning voor welzijn op het werk waar nodig. En je medewerkers verder relatief vrijlaten in de keuzes over werkindeling. Je moet er namelijk op kunnen vertrouwen dat teams ook vanuit een intrinsieke motivatie handelen om hun werk op een productieve manier voort te zetten.

3. Bouw aan de teamgeest

De lange fysieke afwezigheid van je teamleden kan de eerste weken samen op kantoor of in een hybride werkmodel wat lastiger maken. Misschien hebben enkele werknemers intussen het bedrijf verlaten of zijn er in de tussentijd nieuwe krachten bijgekomen. Ook de bedrijfsmissie, visie en rapportagestructuur in je organisatie kunnen intussen veranderd zijn. Het is dan ook cruciaal om opnieuw hechte banden te smeden tussen teamleden en tussen teams onderling. Als manager kun je je ook inspannen om het moreel op de werkplek te verbeteren en eenzaamheid bij je medewerkers te voorkomen.

Kansen grijpen met nieuwe werkmethodes

Het oude normaal werd de afgelopen jaren definitief ingeruild voor hybride werken en nieuwe mogelijkheden. In een werkomgeving met een boeiende afwisseling tussen thuiswerk en kantoorwerk blijft je personeel betrokken en vinden nieuwe getalenteerde kandidaten jouw employer brand veel aantrekkelijker.