3 Tips voor een geslaagd onboardingprogramma

Een doeltreffend onboardingprogramma is essentieel om nieuw talent op weg te helpen in je organisatie. Nieuwe medewerkers de best mogelijke start geven? Dat gaat sneller als je hen actief helpt om zich in te werken in hun team. Onboarding is makkelijker gezegd dan gedaan: je nieuwe talent wil zich natuurlijk bewijzen in de eerste werkweken, en niemand zit te wachten op het doorploegen van stapels documenten met richtlijnen. Het kan ook anders! In dit artikel vind je de drie belangrijkste tips om van je onboardingprogramma een succes te maken. 

Bouwstenen van een geslaagd onboardingprogramma

Een stapsgewijze aanpak werkt het best als je van je onboarding een succes wilt maken. Als leidinggevende deel je het inwerkprogramma voor een nieuwe medewerker op in drie stappen.

1. Eerste indruk

Je kunt met onboarding starten zodra je het contract met een nieuwe medewerker hebt ondertekend. Hoe vroeger je begint, hoe beter. Deze fase heet ook wel pre-boarding. Die stap houdt in dat je als werkgever al op voorhand noodzakelijke informatie bezorgt. Zo kan een nieuwe werknemer rustig wennen aan de verwachtingen die je hebt. Dat maakt van de eerste werkdag een minder drukke en belastende ervaring. Beschik je bijvoorbeeld over een personeelshandboek met je interne richtlijnen, bedrijfsreglement of thuiswerkbeleid? Dan kun je dat alvast bezorgen. Laat je nieuwe talent zeker weten hoe laat en waar hij of zij precies verwacht wordt op de eerste dag. Een voorlopige agenda voor de eerste werkdag is een mooi gebaar.

Ook intern kun je voor de eerste werkdag de nodige voorbereidingen treffen. Vooral op het gebied van hardware en software kan een tijdige installatie en administratie je veel zorgen besparen. Zorg ervoor dat een eventuele werklaptop of telefoon gebruiksklaar is en de juiste softwarelicenties bevat die je nieuwe personeelslid nodig zal hebben in de functie. Heeft je marketingafdeling trouwens al een vast pakket voor starters uitgewerkt met aardigheidjes zoals een eigen koffiemok of andere accessoires met je bedrijfslogo? Stuur zeker ook een introductiemail aan de overige teamleden om de nieuwe collega en zijn of haar startdatum aan te kondigen.

2. Eerste werkdag

Het kan handig zijn om voor de eerste werkdag een vast onboardingproces te ontwikkelen. Afhankelijk van de grootte van je bedrijf, kun je dat gestandaardiseerde proces opstellen voor je volledige organisatie of voor een bepaalde functiecategorie.

De eerste werkdag laat altijd een belangrijke indruk na op een nieuwe werknemer. Het is dan ook handig om die dag in te vullen met activiteiten die zowel nuttig als aangenaam zijn. Zet enkele leermomenten met behapbare informatie op. Zo kan je nieuwe teamlid vlot starten. Je organiseert de leermomenten liefst met verschillende leerstijlen. Wissel bijvoorbeeld een videotraining af met een meeloopmoment om de medewerker in kwestie de hele dag betrokken te houden. Enkele concrete agendatips voor de eerste werkdag:

• verwelkoming van de nieuwe medewerker door het team en tonen van de werkplek
• rondleiding door het bedrijfsgebouw
• teamlunch of andere informele introductie
• persoonlijk gesprek met teamleider of mentor
• algemeen overzicht van taken
• introductie tot eventuele nieuwe software

3. Duurzaam integreren

Een geslaagd inwerkprogramma gaat verder dan de klassieke onboarding en de eerste werkdag van je nieuwe teamlid. Om je een succesvolle samenwerking te verzekeren en je personeel te behouden, is het cruciaal dat nieuwe medewerkers zich op een duurzame, blijvende manier integreren in je teams.

Een goede balans tussen werk, sociale relaties en ontspanning is daarvoor onmisbaar. Het is belangrijk om er zoveel mogelijk voor te zorgen dat werknemers een positieve sociale beleving op het werk ervaren. Werknemers die zich niet gewaardeerd, betrokken en gelukkig voelen op het werk, zullen meer kans hebben om uit te vallen en eventueel op zoek te gaan naar een baan bij een ander bedrijf. Ontdek meer tips voor welzijn op het werk.

Het onboardingstraject na de eerste werkdag

Je nieuwe medewerker duurzaam laten integreren, hoe faciliteer je dat? Hieronder geven we een beknopt stappenplan mee voor de verdere integratie van je nieuwe werknemers na de eerste werkdag.

Eerste werkweek 

De eerste week bouwt verder op de introductiedag. De bedoeling is nog steeds om je nieuwe aanwinst vertrouwd te maken met de werkplek, de collega’s en het takenpakket. Afhankelijk van je organisatie kun je in de eerste week al enkele uitvoerende taken toewijzen en je werknemer laten meedraaien met meer ervaren collega’s. Je kunt ook aan de slag met een functiespecifieke training. Plan daarnaast zeker een eerste evaluatiegesprek aan het einde van de eerste werkweek, zodat je eventuele problemen of onduidelijkheden snel van de baan kunt helpen.

Eerste maand

Na enkele weken vinden de meeste werknemers hun draai in een nieuwe functie. Je kunt hen dan ook inschakelen voor de meeste taken waarvoor je hen hebt aangeworven. Toch mag je als leidinggevende de behoefte aan bijkomende ondersteuning in de eerste werkmaand niet onderschatten. Dit is dan ook het goede moment om af en toe ruimte vrij te maken voor bijkomende training. Voorzie ook nu nog minstens wekelijks een feedbackmoment.

Voortdurende groei

Na drie maanden kennen de meeste werknemers de bijzonderheden die bij hun functie horen. Vanaf dat moment kun je hen opnemen in de doorlopende evaluatie- en feedbackcyclus die je in je bedrijf hanteert. Een vast trainings- en ontwikkelingsprogramma voor al je werknemers is onontbeerlijk. Ook geregelde check-ins zijn een goed idee. Zo houd je de vinger aan de pols met strategisch talentmanagement en stem je het carrièrepad van elk personeelslid tijdig af op de doelstellingen van je organisatie.